Como o Outsourcing pode ajudar as Pequenas e Médias Empresas.

Hoje em dia já não precisa de um departamento na empresa para todas as mais pequenas tarefas. A verdade é que muitas vezes compensa, tanto de um ponto de vista estratégico como financeiro, contratar um determinado serviço a outra empresa ou prestador. E daí surge o termo ‘outsourcing’.

O que é o Outsourcing?

O conceito ‘outsourcing’ surge da junção de duas palavras na língua inglesa: ‘out’, que significa ‘fora’, e ‘source’, que significa ‘fonte’. Em português o termo traduz-se para ‘terceirização’, embora seja muito mais frequente ouvir e utilizar o estrangeirismo.

Outsourcing define-se então pelo ato de recorrer a uma fonte externa para satisfazer uma necessidade.

Aprofundando, podemos explorar o termo como sendo o processo através do qual uma empresa (a contratante) contrata outra empresa (a subcontratada), com o objetivo de estabelecer um relacionamento de benefício mútuo, baseado na realização de uma atividade por parte da subcontratada, a especialista neste cenário, que a empresa contratante não tem interesse ou capacidade para realizar.

Para que áreas posso contratar em regime de outsourcing? 

Aqui, na verdade, não há limites. Existem empresas a oferecer serviços em regime de outsourcing para qualquer área de trabalho. Recursos humanos, estratégia, consultoria financeira, marketing, administração, advocacia, logística, etc.

Por exemplo: se a sua empresa não tem um departamento de recursos humanos, ou este tem foco noutras tarefas, pode contratar uma agência de recrutamento para o apoiar na contratação de um novo funcionário.

Também é comum pequenas e médias empresas subcontratarem agências de marketing ou comunicação para apoiar na promoção e venda dos seus produtos e serviços.

Outro tipo de outsourcing bastante comum, e que facilita muito a organização da empresa, é a consultoria financeira e a utilização de um software de gestão.

As vantagens

O outsourcing traz habitualmente um grande desafogo à organização de uma empresa. Algumas das vantagens podem ser:

  1. Permite que os recursos humanos da empresa se foquem nas atividades centrais;
  2. Evita a contratação desnecessária de mão-de-obra extra;
  3. Adiciona serviços e valor à empresa;
  4. Traz um melhor resultado por o outsourcing ser feito com especialistas na matéria em questão;
  5. Torna a empresa mais competitiva face aos seus concorrentes;
  6. Custo habitualmente mais baixo;
  7. Elimina a probabilidade de ineficiência da organização.

As desvantagens

Embora não seja certo, por vezes o outsourcing pode levar a alguns problemas, dos quais se destacam:

  1. Perda de confidencialidade de dados ou informações privadas da empresa;
  2. Dependência para com a empresa subcontratada;
  3. Problemas de comunicação;
  4. Desalinhamento com a cultura e core da empresa;
  5. Possível conflito de interesses entre a empresa contratante e a subcontratada;
  6. Pouco controlo sobre as atividades da empresa em outsourcing;
  7. Desmotivação dos recursos humanos da empresa e eventuais despedimentos.

Apesar de, como em qualquer atividade, existirem vantagens e desvantagens, a verdade é que o outsourcing acaba por ser a melhor opção na grande maioria das vezes. Isto por duas principais razões:

  1. Permite que a empresa se foque nas suas atividades centrais (aquelas que efetivamente sustentam a sua existência);
  2. A empresa subcontratada, como especialista, irá quase certamente providenciar um serviço de melhor qualidade do que aquela que a empresa contratante poderia realizar.

A Empresa do Futuro

Como referido acima, o outsourcing das tarefas financeiras e contabilísticas pode facilitar bastante o quotidiano de uma organização, especialmente a organização das atividades da empresa.

Os softwares de gestão possibilitam terceirizar a gestão administrativa e/ou financeira das empresas com maior benefício, pois incorporam a componente de serviços especializados de consultoria financeira para uma melhor gestão.

Através da utilização da tecnologia, o software de gestão possibilita a uma empresa terceirizar os serviços administrativos ou financeiros sem perder qualidade e controlo dos serviços, sendo possível um acompanhamento das atividades em tempo real e com acesso direto as informações através da partilha de software.

Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

A tecnologia pode ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens, das quais podemos destacar a redução de erros humanos, a possibilidade de realizar análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos.

E por onde começar?

O primeiro passo agora será então a procura do software de gestão ideal para a sua empresa terceirizar. Investir algum tempo nesta pesquisa poderá salvar-lhe bastante tempo no futuro.

Caso não saiba por onde começar, sugerimos a utilização do software OyO | Organize your Office como ferramenta tecnológica.

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital.

Como o OyO é possível a partilha de informação em tempo real com utilizadores interno ou externo da empresa, com a possibilidade de restringir o acesso a determinado módulo do software.

Portanto, permite a partilha informações e documentos as empresas de outsourcing financeiros e/ou ao contabilista. Garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo por parte da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

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Contabilidade Digital: Tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade

Com o advento das tecnologias, é natural que a revolução digital já tenha chegado aos escritórios de contabilidade. Mas o que é que isto significa para o cliente? Quais os benefícios da contabilidade digital? Será que a tecnologia traz vantagens à organização empresarial?

Vamos explorar!

O que é a Contabilidade Digital?

Não, os contabilistas não foram substituídos por computadores e deixaram de ser necessários! As suas tarefas simplesmente se adaptaram à nova era digital, revolucionando a organização empresarial através da utilização de softwares de gestão financeira.

A contabilidade digital procura utilizar a tecnologia disponível para tornar os processos mais eficientes nos escritórios de contabilidade.

Já lá vai o tempo em que os contabilistas preenchiam planilhas contabilísticas manualmente. Atualmente, a maioria desses processos acontecem de forma automática ou semiautomática graças a softwares de gestão financeira. Os contabilistas passam a ter um trabalho muito mais analítico, mas não menos importante. Pelo contrário! Cabe-lhes a responsabilidade de analisar dados contabilísticos, interpretá-los, gerar relatórios e aconselhar os gestores em processos de tomada de decisão.

Os benefícios da Contabilidade Digital

Neste momento pode estar a pensar “Certo, mas, como cliente, o que me importa a contabilidade digital? Só quero que o escritório de contabilidade apresente o trabalho feito! De forma manual ou digital, não importa. Só me interessa o resultado.” Bom, a verdade é que importa mesmo! A utilização de softwares de gestão financeira no escritório de contabilidade do qual é cliente pode trazer-lhe vários benefícios e tornar os processos bem mais simples e eficientes para si também.

Destacamos abaixo 3 motivos para acompanhar as tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade.

1. Acesso fácil e rápido as informações

Quando os escritórios de contabilidade utilizam softwares de gestão financeira, isto torna possível que a informação esteja salva online, na nuvem, acessível em qualquer altura e lugar. Embora isto seja uma grande vantagem para os contabilistas em si, que podem aceder a informações financeiras dos seus clientes em tempo real, também facilita a vida dos próprios clientes. Se a informação está sempre acessível aos profissionais, também pode estar para os clientes através de aplicações ou websites. Além disso, já não precisa de enviar todas a informações e documentos de forma repetida. As capacidades de cruzamento e agregação de dados dos softwares de gestão financeira facilitam a organização empresarial, poupando tempo ao contabilista e ao cliente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! A contabilidade digital oferece mais recursos para proteger dados sensíveis que a contabilidade tradicional, mesmo estando acessível à distância de um clique. Os softwares de gestão financeira estão protegidos com mecanismos e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente precisam de os ver. As suas informações estão seguras!

3. Atendimento de melhor qualidade

Como poderá deduzir das vantagens identificadas acima, é natural assumir que a simplificação dos processos dos escritórios de contabilidade se traduza num atendimento de melhor qualidade ao cliente, pois permite um maior enfoque no serviço prestado.

A tecnologia disponível no mercado e os softwares de gestão financeira permitem que o contabilista se desprenda das atividades manuais rotineiras, libertando tempo que pode ser dedicado a apoiar diretamente o cliente. Além disso, o facto de as ferramentas de contabilidade digital disponibilizarem toda a informação de forma estruturada e imediata, permite que o contabilista responda às dúvidas do cliente em tempo real e resolva com rapidez qualquer problema que possa surgir no processo. Esta vertente mais estratégica do trabalho do “novo” contabilista, na era da tecnologia, leva a que o serviço prestado ao cliente não seja apenas um serviço contabilístico, como no passado, mas seja verdadeiramente um serviço de contabilidade consultiva.

Destacamos 3 motivos para acompanhar as tecnologias nos escritórios de contabilidade, mas a verdade é que os benefícios que a contabilidade digital pode trazer para o seu dia a dia são muitos mais! A tecnologia pretende, acima de tudo, tornar a vida dos seus utilizadores um pouco mais fácil, e isso é sem dúvida conseguido nos escritórios de contabilidade com um bom software de gestão financeira.

Confirme que o seu escritório de contabilidade está equipado com a mais recente tecnologia e fornece um serviço de contabilidade digital. As possibilidades de suporte estratégico que um contabilista pode dar ao estar liberto de tarefas manuais e rotineiras são infinitas. A contabilidade consultiva é o futuro da contabilidade. Não fique preso no passado!

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Temos o modulo de Integração com Contabilidade que possibilita a partilha constante e direta da informação financeira no software OyO com o software de contabilidade, garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo tanto pela sua empresa, quanto pelo seu contabilista.

Se pretende maior proximidade entre si e o seu contabilista através de um software que permite a partilha de documentos e informações financeiras, segura, automática e simples, fale connosco.

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Como reduzir e controlar os custos da sua Empresa com a Gestão Documental e Financeira

Os tempos que correm são controversos no que toca à gestão das empresas. Por um lado, há que inovar e evoluir para que o negócio seja sustentável. Por outro, existem os custos associados aos investimentos para que seja possível uma empresa manter-se atual e apresentar crescimento.

Em Portugal, são predominantes as pequenas e médias empresas. Em muitas situações, nem sempre é possível investir na medida do que se pensa ser desejável para permanecer na vanguarda e fazer frente à concorrência. De forma a rentabilizar os recursos existentes, tornou-se essencial fazer uma boa gestão documental e financeira. Só assim é possível reduzir custos (materiais e em pessoal) e assegurar que o negócio não fica comprometido a nível de qualidade.

Contrariamente ao que muitos pensam, poupar e economizar não significa deixar de investir. Pelo contrário, trata-se antes de gastar com consciência e inteligência, para rentabilizar recursos financeiros e economizar tempo. Ao adotar boas práticas de gestão, garantimos que, a curto prazo, é gerado um bom retorno. Temos a possibilidade de fazer um trabalho tão bom ou melhor que antes, em menos tempo e despendendo de  menos material e mão-de-obra.

Importância da gestão documental

Um dos grandes problemas da organização empresarial é a gestão de documentos. É muito frequente encontrar empresas onde a acumulação de documentos em suporte físico, impressos, é uma realidade. Para além dos custos desnecessários com papel, tinta e impressoras, pode ser complicado encontrar um ficheiro perdido entre milhares de tantos outros. A gestão de documentos é a solução ideal, consistindo num conjunto de medidas e rotinas administrativas que permitem criar, gerir e arquivar ficheiros de forma eficiente.

Redução das impressões

Esta é uma medida que terá um enorme impacto nas contas de pequenas e médias empresas. Não parece assim tão óbvio quando pensamos apenas nos documentos em si, mas a verdade é que os arquivos podem ocupar um espaço físico bastante significativo dentro de um escritório. Mudar para uma gestão de documentos mais moderna, focada na digitalização, permitirá reduzir a quantidade de relatórios, correio e formulários que até aqui se apresentavam em papel. Garantimos que os custos com um bom software de gestão documental são muito reduzidos quando comparados com a manutenção e gestão em suporte de papel. Ao fazer esta mudança, evita-se o desperdício. Ganham as suas contas e ganha o ambiente.

Otimização do tempo e dos recursos

Outra das vantagens da gestão de documentos digital é a facilidade de classificação e organização dos ficheiros. Dá para aceder a ficheiros em qualquer parte do mundo, a qualquer momento e o tempo de procura é reduzido. A probabilidade de se perder algum documento diminui drasticamente, uma vez que este tipo de software se encontra em backup permanente, com os ficheiros armazenados em cloud, onde a informação é guardada com a maior segurança. Há que salientar que com este tipo de gestão dá para garantir que os dados importantes e confidenciais são salvaguardados como nunca seria possível em suporte físico. Um sistema deste tipo permite que se gaste menos tempo na gestão de um ficheiro, o que permite um aumento da produtividade – despende-se de menos tempo por tarefa, sendo possível alocar um maior volume de trabalho aos funcionários da empresa e/ou até possibilitar uma redução dos recursos humanos.

Otimizar a Gestão Financeira

O sucesso de um negócio reside, sem dúvida, numa gestão financeira exemplar. Não há como fugir: registar os ganhos e despesas de uma empresa, especialmente no caso das PMEs, é essencial para evitar desperdícios e garantir que é cumprido um determinado orçamento. Todo e qualquer passo deve ser acompanhado pelo departamento financeiro e hoje, mais que nunca, esta tarefa está simplificada pelos softwares de gestão.

O controlo financeiro ajuda a compreender se foi possível cumprir um determinado planeamento, ou se existiram divergências e o porquê. Desta forma, é possível definir estratégias para rentabilizar recursos e reduzir despesas.

Gestão de Processos

Com vista a rentabilizar e reduzir os custos numa empresa, é importante ter consciência dos processos existentes para poder melhorá-los através da redução de orçamentos e otimização de operações. Só assim é possível eliminar gastos desnecessários e prevenir despesas futuras. Há que identificar os principais focos de despesa e de lucro ao mais ínfimo detalhe. Muitas vezes, a melhoria da qualidade e a gestão eficaz dos custos pode ser tão importante como os lucros para o bom funcionamento de uma empresa.

O mapeamento de processos é bastante mais simples quando a gestão financeira é feita de forma digital. Desta forma, dá para obter uma visão global de toda a estrutura organizacional, mas também para aceder detalhadamente a qualquer processo ou ciclo individual que pode ser determinante a nível de cortes e otimizações. Este tipo de controlo deve ser feito frequentemente e os softwares de gestão financeira permitem que sejam gerados lembretes e agendas automáticas, para que nada caia no esquecimento. Para além disso, também ajudam a detetar rapidamente qualquer anomalia que surja neste tipo de tarefas.

Planeamento Financeiro

A partir do conhecimento dos processos, é possível tomar decisões mais adequadas a nível financeiro e, inclusivamente, automatizar algumas funções. A partir das informações retiradas dos documentos financeiros, é possível criar e analisar relatórios que facilitam o acompanhamento de receitas e despesas, bem como adequar as necessidades de gastos.

A partir de um plano financeiro e da análise do histórico, dá para efetuar projeções para os meses seguintes e monitorizar as finanças da empresa. Assim, avalia-se o progresso em tempo real e é possível resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.

Gestão de Stocks e Faturação

Uma das maiores vantagens da gestão financeira digital para as empresas é o acompanhamento de stocks, dos seus custos de manutenção e armazenamento, bem como o controlo dos lucros. Ao passar do tradicional suporte físico para o digital, é possível acompanhar estas informações em direto, reduzindo as compras excessivas e os tempos de entrega ao cliente. Otimizam-se os pedidos a fornecedores, bem como atualizar orçamentos com uma frequência muito maior.

Também a faturação sai beneficiada com a introdução de um software de gestão: o processo é feito em menos tempo; é mais fácil controlar se a fatura tem erros, bem como processá-la muito mais rapidamente. Mais uma vez, a salvaguarda da informação é um dos grandes pontos a favor deste tipo de sistemas – no meio digital, é mais fácil assegurar o rigor, a boa documentação de suporte e as fraudes. Os processos de pagamento são simplificados, passando por aprovações mais céleres e fiáveis.

Com sistemas integrados é possível assegurar todo o controlo da empresa desde stocks, documentação, faturação, planeamento dos pagamentos e os recebimentos totalmente digital e com acesso em qualquer lugar e sempre que necessário.

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Se pretende transitar a sua empresa dos meios de gestão tradicionais para o sistema de gestão documental e financeira mais simples e moderno, fale connosco.

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Como fazer um inventário para comunicação à AT em 2020

Até ao ano passado, empresas com faturação inferior a 100.000 euros não precisavam de fazer a comunicação do seu inventário à Autoridade Tributária. Mas, em 2019, a lei mudou! Agora a obrigatoriedade de comunicação estende-se a:

  • Todas as pessoas singulares e coletivas;
  • Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
  • E que disponham de contabilidade organizada.

A data limite é já a 31/01/2020, sendo que o incumprimento se traduz em coimas entre os 200 e os 10 mil euros.

Não tem o seu inventário pronto e não sabe onde começar? Nós ajudamos!

O que é o inventário de uma empresa?

O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais e do valor de cada um.

Quando deve uma empresa fazer o inventário?

Como já vimos, o inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no ultimo dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil. Assim, as empresas também podem começar o ano com a clareza de que bens têm disponíveis para venda, potenciado o controlo financeiro e permitindo melhores planeamento, gestão financeira e gestão documental.

Que tipos de inventário existem?

Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório para todas as empresas que dotem o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e também as abrangidas pelo SNC para pequenas entidades (SNC-PE).

Inventário Intermitente:

O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.

Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).

Inventário Permanente:

Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.

Como garantir a qualidade de um sistema de inventário permanente? 

Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:

  1. O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
  2. Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
  3. Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
  4. É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário.
  5. Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um tablet), dotado de um software de inventário.
  6. Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.

Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.

No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”

Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.

A forma mais segura de gestão de inventário será sempre o investimento num bom sistema de ERP. Deste modo, todas as quebras podem ser imediatamente identificadas e o controlo financeiro e de orçamento pode ser feito de forma eficaz.

Quais os benefícios de um sistema de ERP?

O sistema ERP permite integrar diversas áreas da gestão de empresas num só software. Aqui podem recolher, agregar, gerir e analisar dados, facilitando o planeamento, a organização das empresas, a gestão documental, o controlo financeiro e até o processo de inventário. De entre os vários benefícios deste sistema, e além do papel fulcral que tem no processo de inventário, podemos destacar:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior rapidez na criação de relatórios;
  • Redução do risco de negócio;
  • Simplificação das tecnologias de informação, sem abdicar do acesso a informação vasta;
  • Rapidez na resposta.

Com a oferta cada vez maior de diferentes softwares ERP, já não é uma despesa tão grande adotar este sistema, e é certamente um investimento valioso. Controle o seu inventário de forma eficaz, acessível e rápida com um bom sistema de gestão empresarial.

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Como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas no orçamento e planeamento de 2020

Atualmente, as empresas atuam em ambientes cada vez mais competitivos, sendo a modernização uma estratégia essencial para a diferenciação e vantagem competitiva. Hoje vamos falar de como a tecnologia pode ser uma grande ajuda no orçamento e planeamento da sua pequena empresa.

Porque é importante ter um planeamento financeiro? 

Antes de passar para a tecnologia, é importante que compreenda a importância do planeamento financeiro e de orçamento na sua pequena empresa. Este deve ser estratégico, inteligente e eficiente, e refletir aquilo que pretende para o futuro do negócio de uma forma equilibrada, isto é, tanto ambiciosa quanto realista. Caso toda esta história da orçamentação e do planeamento financeiro seja nova para si, não se preocupe. Pode seguir estes 4 passos:

  1. Analisar a situação da empresa: comece por olhar para o cenário atual da sua pequena empresa, contabilizando receitas, despesas e custos, e pensar em todos os fatores que os podem afetar. Nesta fase, deve também fazer um balanço e listar os seus bens ativos, bens passivos e património líquido.
  2. Estruture projeções: aqui deve pensar em vários cenários diferentes para o futuro da sua empresa, planeando ações que possam ajudar a ultrapassar potenciais períodos de instabilidade. O objetivo principal é reduzir os custos por antecipação.
  3. Estabeleça metas: ao definir os seus objetivos finais (por exemplo: redução de custos, melhoria de processos, crescimento sustentável, etc.) consegue identificar as transformações que são necessárias para os atingir. Assegure que as suas metas são SMART, isto é, específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), atingíveis (Achievable), realistas (Realistic) e com tempo limite (Time bound). Metas com este nível de clareza são mais fáceis de seguir.
  4. Crie o orçamento e o cronograma: agora que já tem os seus objetivos, basta alocar o orçamento disponível a cada meta e definir o espaço de tempo em que devem ser finalizados. Lembre-se de planear tanto a curto como a longo prazo, e fazer revisões periódicas das metas e objetivos.

Mais claro agora? Caso continue a parecer bem complicado, é agora que entram as boas notícias: a tecnologia está aqui para ajudar! Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

Como pode a tecnologia ajudar no orçamento e planeamento das pequenas empresas?

A tecnologia pode efetivamente ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens como: a redução de erros humanos, a possibilidade de análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos. Vamos explorá-las!

Redução de erros humanos

Atenção, não estamos a chamar os seus colaboradores de incompetentes! Mesmo os melhores profissionais cometem erros, e a verdade é que dados financeiros são extremamente sensíveis, e o mais pequeno erro pode arruinar semanas de trabalho.  As máquinas, por norma, não cometem erros, tornando a inteligência artificial mais exata que a humana. Um computador não precisa de café e não sofre de falta de atenção depois de uma noite mal dormida. É uma jogada mais segura.

Possibilidade de análises e previsões

A tecnologia pode fazer cálculos e apresentar relatórios com cruzamento de dados numa questão de poucos segundos. Além disso, pode facilmente apresentar gráficos, tabelas e listas que permitem ao colaborador uma análise mais clara da situação da empresa. A máquina não é capaz de definir a estratégia e tomar decisões, mas pode ser um grande apoio.

Otimização do trabalho

Tudo o que o ser humano faz a nível de planeamento financeiro e gestão documental (ao longo de dias, semanas, ou até meses) – cálculos, análises, previsões e projeções – um software pode fazer com apenas um clique. Tudo se torna mais rápido e exato (já mencionámos a redução do erro), e permite a integração de informações.  Esqueça as horas passadas a duplicar informações, formatar tabelas e criar fórmulas: insira os dados uma vez e, depois disso, toda a gestão do orçamento se torna automática. Além disso, a maioria destes programas são acessíveis através de aplicações em smartphones, permitindo o controlo do planeamento financeiro e orçamento em qualquer momento e lugar.

Melhor controlo e fiscalização

Outra grande vantagem do uso da tecnologia para o planeamento financeiro e gestão documental, prende-se com o controlo e fiscalização. Como o ser humano não é uma máquina perfeita, costumavam ser necessárias três ou quatro revisões para confirmar que todos os dados estavam corretos ou, pior, dias de análise para identificar um erro num orçamento ou mapa de cash-flow. Através da tecnologia e do uso de um sistema automatizado, tudo isto se torna desnecessário. 

Em primeiro lugar, a probabilidade de um erro é menor, pois os softwares funcionam com bastante exatidão. Depois, quando, ocasionalmente, um erro é detetado, a automatização torna a sua resolução mais rápida.

Menor necessidade de recursos humanos

Através da utilização da tecnologia para a gestão do seu planeamento financeiro, acaba por precisar de contratar menos pessoas para o departamento financeiro da sua pequena empresa. Assim, pode investir uma maior parte do seu orçamento nas áreas operacionais, aumentando as vendas e permitindo que o seu produto ou serviço chegue a cada vez mais pessoas. Neste momento deve estar a pensar “uau, estou rendido! Como posso implementar tecnologia no planeamento financeiro da minha pequena empresa?”

Não se martirize por não ter implementado isto antes! Para revolucionar o seu planeamento financeiro e otimizar os seus resultados, é importante começar por encontrar o software indicado para a sua pequena empresa. Um bom software de gestão deverá facilitar o planeamento financeiro, gestão documental e de orçamento, controlo de cash-flow e forecasts. A ideia é reduzir a carga de trabalho da sua equipa, otimizando a parte financeira do negócio, reduzindo tempo despendido e custos em todas as etapas do planeamento financeiro.

Invista algum tempo na procura do software ideal para a sua empresa – vai compensar todo o tempo que poupará no futuro!

O OyO|Organize Your Office disponibiliza funcionalidades que asseguram total controlo financeiro desde o orçamento, planeamento e acompanhamento, através do Cash Flow, Forecast, planeamento de recebimentos e pagamentos, reconciliação bancária.  

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Gestão Documental e o Arquivo Digital – Qual a diferença?

Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.

De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.

Gestão Documental

Em primeiro lugar, importa compreender o que é um processo. Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.

A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio.  São um reflexo da organização que as empresas têm internamente.

Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.

Vantagens

  • Quando é necessário editar um documento, dá para controlar cada revisão feita de forma a que seja possível visualizar o desenvolvimento de um processo e o porquê de cada ação.
  • É mais fácil de localizar um ficheiro e controlar os fluxos de informação.
  • As informações contidas num programa de gestão documental são pesquisáveis.
  • Os erros são minimizados e, quando existem, são detetados com maior facilidade, já que a informação está centralizada e passa por menos mãos.
  • Imaginemos um inventário: perante um determinado volume, dá para perceber o histórico de alterações e ver o que aconteceu ao longo do fluxo de vendas e compras.
  • Um sistema de gestão documental aumenta também a segurança de todos os documentos, tanto no armazenamento como na partilha online, ao garantir a sua encriptação e ao permitir a gestão dos acessos a qualquer momento, o que reduz drasticamente a hipótese de ter informação a cair nas mãos erradas.
  • A maior eficiência na gestão de processos e documentos traz uma redução do custo com cópias e diminuição do espaço de arquivo físico.
  • Ao digitalizar e centralizar a informação, os documentos e processos estão disponíveis permanentemente e em qualquer lugar, a partir da aplicação de gestão documental.
  • Dá para fazer backups, automáticos ou programados, que permitem a recuperação de informações mesmo que o arquivo físico sofra danos.

 Numa analogia simples de compreender, poder-se-ia dizer que a gestão documental é como quando temos um documento que necessita de ser validado, aprovado e gerido por toda uma equipa de intervenientes, mas de forma automatizada, com uma menor necessidade de mão-de-obra e de recursos físicos (nomeadamente, espaço).

Arquivo Digital

As funções de uma biblioteca e de um arquivo parecem ser óbvias. Ambos trabalham com informações e com utilizadores, embora hajam diferenças nos requisitos operativos, processos, métodos de trabalho e objetos. No mundo digital, um arquivo é uma estrutura que engloba tecnologia, recursos humanos e normas que ditam como incorporar e permitir acessos a objetos que nele estão contidos. O seu propósito primário é dar provas de uma atividade organizacional.

O arquivo digital baseia-se no repositório digital dos ficheiros, quer sejam, ou não, em papel. Tecnicamente, podemos dizer que um arquivo digital é um conjunto de bits que constituem uma unidade lógica que pode ser interpretada por um programa de computador. É armazenado num suporte específico e apropriado, existindo apenas no meio electrónico e podendo ter uma durabilidade limitada. Isto deve-se ao facto de a tecnologia evoluir e um arquivo digital não carecer, necessariamente, de manutenção ou atualizações, podendo tornar-se obsoleto.

Na prática, o arquivo digital é um serviço que permite fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento digital de forma rápida, simples e segura. É possível controlar o acesso a estes ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes, consoante as autorizações que definirmos. Por si só, é algo limitado nas ações que permite efetuar face à gestão documental.

Sumariamente, poderíamos comparar o arquivo digital com o ato de guardar um conjunto de faturas numa pasta. Um arquivo digital pode estar contido num programa de gestão documental; já o contrário, não se aplica.

Conclusão

Embora estejamos perante duas hipóteses viáveis no que concerne a organização de documentos, um arquivo digital que pode até estar contido dentro de um sistema de gestão documental, por si só é limitador nas ações desempenhadas. 

Pode afirmar-se, então, que um programa gestão documental é a opção que faz mais sentido na maioria dos negócios, especialmente quando há perspetivas de crescimento. As suas vantagens são inegáveis dado que trazem maior organização, funcionalidade e segurança.  

Para saber mais sobre a Gestão Documental clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Na nuvem: arquivos mais seguros e fáceis de consultar

2019 é o ano em que o futuro chega à contabilidade com a entrada em vigor do Decreto-Lei nº 28/2019. A partir de fevereiro as empresas com arquivos digitais alojados em servidores localizados em países da União Europeia deixaram de ter a obrigação de guardar as faturas em papel.

A necessidade de eliminar a burocracia tem a sua face mais visível na dispensa de emissão de fatura em papel em estabelecimentos comerciais – sempre que o consumidor estiver de acordo – mas a revolução potenciada pela tecnologia pretende sobretudo simplificar e agilizar o trabalho dos contabilistas.

A Ordem dos Contabilistas Certificados apoia e incentiva a entrada na era digital e esclarece que após “um período de habituação” os contabilistas “terão a vida facilitada”.

O uso da tecnologia inclui a possibilidade de mesmo as faturas que chegam em papel poderem ser digitalizadas e guardadas na nuvem. Vantagens imediatas: o espaço físico que as pequenas e médias empresas ganham e a redução de custos que esta medida implica.

A fatura sem papel é uma medida Simplex e foi anunciada em 2018, mas este ano ganhou força de lei e abriu novas oportunidades de armazenamento para as empresas.

A palavra de ordem é mesma essa: desmaterializar. Se por um lado é oferecida a dispensa da impressão de faturas, o governo incentiva principalmente a “adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos”.

O que muda?

Até agora as empresas tinham de guardar as faturas em papel por um período de 10 anos. O que implica custos de armazenamento e de conservação. A gestão da contabilidade ainda continua a viver muito do papel – com os riscos e custos para a empresa que esta realidade implica.

A alternativa, que o Decreto-Lei estimula as empresas a adotar, é a do “desenvolvimento e utilização de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização”. Aqui chegamos ao Arquivo Digital.

Além de oferecer espaço ilimitado na nuvem, segurança, menos custos e facilidade na consulta (online e, por isso, imediata), o arquivo digital obriga os contribuintes a assegurar cópias de segurança dos documentos durante o prazo legal que é imposto.

E em caso de inspeção pela AT?

 A Autoridade Tributária terá acesso às faturas em caso de inspeção, bastando para isso que a empresa dê aos inspetores acesso aos ficheiros em causa e que estão guardados (e seguros) na nuvem. O Arquivo Digital tem a mesma validade legal do arquivo físico.

Vantagens do armazenamento na nuvem (cloud)

Arquivar faturas na nuvem – ou armazenar quaisquer outros dados neste local – significa que em vez de guardar todas as informações num disco rígido passará a guardá-las em diversos servidores – que podem estar localizados no espaço da União Europeia ou fora (para as empresas que optarem por países de fora da UE terá de haver ainda um “período de adaptação” pelo que terão de guardar o papel até janeiro de 2020).

Seguro. Os seus dados (e faturas) estarão ainda mais protegidos do que se os guardasse em arquivo físico – não só são realizadas cópias de segurança (é uma obrigação durante o período legal em que as faturas têm de estar acessíveis) como estarão a salvo de acidentes, como um incêndio ou uma inundação.

Prático. Pode consultar os dados a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, bastando para isso ter acesso a um aparelho ligado à Internet – o serviço de Gestão Documental do OyO oferece a possibilidade de fazer todas as ações a partir de um smartphone, por exemplo.

Rápido. “Tempo é dinheiro” – ao optar pelo armazenamento digital reduz o tempo gasto em tarefas que na era digital estão pré-definidas. O cliente também poupa tempo, pois pode ter acesso à informação também por via digital. A utilização de um software de gestão integrada permite que estas tarefas sejam ainda mais imediatas e simples.

O OyO Organize Your Office oferece um serviço de armazenamento na cloud para Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental que permite armazenar e organizar documentos na cloud, tratar e filtrar documentos e a sincronização com outros serviços de armazenamento (por exemplo: Dropbox), entre outras funcionalidades. E para atender aos contabilistas, desenvolveu recentemente o módulo de Arquivo Digital para ContabilistasSaber mais.

Produtivo. Menos tempo para organizar arquivos e para os encontrar torna mais simples a emissão de documentos assim como a contabilidade dos mesmos. E abre caminho para que a sua empresa seja cada vez mais tecnológica -assim que perceber os benefícios do Arquivo Digital irá transpor essa forma de trabalhar para outras áreas da sua atividade e ir de encontro às necessidades (e exigências) dos clientes.

O futuro já chegou. Estar na nuvem é só o começo.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

As vantagens do Software de Gestão para as Pequenas Empresas

As pequenas empresas estão cada vez mais a implementar software de gestão nos seus processos, de modo a facilitar e automatizar as tarefas diárias.

O uso da tecnologia é um diferencial competitivo pelo fato de gerar mais produtividade, tornar a informação mais acessível para tomada de decisões e conseguir um maior controlo financeiro.

Entretanto, deparamo-nos ainda com algumas empresas que continuam a resistir à implementação de soluções tecnológicas devido à falta de conhecimento ou acessibilidade a este tipo de produto/ serviço. 

Por isso, resolvemos listar as vantagens competitivas que as empresas ganham ao utilizar a tecnologia nos seus processos de gestão, desde a gestão operacional à estratégica.

Benefícios do uso da tecnologia para a gestão das pequenas empresas: 

  • reduzir o desperdício de tempo agilizando processos: atividades de gestão consomem muito tempo, energia e atenção, que poderiam ser destinados à execução de tarefas estratégicas. Softwares de gestão eliminam erros corriqueiros, facilitam a procura de dados duplicados e automatiza as tarefas;
  • obter informações e relatórios fidedignos: garante dados e informações fidedignas e reais que permitem uma noção correta da situação da empresa. Depois de inserir os dados no sistema, é possível estruturá-los de forma a conseguir medir os KPIs e obter informações valiosas sobre a situação da empresa;
  • maior segurança: os dados estão sempre guardados em segurança, atualizados e encriptados;
  • partilhar informação: dados e informações apenas precisam de ser lançados uma vez e passarão a estar disponíveis para todos os colaboradores das diferentes áreas dentro da empresa, evitando a duplicação de trabalho e facilitando a comunicação;
  • reduzir custos:  além de papel e da tinta para impressora, com o controlo dos processos consegue gerir melhor os recursos da empresa;
  • acessibilidade:  com a tecnologia web, as informações podem ser acedidas facilmente através de qualquer computador ou telemóvel com acesso à Internet.

Tecnologias integradas: as mais-valias para as empresas.

Automatizar processos consiste em transformar etapas e procedimentos, otimizando-os, organizando-os e padronizando-os com a ajuda da tecnologia com o objetivo de obter mais produtividade e de facilitar o trabalhos dos profissionais.

Existem no mercado ferramentas que ajudam as empresas na automatização dos seus processos, seja para atender a uma funcionalidade específica ou para um determinado setor, exemplos: software de faturação, financeiro, documental, recursos humanos, CRM, contabilidade, restauração, hotelaria etc.

Portanto, escolher um software que permita integrar com outros específicos (bancos, faturação, CRM, etc) é uma mais valia para a empresa por permitir a partilha e sincronização da informação nos diversos setores, tornando a gestão mais completa e eficiente.

Software Integrador e Global

A integração de Softwares resulta de um processo de união de soluções diferentes para que os dados contidos em cada um deles se tornem parte de um sistema maior, mais abrangente e cujas informações possam ser partilhadas de maneira fácil e rápida, automatizando as operações e simplificando as etapas do processo como um todo.

Entretanto, ainda é muito comum em empresas, mesmo de médio e grande porte, cada departamento ter o seu sistema de dados não integrando entre eles e quando há a necessidade de uma análise mais global, tornar-se difícil de interligar e comparar informações das várias origens.

Desta maneira, ao escolher um software que faça a integração com diversos outros software específicos e necessários ao negócio torna a gestão mais completa, automática e simplifica os processos, bem como ajuda na tomada de decisão por obter informações dos mais diversos setores para uma análise mais global dos dados.

Pensando nestas soluções integradas, o OyO | Organize Your Office além de disponibilizar as 3 funcionalidades essenciais na gestão de qualquer empresa: Gestão Documental, Gestão de Recursos Humanos e Gestão Financeira, tem vindo a desenvolver integrações com plataformas de faturação, contabilidade e bancos para atender às necessidades das pequenas e médias empresas.

O OyO | Organize Your Office é um software português desenvolvido por uma equipa jovem e inovadora que tem a facilidade em desenvolver soluções à medida das necessidades das empresas. Vem despontando no mercado português como um software integrador e global na gestão diária das pequenas e médias empresas.

Conclusão

Existem tecnologias desenvolvidas para cada negócio, setor e/ou departamento específico que visam automatizar e auxiliar na gestão das operações.

Todavia, é importante que estes softwares estejam conectados entre si para que a partilha de informação seja constante e que unifiquem a informação para gerar resultado único e global da empresa.

Encontrar no mercado um único software que atenda a todas as necessidades da sua empresa é uma tarefa quase impossível.

Por isso, recomendamos que ao escolher o software verifique sempre se ele permite a integração com outros softwares específicos para sincronizar e partilhar as informações, permitindo uma gestão mais completa.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

OyO: Gestão Documental na Cloud e integração com Dropbox

Com o volume de informação a que todos estamos sujeitos, questões como segurança e armazenamento de dados são preocupações cada vez mais fundamentadas.

ARMAZENAMENTO NA CLOUD

Um dos recursos mais utilizados e que tem vindo a crescer nos últimos anos é o serviço de armazenamento na cloud

O armazenamento na cloud permite o arquivo de dados, documentos, imagens e vídeos, garantindo a segurança e facilidade de acesso aos documentos onde e quando necessário, através da internet.

Vantagens:

  • acessibilidade e mobilidade: acesso às informações sempre que precisar;
  • segurança: backups automáticos, segurança dos dados e encriptação da informação ( garante que os dados sejam invioláveis);
  • Partilha: é possível a partilha de dados com outros utilizadores;
  • Espaço de armazenamento: outra vantagem de ter o armazenamento na cloud é o espaço disponível (ajuda a liberar espaço dos computadores ou dos dispositivos móveis).

Usar a Cloud permite armazenar todos os dados e/ou transferi-los para um sistema de armazenamento fora do local.

Uso Pessoal ou Profissional

Existem centenas de sistemas de armazenamento na cloud e a sua disseminação vai desde o uso para fins pessoais e para fins profissionais. O que diferencia o pessoal do profissional, além da finalidade, é o preço, espaço de armazenamento e funcionalidades disponíveis.  

Pessoal: os mais procurados são os serviços gratuitos. Geralmente são usados para armazenamento de fotos, vídeos e ficheiros pessoais. Os mais populares são Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Profissional:  Por necessidade de mais espaço e segurança das informações, muitas empresas optam por subscrever serviços de armazenamento na cloud. Estes serviços, geralmente pagos, oferecem mais espaços, integração com outras ferramentas, serviços como partilha e edição de documentos simultaneamente com outros utilizadores, etc.

GESTÃO DOCUMENTAL NA CLOUD

O OyO | Organize Your Office oferece serviço de armazenamento na cloud para as Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental.

 Funcionalidades:

  • Armazenamento e organização dos documentos na cloud;
  • 8 diferentes formas de introdução de dados na cloud;
  • Organização dos documentos por pastas;
  • Tratamento e filtros dos documentos;
  • Workflow de aprovação e divulgação de documentos;
  • Consulta, envio e aprovação de documento através do Smartphone;
  • Sincronização de documentos com outros serviços de armazenamento, exemplo: Dropbox.

Portanto, para as empresas, o OyO além de oferecer o armazenamento na cloud, possibilita a utilização das informações dos documentos para melhorar a gestão financeira através do tratamento dos dados. Exemplo: armazenamento de faturas e classificação das informações para a gestão financeira.

INTEGRAÇÃO COM DROPBOX

Para as empresas que já utilizam outros serviços de armazenamento, como por exemplo o Dropbox, é possível fazer a sincronização de documentos para o OyO e gerir os documentos administrativos e financeiros no Sistema OyO o que permite uma gestão mais adequada para estes tipos de documentos, exemplos: contratos, faturas de despesas e receitas, extratos bancários, documentos dos colaboradores, etc.  

Por conseguinte, a vantagem do OyO é ser um sistema de Gestão Empresarial apropriado para gerir dados e informações profissionais.

Para associar uma conta Dropbox ao OyO é simples. Basta seguir estes passos:

  1. No sistema OyO, em dados pessoais e convites, clique em: Associar Dropbox;
  2. Abrirá uma nova janela e clique em permitir;
  3. Depois de confirmado, o sistema criará uma nova pasta em Aplicativos, chamada: OyO – Organize Your Office e dentro desta pasta, estará uma outra pasta para cada entidade (caso possua mais de uma entidade associada).

Ao inserir documentos nesta pasta do Dropbox, ele é sincronizado e enviado automaticamente para o Inbox do OyO.

Importante:

  1. Os documentos que serão sincronizados para o OyO a partir do Dropbox são apenas os que estão nesta pasta.
  2. O OyO não tem acesso ao seu Dropbox.

Desse modo, uma das  grandes vantagens desta forma de introdução de documentos no OyO é a possibilidade de sincronizar vários documentos de uma vez.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

CONCLUSÃO

Desta forma, o serviço de armazenamento na cloud é uma realidade para os que procuram segurança, mobilidade e espaço na salvaguarda dos seus documentos.

Associado a estes serviços, as empresas perceberam que sistemas que, além de oferecer o armazenamento de documentos na cloud, fazem o tratamento e gestão dos dados são vantagens competitivas que as ajuda na sua Gestão Empresarial.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Revisão do Planeamento e Orçamento Anual

Entramos no segundo semestre de 2019!

Julho marca o início do 2º semestre, mas também é um mês em que os negócios começam a desacelerar devido às férias de verão. Para as empresas, é o mês ideal para avaliação e revisão do Planeamento e Orçamento do 1º semestre.

Se a sua empresa fez o planeamento anual, esta altura é ideal para reunir a equipa para o rever e avaliar. Comece por comparar e analisar o orçamento previsto e realizado do 1º semestre.

É importante definir os critérios de avaliação e criar um ambiente propício para troca de novas ideias e ajustes do planeamento, se necessário.

Avaliação

Controlo, avaliação e correção são pontos importantes que devem ser realizados com frequência no planeamento e orçamento, para que ajustes possam ser feitos de modo a não comprometer o crescimento da empresa.  

Para uma avaliação mais completa, sugerimos iniciar com a análise dos resultados financeiros para, a partir daí, percorrer as demais áreas: marketing, vendas, administrativo, logística, produção, etc.

Para esta fase é necessário que já tenhamos definido no início do planeamento e orçamento anual quais as metas a cumprir, por exemplo:

  • Aumentar a faturação em 15%;
  • Diminuir o custo de produção em 5%;
  • Diminuir os custos fixos em 10%;

Com as metas bem definidas fica muito mais fácil perceber quais as ações necessárias para as alcançar, por exemplo:

  • Para aumentar a faturação: investir em novos canais de vendas: e-commerce e/ou aumentar a rede de parceiros em 30%.
  • Diminuir o custo de produção: investir em novas tecnologias que garantam maior produtividade.
  • Diminuir os custos fixos: criar uma cultura de responsabilidade ambiental para diminuir o consumo de energia elétrica, diminuir o consumo de papel e copos descartáveis, cortar gastos desnecessários;

A nossa sugestão é que faça o planeamento financeiro de acordo com as metas e ações planeadas. Para isso, é necessário criar um orçamento mensal e preencher os resultados esperados para cada mês, de modo a conseguir fazer o acompanhamento dos mesmos. 

Imagem Cash Flow OyO

Assim, no final do 1º semestre é possível avaliar e analisar os resultados projetados estão alinhados com os realizados:

POSITIVO

Se os valores estão dentro do expectável ou foram ainda melhores, parabéns!!! Fizeram um ótimo trabalho e agora é hora de analisar os bons resultados e tentar melhorá-los ainda mais, se possível, para que o resultado no próximo semestre seja excelente.

  • Quais os produtos que mais vendemos?
  • Podemos implementar outras soluções para uma maior rentabilidade?
  • A criação do novo canal de venda ajudou a aumentar a faturação?

NEGATIVO

Os valores realizados estão aquém do expectável. Neste caso, é urgente rever o planeamento e o orçamento. Tentar perceber quais as causas e as suas consequências, rever também as suas metas e suas ações, as projeções e os resultados obtidos.

Um erro muito comum no planeamento é a projeção dos resultados. A meta e as suas ações devem estar dentro da realidade da empresa, devem ser bem definidas, especificas e alcançáveis para que os resultados planeados sejam consistentes e exequíveis.

Não adianta criar uma meta de aumentar o lucro da empresa em 25% se não forem desenvolvidas ações que possam garantir o seu alcance: criar novos produtos, diminuir o custo, aumentar os canais de vendas, investir em tecnologias, etc.

CASH FLOW

Para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a controlar, avaliar e analisar o seu planeamento, o OyO | Organize Your Office disponibiliza na sua gestão financeira a funcionalidade Cash Flow.

O Cash Flow do OyO foi desenvolvido especialmente para ajudar as empresas a terem o acompanhamento de forma simples e intuitiva da sua gestão financeira desde o orçamento projetado ao realizado.

Os valores projetados são inseridos e alterados pelo utilizador, entretanto, os valores realizados são automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com os pagamentos e recebimentos lançados no OyO, tudo fica registado para acompanhamento permanente.

Se quiser saber mais sobre o Cash Flow do OyO, clique aqui.

No planeamento e na revisão periódica são os momentos certos para considerar e começar a implementar novas estratégias e tecnologias ao seu negócio.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

Se a sua empresa não fez o planeamento anual, não tem problema. Ainda vai a tempo de o fazer para o último quadrimestre, que servirá de base para o planeamento do próximo ano. 

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862