Como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas no orçamento e planeamento de 2020

Atualmente, as empresas atuam em ambientes cada vez mais competitivos, sendo a modernização uma estratégia essencial para a diferenciação e vantagem competitiva. Hoje vamos falar de como a tecnologia pode ser uma grande ajuda no orçamento e planeamento da sua pequena empresa.

Porque é importante ter um planeamento financeiro? 

Antes de passar para a tecnologia, é importante que compreenda a importância do planeamento financeiro e de orçamento na sua pequena empresa. Este deve ser estratégico, inteligente e eficiente, e refletir aquilo que pretende para o futuro do negócio de uma forma equilibrada, isto é, tanto ambiciosa quanto realista. Caso toda esta história da orçamentação e do planeamento financeiro seja nova para si, não se preocupe. Pode seguir estes 4 passos:

1. Analisar a situação da empresa: comece por olhar para o cenário atual da sua pequena empresa, contabilizando receitas, despesas e custos, e pensar em todos os fatores que os podem afetar. Nesta fase, deve também fazer um balanço e listar os seus bens ativos, bens passivos e património líquido.
2. Estruture projeções: aqui deve pensar em vários cenários diferentes para o futuro da sua empresa, planeando ações que possam ajudar a ultrapassar potenciais períodos de instabilidade. O objetivo principal é reduzir os custos por antecipação.
3. Estabeleça metas: ao definir os seus objetivos finais (por exemplo: redução de custos, melhoria de processos, crescimento sustentável, etc.) consegue identificar as transformações que são necessárias para os atingir. Assegure que as suas metas são SMART, isto é, específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), atingíveis (Achievable), realistas (Realistic) e com tempo limite (Time bound). Metas com este nível de clareza são mais fáceis de seguir.
4. Crie o orçamento e o cronograma: agora que já tem os seus objetivos, basta alocar o orçamento disponível a cada meta e definir o espaço de tempo em que devem ser finalizados. Lembre-se de planear tanto a curto como a longo prazo, e fazer revisões periódicas das metas e objetivos.

Mais claro agora? Caso continue a parecer bem complicado, é agora que entram as boas notícias: a tecnologia está aqui para ajudar! Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

Como pode a tecnologia ajudar no orçamento e planeamento das pequenas empresas?

A tecnologia pode efetivamente ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens como: a redução de erros humanos, a possibilidade de análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos. Vamos explorá-las!

Redução de erros humanos

Atenção, não estamos a chamar os seus colaboradores de incompetentes! Mesmo os melhores profissionais cometem erros, e a verdade é que dados financeiros são extremamente sensíveis, e o mais pequeno erro pode arruinar semanas de trabalho.  As máquinas, por norma, não cometem erros, tornando a inteligência artificial mais exata que a humana. Um computador não precisa de café e não sofre de falta de atenção depois de uma noite mal dormida. É uma jogada mais segura.

Possibilidade de análises e previsões

A tecnologia pode fazer cálculos e apresentar relatórios com cruzamento de dados numa questão de poucos segundos. Além disso, pode facilmente apresentar gráficos, tabelas e listas que permitem ao colaborador uma análise mais clara da situação da empresa. A máquina não é capaz de definir a estratégia e tomar decisões, mas pode ser um grande apoio.

Otimização do trabalho

Tudo o que o ser humano faz a nível de planeamento financeiro e gestão documental (ao longo de dias, semanas, ou até meses) – cálculos, análises, previsões e projeções – um software pode fazer com apenas um clique. Tudo se torna mais rápido e exato (já mencionámos a redução do erro), e permite a integração de informações.  Esqueça as horas passadas a duplicar informações, formatar tabelas e criar fórmulas: insira os dados uma vez e, depois disso, toda a gestão do orçamento se torna automática. Além disso, a maioria destes programas são acessíveis através de aplicações em smartphones, permitindo o controlo do planeamento financeiro e orçamento em qualquer momento e lugar.

Melhor controlo e fiscalização

Outra grande vantagem do uso da tecnologia para o planeamento financeiro e gestão documental, prende-se com o controlo e fiscalização. Como o ser humano não é uma máquina perfeita, costumavam ser necessárias três ou quatro revisões para confirmar que todos os dados estavam corretos ou, pior, dias de análise para identificar um erro num orçamento ou mapa de cash-flow. Através da tecnologia e do uso de um sistema automatizado, tudo isto se torna desnecessário. 

Em primeiro lugar, a probabilidade de um erro é menor, pois os softwares funcionam com bastante exatidão. Depois, quando, ocasionalmente, um erro é detetado, a automatização torna a sua resolução mais rápida.

Menor necessidade de recursos humanos

Através da utilização da tecnologia para a gestão do seu planeamento financeiro, acaba por precisar de contratar menos pessoas para o departamento financeiro da sua pequena empresa. Assim, pode investir uma maior parte do seu orçamento nas áreas operacionais, aumentando as vendas e permitindo que o seu produto ou serviço chegue a cada vez mais pessoas. Neste momento deve estar a pensar “uau, estou rendido! Como posso implementar tecnologia no planeamento financeiro da minha pequena empresa?”

Não se martirize por não ter implementado isto antes! Para revolucionar o seu planeamento financeiro e otimizar os seus resultados, é importante começar por encontrar o software indicado para a sua pequena empresa. Um bom software de gestão deverá facilitar o planeamento financeiro, gestão documental e de orçamento, controlo de cash-flow e forecasts. A ideia é reduzir a carga de trabalho da sua equipa, otimizando a parte financeira do negócio, reduzindo tempo despendido e custos em todas as etapas do planeamento financeiro.

Invista algum tempo na procura do software ideal para a sua empresa – vai compensar todo o tempo que poupará no futuro!

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