Na nuvem: arquivos mais seguros e fáceis de consultar

2019 é o ano em que o futuro chega à contabilidade com a entrada em vigor do Decreto-Lei nº 28/2019. A partir de fevereiro as empresas com arquivos digitais alojados em servidores localizados em países da União Europeia deixaram de ter a obrigação de guardar as faturas em papel.

A necessidade de eliminar a burocracia tem a sua face mais visível na dispensa de emissão de fatura em papel em estabelecimentos comerciais – sempre que o consumidor estiver de acordo – mas a revolução potenciada pela tecnologia pretende sobretudo simplificar e agilizar o trabalho dos contabilistas.

A Ordem dos Contabilistas Certificados apoia e incentiva a entrada na era digital e esclarece que após “um período de habituação” os contabilistas “terão a vida facilitada”.

O uso da tecnologia inclui a possibilidade de mesmo as faturas que chegam em papel poderem ser digitalizadas e guardadas na nuvem. Vantagens imediatas: o espaço físico que as pequenas e médias empresas ganham e a redução de custos que esta medida implica.

A fatura sem papel é uma medida Simplex e foi anunciada em 2018, mas este ano ganhou força de lei e abriu novas oportunidades de armazenamento para as empresas.

A palavra de ordem é mesma essa: desmaterializar. Se por um lado é oferecida a dispensa da impressão de faturas, o governo incentiva principalmente a “adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos”.

O que muda?

Até agora as empresas tinham de guardar as faturas em papel por um período de 10 anos. O que implica custos de armazenamento e de conservação. A gestão da contabilidade ainda continua a viver muito do papel – com os riscos e custos para a empresa que esta realidade implica.

A alternativa, que o Decreto-Lei estimula as empresas a adotar, é a do “desenvolvimento e utilização de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização”. Aqui chegamos ao Arquivo Digital.

Além de oferecer espaço ilimitado na nuvem, segurança, menos custos e facilidade na consulta (online e, por isso, imediata), o arquivo digital obriga os contribuintes a assegurar cópias de segurança dos documentos durante o prazo legal que é imposto.

E em caso de inspeção pela AT?

 A Autoridade Tributária terá acesso às faturas em caso de inspeção, bastando para isso que a empresa dê aos inspetores acesso aos ficheiros em causa e que estão guardados (e seguros) na nuvem. O Arquivo Digital tem a mesma validade legal do arquivo físico.

Vantagens do armazenamento na nuvem (cloud)

Arquivar faturas na nuvem – ou armazenar quaisquer outros dados neste local – significa que em vez de guardar todas as informações num disco rígido passará a guardá-las em diversos servidores – que podem estar localizados no espaço da União Europeia ou fora (para as empresas que optarem por países de fora da UE terá de haver ainda um “período de adaptação” pelo que terão de guardar o papel até janeiro de 2020).

Seguro. Os seus dados (e faturas) estarão ainda mais protegidos do que se os guardasse em arquivo físico – não só são realizadas cópias de segurança (é uma obrigação durante o período legal em que as faturas têm de estar acessíveis) como estarão a salvo de acidentes, como um incêndio ou uma inundação.

Prático. Pode consultar os dados a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, bastando para isso ter acesso a um aparelho ligado à Internet – o serviço de Gestão Documental do OyO oferece a possibilidade de fazer todas as ações a partir de um smartphone, por exemplo.

Rápido. “Tempo é dinheiro” – ao optar pelo armazenamento digital reduz o tempo gasto em tarefas que na era digital estão pré-definidas. O cliente também poupa tempo, pois pode ter acesso à informação também por via digital. A utilização de um software de gestão integrada permite que estas tarefas sejam ainda mais imediatas e simples.

O OyO Organize Your Office oferece um serviço de armazenamento na cloud para Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental que permite armazenar e organizar documentos na cloud, tratar e filtrar documentos e a sincronização com outros serviços de armazenamento (por exemplo: Dropbox), entre outras funcionalidades. E para atender aos contabilistas, desenvolveu recentemente o módulo de Arquivo Digital para ContabilistasSaber mais.

Produtivo. Menos tempo para organizar arquivos e para os encontrar torna mais simples a emissão de documentos assim como a contabilidade dos mesmos. E abre caminho para que a sua empresa seja cada vez mais tecnológica -assim que perceber os benefícios do Arquivo Digital irá transpor essa forma de trabalhar para outras áreas da sua atividade e ir de encontro às necessidades (e exigências) dos clientes.

O futuro já chegou. Estar na nuvem é só o começo.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.