Cash Flow – A importância desta ferramenta para a sua empresa

O Cash Flow ou fluxo de caixa é uma ferramenta muito útil para monitorar e controlar a saúde financeira de uma empresa. É importante que todas as empresas tenham um Cash Flow. É simples e fácil de usar, mas com um poder muito forte e decisório na Gestão Financeira, seja de uma pequena, média ou grande empresa.

Se a sua empresa ainda não tem, você pode criar um Cash Flow através de folhas de cálculos ou pode utilizar o módulo Cash Flow que o OyO disponibiliza na funcionalidade Gestão Financeira.

(Imagem Ilustrativa)

Nele todas as movimentações financeiras devem ser registadas: entradas/recebimentos e saídas/pagamentos. É necessário que os registos sejam detalhados e atualizados para que o Cash Flow cumpra o seu propósito: monitorar, controlar, analisar e evitar erros e gargalos financeiros.

O Cash Flow Projectado dá uma previsão futura mais próxima da realidade financeira para um determinado período e ajuda a acompanhar se as projeções correspondem efetivamente à realidade. É através do Cash Flow que podemos verificar se há necessidades de ajustar ou realocar recursos, bem como detetar falhas e corrigi-los ao longo do período.

O Cash Flow Realizado são informações financeiras efetivamente realizadas. Com a Aplicação OyO essas informações são preenchidas automaticamente pelo sistema.

8 Aplicações do Cash Flow para a Empresa:

– Projectar os recebimentos e pagamentos futuros
– Acompanhar os recebimentos e pagamentos realizado
– Planear as finanças no curto, médio e longo prazo (recomendado por período de 12 meses)
– Comparar Recebimentos X Vendas: as vendas realizadas estão dentro do previsto para o mês? Há atrasos nas entradas/recebimentos? Os atrasos comprometem os pagamentos previsto?
– Comparar as despesas previstas com as realizáveis: Ex: os gastos com despesas estão acima do previsto? É preciso diminuir as despesas? É necessário realocar recursos para outras áreas?
– Avaliar se os recebimentos serão suficientes para cobrir os pagamentos previstos
– Detetar gargalos financeiros: possibilitando renegociar prazos, captar recursos, financiamentos, empréstimos
– Verificar o saldo atual

Como já falámos, é importante manter atualizado o registo de entrada e saída de todas as movimentações.  O Cash Flow é uma excelente ferramenta, mas só será realmente eficaz se a informação registada for a mais realista possível.

Se quiser saber mais como funciona o módulo Cash Flow do OyO e todas as funcionalidades que o OyO dispõe para melhor organizar a sua empresa, entre no site oyo.pt.

 

Um abraço,
Equipa OyO

O papel da tecnologia na estratégia das PME

Os investimentos cada vez maiores em tecnologia e as iniciativas nas áreas dos negócios digitais, são também formas estratégicas pensadas pelas empresas para se diferenciarem, melhorarem a sua eficiência e conseguirem gerar novas fontes de receita, tentando contornar as crises cada vez mais recorrentes nos últimos anos.  Um dos sectores com maior expansão é o de softwares de automatização de funções que são aproveitados de forma recuperar a produtividade perdida em processos repetitivos de organização e gestão.

No fundo, o investimento ao nível tecnológico traz agregado um aumento da competitividade no mercado, servindo para melhorar também a capacidade de resposta a novos requisitos de negócio na tentativa primordial da satisfação do cliente. Embora haja empresas que ainda menosprezam esta área, encarando-a como mais um acréscimo de custos, é indicutível que a utilização destas tecnologias é uma mais valia por gerar benefícios, melhorias estratégicas, maturidade nos processos, transparência, entre outras vantagens e, por essas razões não deve entrar no balanço financeiro como um gasto e, sim, como investimento. Isso porque aquilo que é investido em desenvolvimento tecnológico, gera um retorno muitas vezes até a curto prazo.  Ramon Martin, CEO da Ricoh Portugal e Espanha explica:

 “as PME portuguesas parecem ser, em alguns casos, mais ambiciosas que as europeias. Dadas as condições complexas do mercado, os líderes empresariais estão ansiosos por identificar novas oportunidades a tempo e obter a máxima recompensa”.

Segundo um estudo da Ricoh, um dos fatores que poderá estar a travar o desenvolvimento das PME europeias, é a hierarquização dentro da empresa, ou seja, a estrutura interna da empresa muitas vezes impede a capitalização das alterações do mercado, faltando recursos para o investimento em novas tecnologias. Esta situação leva à necessidade de priorizar os investimentos de forma mais inteligente.

Melhorias na imagem também podem advir do investimento em tecnologia.
A imagem que a empresa transimite para o mercado, é um fator muito importante e um dos responsáveis pela notoriedade e pelo interesse ou desinteresse por parte do cliente.

Além da boa base estrutural de uma empresa, a imagem vai sendo construída por aquilo que é oferecido ao cliente e pelos fatores diferenciadores mais atrativos como a agilidade, o bom atendimento, os preços competitivos e também as soluções ou produtos inovadores.

Porque é importante investir em tecnologia? Listamos 5 vantagens que devem ser consideradas pelas empresas que ainda vêm o investimento em tecnologia apenas como um custo.

• Disponibiliza soluções e ferramentas para que a empresa se mantenha sempre ativa e competitiva no mercado;

• Proporciona um controlo e um contacto mais ativo, quer a nível dos recursos humanos quer ao nível da proteção de dados (principalmente aos que dizem respeito a clientes). A tecnologia atual fornece processos de gestão de dados eficazes (armazenamento de informações em nuvem e softwares de backup eficientes, seguros e com uma cada vez maior capacidade para um maior volume de dados);

• Automatiza e agiliza processos. Um dos principais entraves à produtividade são os processos que ainda são realizados manualmente e que poderiam ser otimizados com o uso de novas tecnologias que garantisse mais qualidade e menos tempo na sua execução;

• Permite a obtenção de relatórios diários, mensais, semestrais e/ou anuais sobre a empresa para analise e acompanhamento dos resultados em tempo real de modo a que se consigam identificar os principais problemas e agir de forma mais assertiva e imediata para a sua resolução;

• Contribui para um bom desempenho, uniformidade, estabilidade, rapidez, eficiência e produtividade das equipas.

Cada vez mais dinâmico, o mundo pede soluções rápidas e eficientes para todos os processos de uma organização e a estagnação já não tem espaço no mercado moderno, a todos os níveis. As empresas que não pensarem o investimento em tecnologia como uma estratégia e um fator de competitividade e vantagem, correm o risco de se tornar obsoletas e encaradas como pouco atrativas no mercado. Após o reconhecimento das vantagens, este é um processo de adaptação que requer planeamento e investimento, mas que acarreta benefícios e melhorias significativas nos resultados.

Ano Novo, Nova Organização

A dias de se despedir, 2017 deixa a 2018 alguns conselhos e recomendações de ano experiente e sabedor das dificuldades que qualquer empresa pode encontrar na sua gestão diária. Por isso, e para que ao soar da última das 12 badaladas que dão as boas vindas ao Ano Novo já esteja devidamente preparado para os próximos meses, nada como começar a preparar hoje aquilo que não deve ficar para amanhã.

Defina uma estratégia que comece por ajudá-lo a “livrar-se” do excesso de bagagem armazenada em 2017, e não só. Ou seja, seguindo o princípio de que “Menos é mais”, organize toda a documentação da empresa, arquivando todos os documentos imprescindíveis ao seu funcionamento e cumprimento da legislação em vigor e deitando fora tudo o que for acessório. Uma vez em arrumações, capitalize esse espírito e disposição e organize a sua secretária e respetivas gavetas. A arrumação começa no seu espaço pessoal de trabalho e além de reflexo de si próprio, no que respeita a pensamentos e ideias, ou mesmo decisões, é um exemplo para os restantes colaboradores da Organização.

Uma vez organizada a “papelada” sugerimos que verifique tudo o que tem a ver com a saúde financeira da empresa. Afinal ninguém quer receber um novo ano sem saber o estado real das suas finanças para não ter surpresas menos agradáveis logo ao raiar de 2018. Com as despesas e as faturas devidamente arrumadas, e com a certeza de que todas as obrigações fiscais estão em ordem, é chegado o momento de planificar.

Nada transmite mais esperança de que um novo ano pode ser positivo do que fazer planos, definir objetivos e estratégias para os alcançar. É por isso chegado o momento de olhar para as ferramentas disponíveis para cumprir os desejos pedidos a cada badalada e escolher os melhores aliados. Esta é uma premissa válida tanto para objetivos de negócio, faturação e produtividade como para melhorar a gestão diária de uma organização e tornar as tarefas mais eficientes e menos penosas.

É neste cenário que surge o OyO – Organize your Office. Uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser.

Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental (para a organização de documentos), Gestão Financeira (para fazer o planeamento financeiro de 2018, iniciar a reconciliação bancária e manter o controlo desta área da empresa) e Gestão de Recursos Humanos (para planear as férias dos seus colaboradores), o que permite aumentar a produtividade da sua empresa até 30%.

O OyO está também disponível no seu smartphone através da App Mobile OyO – Organize Your Office. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

Dê as boas vindas ao novo ano surpreendendo-o com a sua capacidade de seguir conselhos e de aprender com o passado, simplificando e planificando os próximos 12 meses desde já.

Conheça todas as funcionalidades em oyo.pt/funcionalidades.

O OyO deseja-lhe um ótimo Ano 2018!
Equipa OyO

App Mobile OyO – Organize à distância

Tarefas a mais e tempo a menos é, hoje em dia, um dos maiores dramas dos tempos modernos. Seja na vida pessoal ou profissional, esta é uma realidade que nos consome e obriga a fazer malabarismos com a agenda diária numa tentativa, muitas vezes frustrada, de ser omnipresente sem comprometer nada.

Mas esta realidade não tem de ser inevitável pois é sempre possível encontrar soluções que já fazem parte do nosso dia para ultrapassar as adversidades. Colocar a tecnologia que nos “consome” diariamente a trabalhar a nosso favor é, por exemplo, uma das possibilidades. Basta, para isso, saber o que procurar e onde encontrar as soluções que podem fazer das nossas forças fraquezas e capitalizar todo o seu potencial em prol na nossa organização diária.

Os telemóveis, e os milhares de aplicações disponíveis para esse dispositivo, que se assume nos tempos que correm quase como uma extensão do nosso próprio corpo, podem ser uma das ferramentas essenciais para ajudar a aumentar a produtividade pessoal mas também a empresarial.

O recurso a apps para executar algumas das tarefas diárias associadas à gestão de um negócio pode diminuir, por exemplo, a necessidade de estar sempre presente no escritório permitindo rentabilizar o tempo poupado em deslocações a desenvolver e melhorar outros aspetos da sua empresa. Com esta possibilidade ganha a sua agenda e ganha a sua organização, que se torna mais produtiva e eficaz e, consequentemente, mais saudável e rentável.

A App Mobile OyO – Organize Your Office é uma das aplicações que pode instalar no seu smartphone transformando-o no seu “escritório” portátil onde pode executar a maior parte das tarefas administrativas. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

O OyO – Organize Your Office é uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser. Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos, e aumentar a sua produtividade até 30%.

Saiba mais em: oyo.pt/app-mobile.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

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Um forte abraço,
Equipa OyO

Responsabilidade Ambiental – Green Company

Ajudar a cuidar do nosso planeta!

Quando pensamos em Responsabilidade Ambiental pensamos que este é um assunto que apenas diz respeito às Grandes Empresas e que as Pequenas e Médias Empresas não têm grandes recursos para ajudar a melhorar o meio ambiente. Pura ilusão!

A Responsabilidade Ambiental está nas atitudes e nas decisões que cada um de nós toma no seu dia-a-dia. É uma forma de estar e de agir que pode começar com pequenas mudanças de comportamento nas nossas tarefas diárias e que rapidamente se transformam em hábitos com impactos positivos, não só no meio ambiente como também na produtividade da nossa empresa.

Sugerimos que comece por tentar implementar na sua empresa alguns dos conselhos e dicas que lhe deixamos de seguida de forma a perceber como pequenos gestos podem ter um impacto direto no meio ambiente, e também na saúde financeira da sua organização:

1. Se utiliza copos descartáveis para café ou água que tal substituí-los por canecas ou copos permanentes?!
Se cada colaborador utilizar três copos descartáveis por dia, no final do ano um único colaborador terá usado e descartado 700 copos. Além do custo associado, cada copo demora 250 anos para se decompor.

2. Se utilizar lâmpadas incandescentes substitua-as por lâmpadas fluorescentes compactas, que ajudam a diminuir o consumo de energia e o custo mensal com eletricidade. Sempre que possível ilumine os espaços com luz natural. É mais saudável e não tem custos. Se possível, abra as janelas e deixe circular o ar para renovar a atmosfera e reduzir, ou evitar, a utilização do ar condicionado, que também contribui para elevados consumos energéticos e impacta negativamente o meio ambiente.

3. Se está a pensar imprimir um documento pense antes de o fazer. Porque não partilhar esse documento através de uma plataforma virtual que, além de evitar que este se perca, agiliza o tempo de resposta e permite economizar papel, reduzindo custos operacionais. A impressão de um documento, além dos custos energéticos associados à ativação da impressora, representa ainda gastos com consumíveis (como toner) e com papel, aos quais se juntam os impactos no meio ambiente. Se chegar à conclusão de que precisa mesmo de imprimir, opte pelo papel reciclado. Uma tonelada de papel reciclado evita o abate de 15 a 20 árvores, permite economizar 50% de energia elétrica e ainda previne a emissão de 30 quilos de gases poluentes para a atmosfera.

Estas dicas são simples e fáceis de implementar e podem ter um impacto significativo na “saúde” do planeta. A utilização do OyO, que permite a desmaterialização dos documentos, poderá ajudá-lo ainda mais a contribuir para um consumo mais consciente do papel e a reduzir a sua pegada ecológica, nomeadamente no que diz respeito à devastação das florestas e à emissão de gases poluentes para a atmosfera. A nossa aplicação web foi pensada para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se, mas também para criar atitudes responsáveis em relação ao planeta. O nosso sistema de digitalização de documentos, o workflow simplificado, a aprovação de documentos online, entre outras valências disponíveis no OyO, ajudam a diminuir o consumo do papel e a reduzir os custos com consumíveis associados ao normal funcionamento de uma impressora, mas também a reduzir os tempos de espera nas aprovações de documentos, uma vez que estas podem ser feitas onde e quando precisar, agilizando a circulação da informação em tempo real.

É importante que cada empresa faça a sua parte, sejam micro ou grandes empresas, pois a Responsabilidade Ambiental é de todos. Com a introdução de pequenas mudanças no seu escritório pode, com certeza, ter um grande impacto no planeta. O OyO pretende ser uma das pequenas mudanças que pode implementar na sua organização para, de alguma forma, ajudar na causa ambiental. Tornar as empresas mais produtivas, ao mesmo tempo que se tornam responsáveis a nível ambiental, é a nossa missão.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Bem-vindo ao OyO!

O OyO tem uma nova imagem e ganhou um logótipo mais clean.

Mas não foi só o logótipo que mudou…

O site está mais simples, o que permite uma navegação mais fácil e intuitiva, e a informação sobre os nossos serviços e planos surge agora mais detalhada.

Para celebrar esta nova fase convidamo-lo a experimentar gratuitamente, durante 15 dias, o Plano Premium do OyO. Durante esse período poderá testar todas as funcionalidades da ferramenta e avaliar qual o plano que melhor se adequa à sua empresa.

O nosso objetivo com o OyO é ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se e a tornarem o seu dia-a-dia mais produtivo.

A melhoria contínua do OyO e da sua experiência é uma das nossas missões e, por isso, pedimos que partilhe connosco a sua opinião sobre as mudanças agora feitas no site. A nossa equipa está sempre disponível para ouvir os seus comentários e agir em conformidade com as suas opiniões e necessidades.

Se ainda não é cliente OyO aproveite o período experimental. Registe-se agora e teste gratuitamente esta nova ferramenta que irá ajudá-lo a organizar a sua empresa.

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Um forte abraço,
Equipa OyO