7 Dicas Para Usar o OyO – Organize Your Office

Olá!
Seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO.

 

Dica #1:
Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos.

Dica #2:
Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidade, bancos, SAF-T, e-fatura, pastas, classificações, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.
Mas se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica #3:
Não passe mais que 2 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso. Nâo pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas. Vá com calma e sempre.

Dica #4:
Para facilitar, decida em que ocasião se poderá dedicar totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.
Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.
Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados sem prejudicar o restante trabalho.

Dica #5:
Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los quando da altura de os transferir para o OyO.
Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser destruídos, reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.
Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado OyO. Assim conseguirá aceder rapidamente os documentos, organizá-los e classificá-los. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.
Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica #6:
Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo “machine learning” e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.
Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica #7:
Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.
Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias. 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve,
Equipa OyO

O papel da tecnologia na estratégia das PME

Os investimentos cada vez maiores em tecnologia e as iniciativas nas áreas dos negócios digitais, são também formas estratégicas pensadas pelas empresas para se diferenciarem, melhorarem a sua eficiência e conseguirem gerar novas fontes de receita, tentando contornar as crises cada vez mais recorrentes nos últimos anos.  Um dos sectores com maior expansão é o de softwares de automatização de funções que são aproveitados de forma recuperar a produtividade perdida em processos repetitivos de organização e gestão.

No fundo, o investimento ao nível tecnológico traz agregado um aumento da competitividade no mercado, servindo para melhorar também a capacidade de resposta a novos requisitos de negócio na tentativa primordial da satisfação do cliente. Embora haja empresas que ainda menosprezam esta área, encarando-a como mais um acréscimo de custos, é indicutível que a utilização destas tecnologias é uma mais valia por gerar benefícios, melhorias estratégicas, maturidade nos processos, transparência, entre outras vantagens e, por essas razões não deve entrar no balanço financeiro como um gasto e, sim, como investimento. Isso porque aquilo que é investido em desenvolvimento tecnológico, gera um retorno muitas vezes até a curto prazo.  Ramon Martin, CEO da Ricoh Portugal e Espanha explica:

 “as PME portuguesas parecem ser, em alguns casos, mais ambiciosas que as europeias. Dadas as condições complexas do mercado, os líderes empresariais estão ansiosos por identificar novas oportunidades a tempo e obter a máxima recompensa”.

Segundo um estudo da Ricoh, um dos fatores que poderá estar a travar o desenvolvimento das PME europeias, é a hierarquização dentro da empresa, ou seja, a estrutura interna da empresa muitas vezes impede a capitalização das alterações do mercado, faltando recursos para o investimento em novas tecnologias. Esta situação leva à necessidade de priorizar os investimentos de forma mais inteligente.

Melhorias na imagem também podem advir do investimento em tecnologia.
A imagem que a empresa transimite para o mercado, é um fator muito importante e um dos responsáveis pela notoriedade e pelo interesse ou desinteresse por parte do cliente.

Além da boa base estrutural de uma empresa, a imagem vai sendo construída por aquilo que é oferecido ao cliente e pelos fatores diferenciadores mais atrativos como a agilidade, o bom atendimento, os preços competitivos e também as soluções ou produtos inovadores.

Porque é importante investir em tecnologia? Listamos 5 vantagens que devem ser consideradas pelas empresas que ainda vêm o investimento em tecnologia apenas como um custo.

• Disponibiliza soluções e ferramentas para que a empresa se mantenha sempre ativa e competitiva no mercado;

• Proporciona um controlo e um contacto mais ativo, quer a nível dos recursos humanos quer ao nível da proteção de dados (principalmente aos que dizem respeito a clientes). A tecnologia atual fornece processos de gestão de dados eficazes (armazenamento de informações em nuvem e softwares de backup eficientes, seguros e com uma cada vez maior capacidade para um maior volume de dados);

• Automatiza e agiliza processos. Um dos principais entraves à produtividade são os processos que ainda são realizados manualmente e que poderiam ser otimizados com o uso de novas tecnologias que garantisse mais qualidade e menos tempo na sua execução;

• Permite a obtenção de relatórios diários, mensais, semestrais e/ou anuais sobre a empresa para analise e acompanhamento dos resultados em tempo real de modo a que se consigam identificar os principais problemas e agir de forma mais assertiva e imediata para a sua resolução;

• Contribui para um bom desempenho, uniformidade, estabilidade, rapidez, eficiência e produtividade das equipas.

Cada vez mais dinâmico, o mundo pede soluções rápidas e eficientes para todos os processos de uma organização e a estagnação já não tem espaço no mercado moderno, a todos os níveis. As empresas que não pensarem o investimento em tecnologia como uma estratégia e um fator de competitividade e vantagem, correm o risco de se tornar obsoletas e encaradas como pouco atrativas no mercado. Após o reconhecimento das vantagens, este é um processo de adaptação que requer planeamento e investimento, mas que acarreta benefícios e melhorias significativas nos resultados.

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

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Um forte abraço,
Equipa OyO