As vantagens do Software de Gestão para as Pequenas Empresas

As pequenas empresas estão cada vez mais a implementar software de gestão nos seus processos, de modo a facilitar e automatizar as tarefas diárias.

O uso da tecnologia é um diferencial competitivo pelo fato de gerar mais produtividade, tornar a informação mais acessível para tomada de decisões e conseguir um maior controlo financeiro.

Entretanto, deparamo-nos ainda com algumas empresas que continuam a resistir à implementação de soluções tecnológicas devido à falta de conhecimento ou acessibilidade a este tipo de produto/ serviço. 

Por isso, resolvemos listar as vantagens competitivas que as empresas ganham ao utilizar a tecnologia nos seus processos de gestão, desde a gestão operacional à estratégica.

Benefícios do uso da tecnologia para a gestão das pequenas empresas: 

  • reduzir o desperdício de tempo agilizando processos: atividades de gestão consomem muito tempo, energia e atenção, que poderiam ser destinados à execução de tarefas estratégicas. Softwares de gestão eliminam erros corriqueiros, facilitam a procura de dados duplicados e automatiza as tarefas;
  • obter informações e relatórios fidedignos: garante dados e informações fidedignas e reais que permitem uma noção correta da situação da empresa. Depois de inserir os dados no sistema, é possível estruturá-los de forma a conseguir medir os KPIs e obter informações valiosas sobre a situação da empresa;
  • maior segurança: os dados estão sempre guardados em segurança, atualizados e encriptados;
  • partilhar informação: dados e informações apenas precisam de ser lançados uma vez e passarão a estar disponíveis para todos os colaboradores das diferentes áreas dentro da empresa, evitando a duplicação de trabalho e facilitando a comunicação;
  • reduzir custos:  além de papel e da tinta para impressora, com o controlo dos processos consegue gerir melhor os recursos da empresa;
  • acessibilidade:  com a tecnologia web, as informações podem ser acedidas facilmente através de qualquer computador ou telemóvel com acesso à Internet.

Tecnologias integradas: as mais-valias para as empresas.

Automatizar processos consiste em transformar etapas e procedimentos, otimizando-os, organizando-os e padronizando-os com a ajuda da tecnologia com o objetivo de obter mais produtividade e de facilitar o trabalhos dos profissionais.

Existem no mercado ferramentas que ajudam as empresas na automatização dos seus processos, seja para atender a uma funcionalidade específica ou para um determinado setor, exemplos: software de faturação, financeiro, documental, recursos humanos, CRM, contabilidade, restauração, hotelaria etc.

Portanto, escolher um software que permita integrar com outros específicos (bancos, faturação, CRM, etc) é uma mais valia para a empresa por permitir a partilha e sincronização da informação nos diversos setores, tornando a gestão mais completa e eficiente.

Software Integrador e Global

A integração de Softwares resulta de um processo de união de soluções diferentes para que os dados contidos em cada um deles se tornem parte de um sistema maior, mais abrangente e cujas informações possam ser partilhadas de maneira fácil e rápida, automatizando as operações e simplificando as etapas do processo como um todo.

Entretanto, ainda é muito comum em empresas, mesmo de médio e grande porte, cada departamento ter o seu sistema de dados não integrando entre eles e quando há a necessidade de uma análise mais global, tornar-se difícil de interligar e comparar informações das várias origens.

Desta maneira, ao escolher um software que faça a integração com diversos outros software específicos e necessários ao negócio torna a gestão mais completa, automática e simplifica os processos, bem como ajuda na tomada de decisão por obter informações dos mais diversos setores para uma análise mais global dos dados.

Pensando nestas soluções integradas, o OyO | Organize Your Office além de disponibilizar as 3 funcionalidades essenciais na gestão de qualquer empresa: Gestão Documental, Gestão de Recursos Humanos e Gestão Financeira, tem vindo a desenvolver integrações com plataformas de faturação, contabilidade e bancos para atender às necessidades das pequenas e médias empresas.

O OyO | Organize Your Office é um software português desenvolvido por uma equipa jovem e inovadora que tem a facilidade em desenvolver soluções à medida das necessidades das empresas. Vem despontando no mercado português como um software integrador e global na gestão diária das pequenas e médias empresas.

Conclusão

Existem tecnologias desenvolvidas para cada negócio, setor e/ou departamento específico que visam automatizar e auxiliar na gestão das operações.

Todavia, é importante que estes softwares estejam conectados entre si para que a partilha de informação seja constante e que unifiquem a informação para gerar resultado único e global da empresa.

Encontrar no mercado um único software que atenda a todas as necessidades da sua empresa é uma tarefa quase impossível.

Por isso, recomendamos que ao escolher o software verifique sempre se ele permite a integração com outros softwares específicos para sincronizar e partilhar as informações, permitindo uma gestão mais completa.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

OyO: Gestão Documental na Cloud e integração com Dropbox

Com o volume de informação a que todos estamos sujeitos, questões como segurança e armazenamento de dados são preocupações cada vez mais fundamentadas.

ARMAZENAMENTO NA CLOUD

Um dos recursos mais utilizados e que tem vindo a crescer nos últimos anos é o serviço de armazenamento na cloud

O armazenamento na cloud permite o arquivo de dados, documentos, imagens e vídeos, garantindo a segurança e facilidade de acesso aos documentos onde e quando necessário, através da internet.

Vantagens:

  • acessibilidade e mobilidade: acesso às informações sempre que precisar;
  • segurança: backups automáticos, segurança dos dados e encriptação da informação ( garante que os dados sejam invioláveis);
  • Partilha: é possível a partilha de dados com outros utilizadores;
  • Espaço de armazenamento: outra vantagem de ter o armazenamento na cloud é o espaço disponível (ajuda a liberar espaço dos computadores ou dos dispositivos móveis).

Usar a Cloud permite armazenar todos os dados e/ou transferi-los para um sistema de armazenamento fora do local.

Uso Pessoal ou Profissional

Existem centenas de sistemas de armazenamento na cloud e a sua disseminação vai desde o uso para fins pessoais e para fins profissionais. O que diferencia o pessoal do profissional, além da finalidade, é o preço, espaço de armazenamento e funcionalidades disponíveis.  

Pessoal: os mais procurados são os serviços gratuitos. Geralmente são usados para armazenamento de fotos, vídeos e ficheiros pessoais. Os mais populares são Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Profissional:  Por necessidade de mais espaço e segurança das informações, muitas empresas optam por subscrever serviços de armazenamento na cloud. Estes serviços, geralmente pagos, oferecem mais espaços, integração com outras ferramentas, serviços como partilha e edição de documentos simultaneamente com outros utilizadores, etc.

GESTÃO DOCUMENTAL NA CLOUD

O OyO | Organize Your Office oferece serviço de armazenamento na cloud para as Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental.

 Funcionalidades:

  • Armazenamento e organização dos documentos na cloud;
  • 8 diferentes formas de introdução de dados na cloud;
  • Organização dos documentos por pastas;
  • Tratamento e filtros dos documentos;
  • Workflow de aprovação e divulgação de documentos;
  • Consulta, envio e aprovação de documento através do Smartphone;
  • Sincronização de documentos com outros serviços de armazenamento, exemplo: Dropbox.

Portanto, para as empresas, o OyO além de oferecer o armazenamento na cloud, possibilita a utilização das informações dos documentos para melhorar a gestão financeira através do tratamento dos dados. Exemplo: armazenamento de faturas e classificação das informações para a gestão financeira.

INTEGRAÇÃO COM DROPBOX

Para as empresas que já utilizam outros serviços de armazenamento, como por exemplo o Dropbox, é possível fazer a sincronização de documentos para o OyO e gerir os documentos administrativos e financeiros no Sistema OyO o que permite uma gestão mais adequada para estes tipos de documentos, exemplos: contratos, faturas de despesas e receitas, extratos bancários, documentos dos colaboradores, etc.  

Por conseguinte, a vantagem do OyO é ser um sistema de Gestão Empresarial apropriado para gerir dados e informações profissionais.

Para associar uma conta Dropbox ao OyO é simples. Basta seguir estes passos:

  1. No sistema OyO, em dados pessoais e convites, clique em: Associar Dropbox;
  2. Abrirá uma nova janela e clique em permitir;
  3. Depois de confirmado, o sistema criará uma nova pasta em Aplicativos, chamada: OyO – Organize Your Office e dentro desta pasta, estará uma outra pasta para cada entidade (caso possua mais de uma entidade associada).

Ao inserir documentos nesta pasta do Dropbox, ele é sincronizado e enviado automaticamente para o Inbox do OyO.

Importante:

  1. Os documentos que serão sincronizados para o OyO a partir do Dropbox são apenas os que estão nesta pasta.
  2. O OyO não tem acesso ao seu Dropbox.

Desse modo, uma das  grandes vantagens desta forma de introdução de documentos no OyO é a possibilidade de sincronizar vários documentos de uma vez.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

CONCLUSÃO

Desta forma, o serviço de armazenamento na cloud é uma realidade para os que procuram segurança, mobilidade e espaço na salvaguarda dos seus documentos.

Associado a estes serviços, as empresas perceberam que sistemas que, além de oferecer o armazenamento de documentos na cloud, fazem o tratamento e gestão dos dados são vantagens competitivas que as ajuda na sua Gestão Empresarial.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Revisão do Planeamento e Orçamento Anual

Entramos no segundo semestre de 2019!

Julho marca o início do 2º semestre, mas também é um mês em que os negócios começam a desacelerar devido às férias de verão. Para as empresas, é o mês ideal para avaliação e revisão do Planeamento e Orçamento do 1º semestre.

Se a sua empresa fez o planeamento anual, esta altura é ideal para reunir a equipa para o rever e avaliar. Comece por comparar e analisar o orçamento previsto e realizado do 1º semestre.

É importante definir os critérios de avaliação e criar um ambiente propício para troca de novas ideias e ajustes do planeamento, se necessário.

Avaliação

Controlo, avaliação e correção são pontos importantes que devem ser realizados com frequência no planeamento e orçamento, para que ajustes possam ser feitos de modo a não comprometer o crescimento da empresa.  

Para uma avaliação mais completa, sugerimos iniciar com a análise dos resultados financeiros para, a partir daí, percorrer as demais áreas: marketing, vendas, administrativo, logística, produção, etc.

Para esta fase é necessário que já tenhamos definido no início do planeamento e orçamento anual quais as metas a cumprir, por exemplo:

  • Aumentar a faturação em 15%;
  • Diminuir o custo de produção em 5%;
  • Diminuir os custos fixos em 10%;

Com as metas bem definidas fica muito mais fácil perceber quais as ações necessárias para as alcançar, por exemplo:

  • Para aumentar a faturação: investir em novos canais de vendas: e-commerce e/ou aumentar a rede de parceiros em 30%.
  • Diminuir o custo de produção: investir em novas tecnologias que garantam maior produtividade.
  • Diminuir os custos fixos: criar uma cultura de responsabilidade ambiental para diminuir o consumo de energia elétrica, diminuir o consumo de papel e copos descartáveis, cortar gastos desnecessários;

A nossa sugestão é que faça o planeamento financeiro de acordo com as metas e ações planeadas. Para isso, é necessário criar um orçamento mensal e preencher os resultados esperados para cada mês, de modo a conseguir fazer o acompanhamento dos mesmos. 

Imagem Cash Flow OyO

Assim, no final do 1º semestre é possível avaliar e analisar os resultados projetados estão alinhados com os realizados:

POSITIVO

Se os valores estão dentro do expectável ou foram ainda melhores, parabéns!!! Fizeram um ótimo trabalho e agora é hora de analisar os bons resultados e tentar melhorá-los ainda mais, se possível, para que o resultado no próximo semestre seja excelente.

  • Quais os produtos que mais vendemos?
  • Podemos implementar outras soluções para uma maior rentabilidade?
  • A criação do novo canal de venda ajudou a aumentar a faturação?

NEGATIVO

Os valores realizados estão aquém do expectável. Neste caso, é urgente rever o planeamento e o orçamento. Tentar perceber quais as causas e as suas consequências, rever também as suas metas e suas ações, as projeções e os resultados obtidos.

Um erro muito comum no planeamento é a projeção dos resultados. A meta e as suas ações devem estar dentro da realidade da empresa, devem ser bem definidas, especificas e alcançáveis para que os resultados planeados sejam consistentes e exequíveis.

Não adianta criar uma meta de aumentar o lucro da empresa em 25% se não forem desenvolvidas ações que possam garantir o seu alcance: criar novos produtos, diminuir o custo, aumentar os canais de vendas, investir em tecnologias, etc.

CASH FLOW

Para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a controlar, avaliar e analisar o seu planeamento, o OyO | Organize Your Office disponibiliza na sua gestão financeira a funcionalidade Cash Flow.

O Cash Flow do OyO foi desenvolvido especialmente para ajudar as empresas a terem o acompanhamento de forma simples e intuitiva da sua gestão financeira desde o orçamento projetado ao realizado.

Os valores projetados são inseridos e alterados pelo utilizador, entretanto, os valores realizados são automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com os pagamentos e recebimentos lançados no OyO, tudo fica registado para acompanhamento permanente.

Se quiser saber mais sobre o Cash Flow do OyO, clique aqui.

No planeamento e na revisão periódica são os momentos certos para considerar e começar a implementar novas estratégias e tecnologias ao seu negócio.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

Se a sua empresa não fez o planeamento anual, não tem problema. Ainda vai a tempo de o fazer para o último quadrimestre, que servirá de base para o planeamento do próximo ano. 

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Ajudas de Custo – Valores para 2019

Se a sua empresa oferece ou pretende oferecer ajuda de custo para os seus colaboradores é importante ficar atento e seguir algumas indicações neste artigo.

Leia o texto e saiba tudo sobre ajuda de custo: a quem e qual o valor que devo atribuir, se é ou não obrigatório.

As ajudas de custo são importâncias atribuídas pela entidade patronal, com vista a compensar as despesas dos seus colaboradores ao serviço da empresa. Podem aplicar-se a deslocações, refeições, dormidas ou estadias completas, em território nacional ou no estrangeiro.

As ajudas de custo são contempladas oficialmente no setor público, entretanto é uma prática muito comum e seguida pelo setor privado, mesmo que não obrigatória.

A tabela a seguir define os montantes de ajudas de custo para o setor publico, esses valores estão definidos por Lei. Servem de referência para o setor privado, apesar destas empresas não serem obrigadas a pagar as ajudas de custo.

Subsídio de transporte valor por KM:



Subsídio de Alimentação:


Valor da diária em Portugal e no estrangeiro :



Tributação em IRS e Segurança Social das ajudas de custo

Desde que os valores das ajudas de custo não ultrapassem os que estão definidos na lei, ou seja, os valores acima referidos, estão isentos.

Já as que forem pagas acima dos limites legais são tributadas normalmente, isto é, acrescem à remuneração para efeitos de determinação da taxa de IRS a aplicar. Também ficam sujeitas a contribuições para a Segurança Social

Todas as deslocações contam?

Nem todas. A lei refere dois tipos de deslocação em território nacional para a atribuição das ajudas de custo: as diárias ou por dias sucessivos.

Nas deslocações diárias feitas em solo nacional, as ajudas de custo são válidas para distâncias superiores a 20 Km, contadas a partir do domicílio e, nos casos das deslocações por dias sucessivos, o limite mínimo para ter direito a ajudas de custo está fixado nos 50 Km.

Registo e Controlo de Ajudas de Custo

Se a sua empresa oferece ajudas de custo para os seus colaboradores ou pretenda oferece, é importante contar com uma ferramenta que possa registar e controlar todas as despesas, desde deslocamento às diárias por colaborador.

A pensar nestas necessidades o OyO desenvolveu novas funcionalidades que disponibilizam na Gestão dos Recursos Humanos:  Mapa de KM e Ajuda de Custo.  A sua empresa passa a ter maior controlo das despesas de ajudas de custo de forma mais simples e funcional, dando a cada colaborador a autonomia de inserir a suas informações e, à posteriori, a validação passa pelo seu responsável legal.

Elimina o trabalho exaustivo de inserir as informações de cada colaborador, bem como a falta de informação e dados insuficientes.

Benefícios: Maior automonia, mais controlo e mais simplicidade na gestão das despesas de ajudas de custos.

As informações podem ser exportadas para excel ou pdf para remeter ao processamento salarial, ou se preferir, pode partilhar as informações do OyO diretamente com seu contabilista, através do módulo integração com contabilidade. Saber mais.

Se tiver alguma dúvida sobre ajudas de custo, como implementar na sua empresa, quais as implicações e os seus benefícios ou quiser saber mais sobre as funcionalidades do OyO como ferramenta de registo e controlo nas ajudas de custo estamos à disposição.

Saiba mais sobre as funcionalidades do OyO aqui.

Entre em contacto connosco pelo nosso chat, através do email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Espero que tenha ajudado a tirar as suas dúvidas sobre o assunto.

Ano Novo, Nova Organização

A dias de se despedir, 2017 deixa a 2018 alguns conselhos e recomendações de ano experiente e sabedor das dificuldades que qualquer empresa pode encontrar na sua gestão diária. Por isso, e para que ao soar da última das 12 badaladas que dão as boas vindas ao Ano Novo já esteja devidamente preparado para os próximos meses, nada como começar a preparar hoje aquilo que não deve ficar para amanhã.

Defina uma estratégia que comece por ajudá-lo a “livrar-se” do excesso de bagagem armazenada em 2017, e não só. Ou seja, seguindo o princípio de que “Menos é mais”, organize toda a documentação da empresa, arquivando todos os documentos imprescindíveis ao seu funcionamento e cumprimento da legislação em vigor e deitando fora tudo o que for acessório. Uma vez em arrumações, capitalize esse espírito e disposição e organize a sua secretária e respetivas gavetas. A arrumação começa no seu espaço pessoal de trabalho e além de reflexo de si próprio, no que respeita a pensamentos e ideias, ou mesmo decisões, é um exemplo para os restantes colaboradores da Organização.

Uma vez organizada a “papelada” sugerimos que verifique tudo o que tem a ver com a saúde financeira da empresa. Afinal ninguém quer receber um novo ano sem saber o estado real das suas finanças para não ter surpresas menos agradáveis logo ao raiar de 2018. Com as despesas e as faturas devidamente arrumadas, e com a certeza de que todas as obrigações fiscais estão em ordem, é chegado o momento de planificar.

Nada transmite mais esperança de que um novo ano pode ser positivo do que fazer planos, definir objetivos e estratégias para os alcançar. É por isso chegado o momento de olhar para as ferramentas disponíveis para cumprir os desejos pedidos a cada badalada e escolher os melhores aliados. Esta é uma premissa válida tanto para objetivos de negócio, faturação e produtividade como para melhorar a gestão diária de uma organização e tornar as tarefas mais eficientes e menos penosas.

É neste cenário que surge o OyO – Organize your Office. Uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser.

Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental (para a organização de documentos), Gestão Financeira (para fazer o planeamento financeiro de 2018, iniciar a reconciliação bancária e manter o controlo desta área da empresa) e Gestão de Recursos Humanos (para planear as férias dos seus colaboradores), o que permite aumentar a produtividade da sua empresa até 30%.

O OyO está também disponível no seu smartphone através da App Mobile OyO – Organize Your Office. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

Dê as boas vindas ao novo ano surpreendendo-o com a sua capacidade de seguir conselhos e de aprender com o passado, simplificando e planificando os próximos 12 meses desde já.

Conheça todas as funcionalidades em oyo.pt/funcionalidades.

O OyO deseja-lhe um ótimo Ano 2018!
Equipa OyO

App Mobile OyO – Organize à distância

Tarefas a mais e tempo a menos é, hoje em dia, um dos maiores dramas dos tempos modernos. Seja na vida pessoal ou profissional, esta é uma realidade que nos consome e obriga a fazer malabarismos com a agenda diária numa tentativa, muitas vezes frustrada, de ser omnipresente sem comprometer nada.

Mas esta realidade não tem de ser inevitável pois é sempre possível encontrar soluções que já fazem parte do nosso dia para ultrapassar as adversidades. Colocar a tecnologia que nos “consome” diariamente a trabalhar a nosso favor é, por exemplo, uma das possibilidades. Basta, para isso, saber o que procurar e onde encontrar as soluções que podem fazer das nossas forças fraquezas e capitalizar todo o seu potencial em prol na nossa organização diária.

Os telemóveis, e os milhares de aplicações disponíveis para esse dispositivo, que se assume nos tempos que correm quase como uma extensão do nosso próprio corpo, podem ser uma das ferramentas essenciais para ajudar a aumentar a produtividade pessoal mas também a empresarial.

O recurso a apps para executar algumas das tarefas diárias associadas à gestão de um negócio pode diminuir, por exemplo, a necessidade de estar sempre presente no escritório permitindo rentabilizar o tempo poupado em deslocações a desenvolver e melhorar outros aspetos da sua empresa. Com esta possibilidade ganha a sua agenda e ganha a sua organização, que se torna mais produtiva e eficaz e, consequentemente, mais saudável e rentável.

A App Mobile OyO – Organize Your Office é uma das aplicações que pode instalar no seu smartphone transformando-o no seu “escritório” portátil onde pode executar a maior parte das tarefas administrativas. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

O OyO – Organize Your Office é uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser. Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos, e aumentar a sua produtividade até 30%.

Saiba mais em: oyo.pt/app-mobile.

Um forte abraço,
Equipa OyO