Entramos no segundo semestre de 2019!

Julho marca o início do 2º semestre, mas também é um mês em que os negócios começam a desacelerar devido às férias de verão. Para as empresas, é o mês ideal para avaliação e revisão do Planeamento e Orçamento do 1º semestre.

Se a sua empresa fez o planeamento anual, esta altura é ideal para reunir a equipa para o rever e avaliar. Comece por comparar e analisar o orçamento previsto e realizado do 1º semestre.

É importante definir os critérios de avaliação e criar um ambiente propício para troca de novas ideias e ajustes do planeamento, se necessário.

Avaliação

Controlo, avaliação e correção são pontos importantes que devem ser realizados com frequência no planeamento e orçamento, para que ajustes possam ser feitos de modo a não comprometer o crescimento da empresa.  

Para uma avaliação mais completa, sugerimos iniciar com a análise dos resultados financeiros para, a partir daí, percorrer as demais áreas: marketing, vendas, administrativo, logística, produção, etc.

Para esta fase é necessário que já tenhamos definido no início do planeamento e orçamento anual quais as metas a cumprir, por exemplo:

• Aumentar a faturação em 15%;
• Diminuir o custo de produção em 5%;
• Diminuir os custos fixos em 10%;

Com as metas bem definidas fica muito mais fácil perceber quais as ações necessárias para as alcançar, por exemplo:

• Para aumentar a faturação: investir em novos canais de vendas: e-commerce e/ou aumentar a rede de parceiros em 30%.
• Diminuir o custo de produção: investir em novas tecnologias que garantam maior produtividade.
• Diminuir os custos fixos: criar uma cultura de responsabilidade ambiental para diminuir o consumo de energia elétrica, diminuir o consumo de papel e copos descartáveis, cortar gastos desnecessários;

A nossa sugestão é que faça o planeamento financeiro de acordo com as metas e ações planeadas. Para isso, é necessário criar um orçamento mensal e preencher os resultados esperados para cada mês, de modo a conseguir fazer o acompanhamento dos mesmos. 

Assim, no final do 1º semestre é possível avaliar e analisar os resultados projetados estão alinhados com os realizados:

POSITIVO

Se os valores estão dentro do expectável ou foram ainda melhores, parabéns!!! Fizeram um ótimo trabalho e agora é hora de analisar os bons resultados e tentar melhorá-los ainda mais, se possível, para que o resultado no próximo semestre seja excelente.

• Quais os produtos que mais vendemos?
• Podemos implementar outras soluções para uma maior rentabilidade?
• A criação do novo canal de venda ajudou a aumentar a faturação?

NEGATIVO

Os valores realizados estão aquém do expectável. Neste caso, é urgente rever o planeamento e o orçamento. Tentar perceber quais as causas e as suas consequências, rever também as suas metas e suas ações, as projeções e os resultados obtidos.

Um erro muito comum no planeamento é a projeção dos resultados. A meta e as suas ações devem estar dentro da realidade da empresa, devem ser bem definidas, especificas e alcançáveis para que os resultados planeados sejam consistentes e exequíveis.

Não adianta criar uma meta de aumentar o lucro da empresa em 25% se não forem desenvolvidas ações que possam garantir o seu alcance: criar novos produtos, diminuir o custo, aumentar os canais de vendas, investir em tecnologias, etc.

CASH FLOW

Para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a controlar, avaliar e analisar o seu planeamento, o OyO | Organize Your Office disponibiliza na sua gestão financeira a funcionalidade Cash Flow.

O Cash Flow do OyO foi desenvolvido especialmente para ajudar as empresas a terem o acompanhamento de forma simples e intuitiva da sua gestão financeira desde o orçamento projetado ao realizado.

Os valores projetados são inseridos e alterados pelo utilizador, entretanto, os valores realizados são automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com os pagamentos e recebimentos lançados no OyO, tudo fica registado para acompanhamento permanente.

Se quiser saber mais sobre o Cash Flow do OyO, clique aqui.

No planeamento e na revisão periódica são os momentos certos para considerar e começar a implementar novas estratégias e tecnologias ao seu negócio.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

Se a sua empresa não fez o planeamento anual, não tem problema. Ainda vai a tempo de o fazer para o último quadrimestre, que servirá de base para o planeamento do próximo ano. 

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862