As vantagens do Software de Gestão para as Pequenas Empresas

As pequenas empresas estão cada vez mais a implementar software de gestão nos seus processos, de modo a facilitar e automatizar as tarefas diárias.

O uso da tecnologia é um diferencial competitivo pelo fato de gerar mais produtividade, tornar a informação mais acessível para tomada de decisões e conseguir um maior controlo financeiro.

Entretanto, deparamo-nos ainda com algumas empresas que continuam a resistir à implementação de soluções tecnológicas devido à falta de conhecimento ou acessibilidade a este tipo de produto/ serviço. 

Por isso, resolvemos listar as vantagens competitivas que as empresas ganham ao utilizar a tecnologia nos seus processos de gestão, desde a gestão operacional à estratégica.

Benefícios do uso da tecnologia para a gestão das pequenas empresas: 

• reduzir o desperdício de tempo agilizando processos: atividades de gestão consomem muito tempo, energia e atenção, que poderiam ser destinados à execução de tarefas estratégicas. Softwares de gestão eliminam erros corriqueiros, facilitam a procura de dados duplicados e automatiza as tarefas;
• obter informações e relatórios fidedignos: garante dados e informações fidedignas e reais que permitem uma noção correta da situação da empresa. Depois de inserir os dados no sistema, é possível estruturá-los de forma a conseguir medir os KPIs e obter informações valiosas sobre a situação da empresa;
• maior segurança: os dados estão sempre guardados em segurança, atualizados e encriptados;
• partilhar informação: dados e informações apenas precisam de ser lançados uma vez e passarão a estar disponíveis para todos os colaboradores das diferentes áreas dentro da empresa, evitando a duplicação de trabalho e facilitando a comunicação;
• reduzir custos:  além de papel e da tinta para impressora, com o controlo dos processos consegue gerir melhor os recursos da empresa;
• acessibilidade:  com a tecnologia web, as informações podem ser acedidas facilmente através de qualquer computador ou telemóvel com acesso à Internet.

Tecnologias integradas: as mais-valias para as empresas.

Automatizar processos consiste em transformar etapas e procedimentos, otimizando-os, organizando-os e padronizando-os com a ajuda da tecnologia com o objetivo de obter mais produtividade e de facilitar o trabalhos dos profissionais.

Existem no mercado ferramentas que ajudam as empresas na automatização dos seus processos, seja para atender a uma funcionalidade específica ou para um determinado setor, exemplos: software de faturação, financeiro, documental, recursos humanos, CRM, contabilidade, restauração, hotelaria etc.

Portanto, escolher um software que permita integrar com outros específicos (bancos, faturação, CRM, etc) é uma mais valia para a empresa por permitir a partilha e sincronização da informação nos diversos setores, tornando a gestão mais completa e eficiente.

Software Integrador e Global

A integração de Softwares resulta de um processo de união de soluções diferentes para que os dados contidos em cada um deles se tornem parte de um sistema maior, mais abrangente e cujas informações possam ser partilhadas de maneira fácil e rápida, automatizando as operações e simplificando as etapas do processo como um todo.

Entretanto, ainda é muito comum em empresas, mesmo de médio e grande porte, cada departamento ter o seu sistema de dados não integrando entre eles e quando há a necessidade de uma análise mais global, tornar-se difícil de interligar e comparar informações das várias origens.

Desta maneira, ao escolher um software que faça a integração com diversos outros software específicos e necessários ao negócio torna a gestão mais completa, automática e simplifica os processos, bem como ajuda na tomada de decisão por obter informações dos mais diversos setores para uma análise mais global dos dados.

Pensando nestas soluções integradas, o OyO | Organize Your Office além de disponibilizar as 3 funcionalidades essenciais na gestão de qualquer empresa: Gestão Documental, Gestão de Recursos Humanos e Gestão Financeira, tem vindo a desenvolver integrações com plataformas de faturação, contabilidade e bancos para atender às necessidades das pequenas e médias empresas.

O OyO | Organize Your Office é um software português desenvolvido por uma equipa jovem e inovadora que tem a facilidade em desenvolver soluções à medida das necessidades das empresas. Vem despontando no mercado português como um software integrador e global na gestão diária das pequenas e médias empresas.

Conclusão

Existem tecnologias desenvolvidas para cada negócio, setor e/ou departamento específico que visam automatizar e auxiliar na gestão das operações.

Todavia, é importante que estes softwares estejam conectados entre si para que a partilha de informação seja constante e que unifiquem a informação para gerar resultado único e global da empresa.

Encontrar no mercado um único software que atenda a todas as necessidades da sua empresa é uma tarefa quase impossível.

Por isso, recomendamos que ao escolher o software verifique sempre se ele permite a integração com outros softwares específicos para sincronizar e partilhar as informações, permitindo uma gestão mais completa.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862