Transformações das empresas em tempo de crise

Com a pandemia causada pelo Covid-19, trouxe, forçosamente, uma mudança de paradigma para as empresas. Pequenas, médias, ou grandes, quase todas acabaram por sofrer as consequências de um período de quarentena, com compras, movimentos e transações muito menos frequentes do que em período ‘normal’.

Como em muitas crises, a emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização das PMEs.

Crise Económica: adaptar aos novos tempos para enfrentar os desafios

Aproveitar a situação atual para impulsionar a modernização da organização da empresa é essencial para aumentar as probabilidades de sobreviver à crise que se avizinha.

As organizações que agirem rapidamente e por forma a acelerar os seus planos de digitalização podem reerguer-se mais fortes e ressurgir com os pilares e sistemas necessários para enfrentar o cenário pós-pandemia.

Ainda assim, esta adaptação inesperada apresentou dificuldades para muitas empresas. A maioria estava despreparada para iniciar o teletrabalho, desmaterializar os processos, vendo-se obrigada a adaptar-se de qualquer forma.

Felizmente, já existe tecnologia que permite às empresas trabalharem de forma mais autónoma e em qualquer lugar.

Se a sua empresa também se deparou com obstáculos neste processo de adaptação, não desanime!

A tecnologia para digitalizar os processos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na desmaterialização dos processos de uma PME, e já temos no mercado português, softwares que permitem uma melhor e mais automatizada gestão, além de garantir trabalho remoto, autonomia e controlo das atividades.

Listamos 5 motivos para sua empresa começar a utilizar tecnologia na gestão empresarial:

1. Acesso fácil e rápido as informações 

Acesso e partilha das informações entre os colaboradores de maneira mais rápida. Ao disponibilizar documentos, informações e dados na cloud é possível trabalhar num mesmo projeto, mesmo que cada colaborador esteja a trabalhar remotamente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! Os softwares de gestão empresarial estão protegidos com mecanismos, fator de dupla autenticação e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente tem a permissão.

3. Organização

Um dos problemas que mais atormenta as Pequenas e Médias Empresas é a falta de organização, principalmente quando falamos em organização documental e financeira.

Desorganização pode ter consequências graves, principalmente económicas, desde a falta planeamento de financeiro a perda de documentos, contratos, faturas que pode provocar uma enorme dor de cabeça.

A digitalização dos documentos, faturas, contratos e sua organização por pastas, processos ou projeto permite o fácil acesso, bem como maior controlo da informação e dados.

4. Controlo Financeiro

Com a crise económica, a importância de um bom planeamento e controlo financeiro é fundamental para assegurar que nesse período difícil a sua empresa esteja preparada para as adversidades.

Portanto, é essencial que todas as empresas mantenham um bom planeamento e forte controlo das suas contas.

É recomendado as empresas iniciem de imediato uma analise das suas contas, realizem um orçamento para os próximos 12 meses com medidas de contenção de despesas e/ou criação de novos produtos/serviços para aumentar suas receitas, e façam um acompanhamento período das suas contas.

5. Desmaterialização dos processos

É tempo de simplificar os processos.

Precisamos começar a desenvolver na nossa empresa a cultura do digital. Sim, esse é o primeiro passo a dar.

Existe muito a resistência do novo, da mudança. Mas é preciso educar, persistir na transformação para o digital. É natural que muitos colaboradores prefiram continuar a fazer o que sempre fizeram, mesmo que não seja a melhor e a mais produtiva forma de trabalhar.

Portanto, para desmaterializar os processos é necessário o envolvimento e comprometimento de toda a equipa. O papel do líder é muito importante para manter a equipa motivada com os novos processos e assegurar que todos os procedimentos e atividades sejam cumpridas para que tenham resultados positivos.

O OyO

Para as pequenas e médias empresas que pretendem implementar uma gestão empresarial que atendam os pontos acima, o Software OyO | Organize Your Office contempla recursos que podem ajudar na organização, desmaterialização e controlo financeiro da sua empresa.

Além de ser um software português com mais de 5 anos no mercado, possui sistema de segurança dos dados com duplo ou triplo fator de autenticação, conforme a necessidade da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

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