Gestão Documental e o Arquivo Digital – Qual a diferença?

Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.

De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.

Gestão Documental

Em primeiro lugar, importa compreender o que é um processo. Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.

A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio.  São um reflexo da organização que as empresas têm internamente.

Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.

Vantagens

  • Quando é necessário editar um documento, dá para controlar cada revisão feita de forma a que seja possível visualizar o desenvolvimento de um processo e o porquê de cada ação.
  • É mais fácil de localizar um ficheiro e controlar os fluxos de informação.
  • As informações contidas num programa de gestão documental são pesquisáveis.
  • Os erros são minimizados e, quando existem, são detetados com maior facilidade, já que a informação está centralizada e passa por menos mãos.
  • Imaginemos um inventário: perante um determinado volume, dá para perceber o histórico de alterações e ver o que aconteceu ao longo do fluxo de vendas e compras.
  • Um sistema de gestão documental aumenta também a segurança de todos os documentos, tanto no armazenamento como na partilha online, ao garantir a sua encriptação e ao permitir a gestão dos acessos a qualquer momento, o que reduz drasticamente a hipótese de ter informação a cair nas mãos erradas.
  • A maior eficiência na gestão de processos e documentos traz uma redução do custo com cópias e diminuição do espaço de arquivo físico.
  • Ao digitalizar e centralizar a informação, os documentos e processos estão disponíveis permanentemente e em qualquer lugar, a partir da aplicação de gestão documental.
  • Dá para fazer backups, automáticos ou programados, que permitem a recuperação de informações mesmo que o arquivo físico sofra danos.

 Numa analogia simples de compreender, poder-se-ia dizer que a gestão documental é como quando temos um documento que necessita de ser validado, aprovado e gerido por toda uma equipa de intervenientes, mas de forma automatizada, com uma menor necessidade de mão-de-obra e de recursos físicos (nomeadamente, espaço).

Arquivo Digital

As funções de uma biblioteca e de um arquivo parecem ser óbvias. Ambos trabalham com informações e com utilizadores, embora hajam diferenças nos requisitos operativos, processos, métodos de trabalho e objetos. No mundo digital, um arquivo é uma estrutura que engloba tecnologia, recursos humanos e normas que ditam como incorporar e permitir acessos a objetos que nele estão contidos. O seu propósito primário é dar provas de uma atividade organizacional.

O arquivo digital baseia-se no repositório digital dos ficheiros, quer sejam, ou não, em papel. Tecnicamente, podemos dizer que um arquivo digital é um conjunto de bits que constituem uma unidade lógica que pode ser interpretada por um programa de computador. É armazenado num suporte específico e apropriado, existindo apenas no meio electrónico e podendo ter uma durabilidade limitada. Isto deve-se ao facto de a tecnologia evoluir e um arquivo digital não carecer, necessariamente, de manutenção ou atualizações, podendo tornar-se obsoleto.

Na prática, o arquivo digital é um serviço que permite fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento digital de forma rápida, simples e segura. É possível controlar o acesso a estes ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes, consoante as autorizações que definirmos. Por si só, é algo limitado nas ações que permite efetuar face à gestão documental.

Sumariamente, poderíamos comparar o arquivo digital com o ato de guardar um conjunto de faturas numa pasta. Um arquivo digital pode estar contido num programa de gestão documental; já o contrário, não se aplica.

Conclusão

Embora estejamos perante duas hipóteses viáveis no que concerne a organização de documentos, um arquivo digital que pode até estar contido dentro de um sistema de gestão documental, por si só é limitador nas ações desempenhadas. 

Pode afirmar-se, então, que um programa gestão documental é a opção que faz mais sentido na maioria dos negócios, especialmente quando há perspetivas de crescimento. As suas vantagens são inegáveis dado que trazem maior organização, funcionalidade e segurança.  

Para saber mais sobre a Gestão Documental clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Ano Novo, Nova Organização

A dias de se despedir, 2017 deixa a 2018 alguns conselhos e recomendações de ano experiente e sabedor das dificuldades que qualquer empresa pode encontrar na sua gestão diária. Por isso, e para que ao soar da última das 12 badaladas que dão as boas vindas ao Ano Novo já esteja devidamente preparado para os próximos meses, nada como começar a preparar hoje aquilo que não deve ficar para amanhã.

Defina uma estratégia que comece por ajudá-lo a “livrar-se” do excesso de bagagem armazenada em 2017, e não só. Ou seja, seguindo o princípio de que “Menos é mais”, organize toda a documentação da empresa, arquivando todos os documentos imprescindíveis ao seu funcionamento e cumprimento da legislação em vigor e deitando fora tudo o que for acessório. Uma vez em arrumações, capitalize esse espírito e disposição e organize a sua secretária e respetivas gavetas. A arrumação começa no seu espaço pessoal de trabalho e além de reflexo de si próprio, no que respeita a pensamentos e ideias, ou mesmo decisões, é um exemplo para os restantes colaboradores da Organização.

Uma vez organizada a “papelada” sugerimos que verifique tudo o que tem a ver com a saúde financeira da empresa. Afinal ninguém quer receber um novo ano sem saber o estado real das suas finanças para não ter surpresas menos agradáveis logo ao raiar de 2018. Com as despesas e as faturas devidamente arrumadas, e com a certeza de que todas as obrigações fiscais estão em ordem, é chegado o momento de planificar.

Nada transmite mais esperança de que um novo ano pode ser positivo do que fazer planos, definir objetivos e estratégias para os alcançar. É por isso chegado o momento de olhar para as ferramentas disponíveis para cumprir os desejos pedidos a cada badalada e escolher os melhores aliados. Esta é uma premissa válida tanto para objetivos de negócio, faturação e produtividade como para melhorar a gestão diária de uma organização e tornar as tarefas mais eficientes e menos penosas.

É neste cenário que surge o OyO – Organize your Office. Uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser.

Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental (para a organização de documentos), Gestão Financeira (para fazer o planeamento financeiro de 2018, iniciar a reconciliação bancária e manter o controlo desta área da empresa) e Gestão de Recursos Humanos (para planear as férias dos seus colaboradores), o que permite aumentar a produtividade da sua empresa até 30%.

O OyO está também disponível no seu smartphone através da App Mobile OyO – Organize Your Office. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

Dê as boas vindas ao novo ano surpreendendo-o com a sua capacidade de seguir conselhos e de aprender com o passado, simplificando e planificando os próximos 12 meses desde já.

Conheça todas as funcionalidades em oyo.pt/funcionalidades.

O OyO deseja-lhe um ótimo Ano 2018!
Equipa OyO

App Mobile OyO – Organize à distância

Tarefas a mais e tempo a menos é, hoje em dia, um dos maiores dramas dos tempos modernos. Seja na vida pessoal ou profissional, esta é uma realidade que nos consome e obriga a fazer malabarismos com a agenda diária numa tentativa, muitas vezes frustrada, de ser omnipresente sem comprometer nada.

Mas esta realidade não tem de ser inevitável pois é sempre possível encontrar soluções que já fazem parte do nosso dia para ultrapassar as adversidades. Colocar a tecnologia que nos “consome” diariamente a trabalhar a nosso favor é, por exemplo, uma das possibilidades. Basta, para isso, saber o que procurar e onde encontrar as soluções que podem fazer das nossas forças fraquezas e capitalizar todo o seu potencial em prol na nossa organização diária.

Os telemóveis, e os milhares de aplicações disponíveis para esse dispositivo, que se assume nos tempos que correm quase como uma extensão do nosso próprio corpo, podem ser uma das ferramentas essenciais para ajudar a aumentar a produtividade pessoal mas também a empresarial.

O recurso a apps para executar algumas das tarefas diárias associadas à gestão de um negócio pode diminuir, por exemplo, a necessidade de estar sempre presente no escritório permitindo rentabilizar o tempo poupado em deslocações a desenvolver e melhorar outros aspetos da sua empresa. Com esta possibilidade ganha a sua agenda e ganha a sua organização, que se torna mais produtiva e eficaz e, consequentemente, mais saudável e rentável.

A App Mobile OyO – Organize Your Office é uma das aplicações que pode instalar no seu smartphone transformando-o no seu “escritório” portátil onde pode executar a maior parte das tarefas administrativas. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

O OyO – Organize Your Office é uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser. Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos, e aumentar a sua produtividade até 30%.

Saiba mais em: oyo.pt/app-mobile.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

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Um forte abraço,
Equipa OyO

Responsabilidade Ambiental – Green Company

Ajudar a cuidar do nosso planeta!

Quando pensamos em Responsabilidade Ambiental pensamos que este é um assunto que apenas diz respeito às Grandes Empresas e que as Pequenas e Médias Empresas não têm grandes recursos para ajudar a melhorar o meio ambiente. Pura ilusão!

A Responsabilidade Ambiental está nas atitudes e nas decisões que cada um de nós toma no seu dia-a-dia. É uma forma de estar e de agir que pode começar com pequenas mudanças de comportamento nas nossas tarefas diárias e que rapidamente se transformam em hábitos com impactos positivos, não só no meio ambiente como também na produtividade da nossa empresa.

Sugerimos que comece por tentar implementar na sua empresa alguns dos conselhos e dicas que lhe deixamos de seguida de forma a perceber como pequenos gestos podem ter um impacto direto no meio ambiente, e também na saúde financeira da sua organização:

1. Se utiliza copos descartáveis para café ou água que tal substituí-los por canecas ou copos permanentes?!
Se cada colaborador utilizar três copos descartáveis por dia, no final do ano um único colaborador terá usado e descartado 700 copos. Além do custo associado, cada copo demora 250 anos para se decompor.

2. Se utilizar lâmpadas incandescentes substitua-as por lâmpadas fluorescentes compactas, que ajudam a diminuir o consumo de energia e o custo mensal com eletricidade. Sempre que possível ilumine os espaços com luz natural. É mais saudável e não tem custos. Se possível, abra as janelas e deixe circular o ar para renovar a atmosfera e reduzir, ou evitar, a utilização do ar condicionado, que também contribui para elevados consumos energéticos e impacta negativamente o meio ambiente.

3. Se está a pensar imprimir um documento pense antes de o fazer. Porque não partilhar esse documento através de uma plataforma virtual que, além de evitar que este se perca, agiliza o tempo de resposta e permite economizar papel, reduzindo custos operacionais. A impressão de um documento, além dos custos energéticos associados à ativação da impressora, representa ainda gastos com consumíveis (como toner) e com papel, aos quais se juntam os impactos no meio ambiente. Se chegar à conclusão de que precisa mesmo de imprimir, opte pelo papel reciclado. Uma tonelada de papel reciclado evita o abate de 15 a 20 árvores, permite economizar 50% de energia elétrica e ainda previne a emissão de 30 quilos de gases poluentes para a atmosfera.

Estas dicas são simples e fáceis de implementar e podem ter um impacto significativo na “saúde” do planeta. A utilização do OyO, que permite a desmaterialização dos documentos, poderá ajudá-lo ainda mais a contribuir para um consumo mais consciente do papel e a reduzir a sua pegada ecológica, nomeadamente no que diz respeito à devastação das florestas e à emissão de gases poluentes para a atmosfera. A nossa aplicação web foi pensada para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se, mas também para criar atitudes responsáveis em relação ao planeta. O nosso sistema de digitalização de documentos, o workflow simplificado, a aprovação de documentos online, entre outras valências disponíveis no OyO, ajudam a diminuir o consumo do papel e a reduzir os custos com consumíveis associados ao normal funcionamento de uma impressora, mas também a reduzir os tempos de espera nas aprovações de documentos, uma vez que estas podem ser feitas onde e quando precisar, agilizando a circulação da informação em tempo real.

É importante que cada empresa faça a sua parte, sejam micro ou grandes empresas, pois a Responsabilidade Ambiental é de todos. Com a introdução de pequenas mudanças no seu escritório pode, com certeza, ter um grande impacto no planeta. O OyO pretende ser uma das pequenas mudanças que pode implementar na sua organização para, de alguma forma, ajudar na causa ambiental. Tornar as empresas mais produtivas, ao mesmo tempo que se tornam responsáveis a nível ambiental, é a nossa missão.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Bem-vindo ao OyO!

O OyO tem uma nova imagem e ganhou um logótipo mais clean.

Mas não foi só o logótipo que mudou…

O site está mais simples, o que permite uma navegação mais fácil e intuitiva, e a informação sobre os nossos serviços e planos surge agora mais detalhada.

Para celebrar esta nova fase convidamo-lo a experimentar gratuitamente, durante 15 dias, o Plano Premium do OyO. Durante esse período poderá testar todas as funcionalidades da ferramenta e avaliar qual o plano que melhor se adequa à sua empresa.

O nosso objetivo com o OyO é ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se e a tornarem o seu dia-a-dia mais produtivo.

A melhoria contínua do OyO e da sua experiência é uma das nossas missões e, por isso, pedimos que partilhe connosco a sua opinião sobre as mudanças agora feitas no site. A nossa equipa está sempre disponível para ouvir os seus comentários e agir em conformidade com as suas opiniões e necessidades.

Se ainda não é cliente OyO aproveite o período experimental. Registe-se agora e teste gratuitamente esta nova ferramenta que irá ajudá-lo a organizar a sua empresa.

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Um forte abraço,
Equipa OyO