Transformações das empresas em tempo de crise

Com a pandemia causada pelo Covid-19, trouxe, forçosamente, uma mudança de paradigma para as empresas. Pequenas, médias, ou grandes, quase todas acabaram por sofrer as consequências de um período de quarentena, com compras, movimentos e transações muito menos frequentes do que em período ‘normal’.

Como em muitas crises, a emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização das PMEs.

Crise Económica: adaptar aos novos tempos para enfrentar os desafios

Aproveitar a situação atual para impulsionar a modernização da organização da empresa é essencial para aumentar as probabilidades de sobreviver à crise que se avizinha.

As organizações que agirem rapidamente e por forma a acelerar os seus planos de digitalização podem reerguer-se mais fortes e ressurgir com os pilares e sistemas necessários para enfrentar o cenário pós-pandemia.

Ainda assim, esta adaptação inesperada apresentou dificuldades para muitas empresas. A maioria estava despreparada para iniciar o teletrabalho, desmaterializar os processos, vendo-se obrigada a adaptar-se de qualquer forma.

Felizmente, já existe tecnologia que permite às empresas trabalharem de forma mais autónoma e em qualquer lugar.

Se a sua empresa também se deparou com obstáculos neste processo de adaptação, não desanime!

A tecnologia para digitalizar os processos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na desmaterialização dos processos de uma PME, e já temos no mercado português, softwares que permitem uma melhor e mais automatizada gestão, além de garantir trabalho remoto, autonomia e controlo das atividades.

Listamos 5 motivos para sua empresa começar a utilizar tecnologia na gestão empresarial:

1. Acesso fácil e rápido as informações 

Acesso e partilha das informações entre os colaboradores de maneira mais rápida. Ao disponibilizar documentos, informações e dados na cloud é possível trabalhar num mesmo projeto, mesmo que cada colaborador esteja a trabalhar remotamente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! Os softwares de gestão empresarial estão protegidos com mecanismos, fator de dupla autenticação e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente tem a permissão.

3. Organização

Um dos problemas que mais atormenta as Pequenas e Médias Empresas é a falta de organização, principalmente quando falamos em organização documental e financeira.

Desorganização pode ter consequências graves, principalmente económicas, desde a falta planeamento de financeiro a perda de documentos, contratos, faturas que pode provocar uma enorme dor de cabeça.

A digitalização dos documentos, faturas, contratos e sua organização por pastas, processos ou projeto permite o fácil acesso, bem como maior controlo da informação e dados.

4. Controlo Financeiro

Com a crise económica, a importância de um bom planeamento e controlo financeiro é fundamental para assegurar que nesse período difícil a sua empresa esteja preparada para as adversidades.

Portanto, é essencial que todas as empresas mantenham um bom planeamento e forte controlo das suas contas.

É recomendado as empresas iniciem de imediato uma analise das suas contas, realizem um orçamento para os próximos 12 meses com medidas de contenção de despesas e/ou criação de novos produtos/serviços para aumentar suas receitas, e façam um acompanhamento período das suas contas.

5. Desmaterialização dos processos

É tempo de simplificar os processos.

Precisamos começar a desenvolver na nossa empresa a cultura do digital. Sim, esse é o primeiro passo a dar.

Existe muito a resistência do novo, da mudança. Mas é preciso educar, persistir na transformação para o digital. É natural que muitos colaboradores prefiram continuar a fazer o que sempre fizeram, mesmo que não seja a melhor e a mais produtiva forma de trabalhar.

Portanto, para desmaterializar os processos é necessário o envolvimento e comprometimento de toda a equipa. O papel do líder é muito importante para manter a equipa motivada com os novos processos e assegurar que todos os procedimentos e atividades sejam cumpridas para que tenham resultados positivos.

O OyO

Para as pequenas e médias empresas que pretendem implementar uma gestão empresarial que atendam os pontos acima, o Software OyO | Organize Your Office contempla recursos que podem ajudar na organização, desmaterialização e controlo financeiro da sua empresa.

Além de ser um software português com mais de 5 anos no mercado, possui sistema de segurança dos dados com duplo ou triplo fator de autenticação, conforme a necessidade da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

Para saber mais sobre O OyO| Organize Your Office – Software de Gestão Empresarial clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Ajudas de Custo – Valores para 2019

Se a sua empresa oferece ou pretende oferecer ajuda de custo para os seus colaboradores é importante ficar atento e seguir algumas indicações neste artigo.

Leia o texto e saiba tudo sobre ajuda de custo: a quem e qual o valor que devo atribuir, se é ou não obrigatório.

As ajudas de custo são importâncias atribuídas pela entidade patronal, com vista a compensar as despesas dos seus colaboradores ao serviço da empresa. Podem aplicar-se a deslocações, refeições, dormidas ou estadias completas, em território nacional ou no estrangeiro.

As ajudas de custo são contempladas oficialmente no setor público, entretanto é uma prática muito comum e seguida pelo setor privado, mesmo que não obrigatória.

A tabela a seguir define os montantes de ajudas de custo para o setor publico, esses valores estão definidos por Lei. Servem de referência para o setor privado, apesar destas empresas não serem obrigadas a pagar as ajudas de custo.

Subsídio de transporte valor por KM:



Subsídio de Alimentação:


Valor da diária em Portugal e no estrangeiro :



Tributação em IRS e Segurança Social das ajudas de custo

Desde que os valores das ajudas de custo não ultrapassem os que estão definidos na lei, ou seja, os valores acima referidos, estão isentos.

Já as que forem pagas acima dos limites legais são tributadas normalmente, isto é, acrescem à remuneração para efeitos de determinação da taxa de IRS a aplicar. Também ficam sujeitas a contribuições para a Segurança Social

Todas as deslocações contam?

Nem todas. A lei refere dois tipos de deslocação em território nacional para a atribuição das ajudas de custo: as diárias ou por dias sucessivos.

Nas deslocações diárias feitas em solo nacional, as ajudas de custo são válidas para distâncias superiores a 20 Km, contadas a partir do domicílio e, nos casos das deslocações por dias sucessivos, o limite mínimo para ter direito a ajudas de custo está fixado nos 50 Km.

Registo e Controlo de Ajudas de Custo

Se a sua empresa oferece ajudas de custo para os seus colaboradores ou pretenda oferece, é importante contar com uma ferramenta que possa registar e controlar todas as despesas, desde deslocamento às diárias por colaborador.

A pensar nestas necessidades o OyO desenvolveu novas funcionalidades que disponibilizam na Gestão dos Recursos Humanos:  Mapa de KM e Ajuda de Custo.  A sua empresa passa a ter maior controlo das despesas de ajudas de custo de forma mais simples e funcional, dando a cada colaborador a autonomia de inserir a suas informações e, à posteriori, a validação passa pelo seu responsável legal.

Elimina o trabalho exaustivo de inserir as informações de cada colaborador, bem como a falta de informação e dados insuficientes.

Benefícios: Maior automonia, mais controlo e mais simplicidade na gestão das despesas de ajudas de custos.

As informações podem ser exportadas para excel ou pdf para remeter ao processamento salarial, ou se preferir, pode partilhar as informações do OyO diretamente com seu contabilista, através do módulo integração com contabilidade. Saber mais.

Se tiver alguma dúvida sobre ajudas de custo, como implementar na sua empresa, quais as implicações e os seus benefícios ou quiser saber mais sobre as funcionalidades do OyO como ferramenta de registo e controlo nas ajudas de custo estamos à disposição.

Saiba mais sobre as funcionalidades do OyO aqui.

Entre em contacto connosco pelo nosso chat, através do email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Espero que tenha ajudado a tirar as suas dúvidas sobre o assunto.

Protocolo OyO e AECC

Mais uma parceria formada entre o OyO| Organize Your Office e a Associação Empresarial do Concelho de Cascais – AECC

AECC é uma associação Empresarial que abrange diversos ramos de atividade; restauração, serviços, comércio a retalho, comércio por grosso e indústria.

Desde de 1913, data em que foi criada, que a Associação tem história de trabalho e apoio às indústrias. Mas foi no ano de 2003 que passou por uma grande reestruturação e alargou o âmbito de atuação nos mais diversos ramos empresariais.

Dentre os serviços oferecidos aos seus associados estão apoio ao Empresário, económico, jurídico, segurança alimentar, medicina do trabalho, comunicação e imagem, formação profissional, aluguer de espaço e catálogo de formação paga.

Conheça mais sobre a AECC aqui

Para melhorar o desempenho e desenvolvimento empresarial, a AECC e o OyO juntaram-se para oferecer aos seus associados o Software OyO que dispõem desde a Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos, a funcionalidades que automatizam e simplificam a gestão diária das empresas, tornando-as mais produtivas e mais organizadas.

Para além de oferecer o software OyO com condições especiais aos Associados, a AECC e o OyO pretendem alargar a parceria e oferecer conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas

Se pretende saber as condições especiais para Associados AECC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Parceria de sucesso para ajudar a sua Empresa a crescer!

Associados AECC fiquem atentos as novidades exclusivas que temos para si.

 

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.