Cash Flow – A importância desta ferramenta para a sua empresa

O Cash Flow ou fluxo de caixa é uma ferramenta muito útil para monitorar e controlar a saúde financeira de uma empresa. É importante que todas as empresas tenham um Cash Flow. É simples e fácil de usar, mas com um poder muito forte e decisório na Gestão Financeira, seja de uma pequena, média ou grande empresa.

Se a sua empresa ainda não tem, você pode criar um Cash Flow através de folhas de cálculos ou pode utilizar o módulo Cash Flow que o OyO disponibiliza na funcionalidade Gestão Financeira.

(Imagem Ilustrativa)

Nele todas as movimentações financeiras devem ser registadas: entradas/recebimentos e saídas/pagamentos. É necessário que os registos sejam detalhados e atualizados para que o Cash Flow cumpra o seu propósito: monitorar, controlar, analisar e evitar erros e gargalos financeiros.

O Cash Flow Projectado dá uma previsão futura mais próxima da realidade financeira para um determinado período e ajuda a acompanhar se as projeções correspondem efetivamente à realidade. É através do Cash Flow que podemos verificar se há necessidades de ajustar ou realocar recursos, bem como detetar falhas e corrigi-los ao longo do período.

O Cash Flow Realizado são informações financeiras efetivamente realizadas. Com a Aplicação OyO essas informações são preenchidas automaticamente pelo sistema.

8 Aplicações do Cash Flow para a Empresa:

– Projectar os recebimentos e pagamentos futuros
– Acompanhar os recebimentos e pagamentos realizado
– Planear as finanças no curto, médio e longo prazo (recomendado por período de 12 meses)
– Comparar Recebimentos X Vendas: as vendas realizadas estão dentro do previsto para o mês? Há atrasos nas entradas/recebimentos? Os atrasos comprometem os pagamentos previsto?
– Comparar as despesas previstas com as realizáveis: Ex: os gastos com despesas estão acima do previsto? É preciso diminuir as despesas? É necessário realocar recursos para outras áreas?
– Avaliar se os recebimentos serão suficientes para cobrir os pagamentos previstos
– Detetar gargalos financeiros: possibilitando renegociar prazos, captar recursos, financiamentos, empréstimos
– Verificar o saldo atual

Como já falámos, é importante manter atualizado o registo de entrada e saída de todas as movimentações.  O Cash Flow é uma excelente ferramenta, mas só será realmente eficaz se a informação registada for a mais realista possível.

Se quiser saber mais como funciona o módulo Cash Flow do OyO e todas as funcionalidades que o OyO dispõe para melhor organizar a sua empresa, entre no site oyo.pt.

 

Um abraço,
Equipa OyO

7 Dicas Para Usar o OyO – Organize Your Office

Olá!
Seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO.

 

Dica #1:
Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos.

Dica #2:
Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidade, bancos, SAF-T, e-fatura, pastas, classificações, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.
Mas se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica #3:
Não passe mais que 2 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso. Nâo pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas. Vá com calma e sempre.

Dica #4:
Para facilitar, decida em que ocasião se poderá dedicar totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.
Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.
Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados sem prejudicar o restante trabalho.

Dica #5:
Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los quando da altura de os transferir para o OyO.
Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser destruídos, reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.
Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado OyO. Assim conseguirá aceder rapidamente os documentos, organizá-los e classificá-los. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.
Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica #6:
Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo “machine learning” e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.
Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica #7:
Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.
Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias. 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve,
Equipa OyO

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.