O papel da tecnologia na estratégia das PME

Os investimentos cada vez maiores em tecnologia e as iniciativas nas áreas dos negócios digitais, são também formas estratégicas pensadas pelas empresas para se diferenciarem, melhorarem a sua eficiência e conseguirem gerar novas fontes de receita, tentando contornar as crises cada vez mais recorrentes nos últimos anos.  Um dos sectores com maior expansão é o de softwares de automatização de funções que são aproveitados de forma recuperar a produtividade perdida em processos repetitivos de organização e gestão.

No fundo, o investimento ao nível tecnológico traz agregado um aumento da competitividade no mercado, servindo para melhorar também a capacidade de resposta a novos requisitos de negócio na tentativa primordial da satisfação do cliente. Embora haja empresas que ainda menosprezam esta área, encarando-a como mais um acréscimo de custos, é indicutível que a utilização destas tecnologias é uma mais valia por gerar benefícios, melhorias estratégicas, maturidade nos processos, transparência, entre outras vantagens e, por essas razões não deve entrar no balanço financeiro como um gasto e, sim, como investimento. Isso porque aquilo que é investido em desenvolvimento tecnológico, gera um retorno muitas vezes até a curto prazo.  Ramon Martin, CEO da Ricoh Portugal e Espanha explica:

 “as PME portuguesas parecem ser, em alguns casos, mais ambiciosas que as europeias. Dadas as condições complexas do mercado, os líderes empresariais estão ansiosos por identificar novas oportunidades a tempo e obter a máxima recompensa”.

Segundo um estudo da Ricoh, um dos fatores que poderá estar a travar o desenvolvimento das PME europeias, é a hierarquização dentro da empresa, ou seja, a estrutura interna da empresa muitas vezes impede a capitalização das alterações do mercado, faltando recursos para o investimento em novas tecnologias. Esta situação leva à necessidade de priorizar os investimentos de forma mais inteligente.

Melhorias na imagem também podem advir do investimento em tecnologia.
A imagem que a empresa transimite para o mercado, é um fator muito importante e um dos responsáveis pela notoriedade e pelo interesse ou desinteresse por parte do cliente.

Além da boa base estrutural de uma empresa, a imagem vai sendo construída por aquilo que é oferecido ao cliente e pelos fatores diferenciadores mais atrativos como a agilidade, o bom atendimento, os preços competitivos e também as soluções ou produtos inovadores.

Porque é importante investir em tecnologia? Listamos 5 vantagens que devem ser consideradas pelas empresas que ainda vêm o investimento em tecnologia apenas como um custo.

• Disponibiliza soluções e ferramentas para que a empresa se mantenha sempre ativa e competitiva no mercado;

• Proporciona um controlo e um contacto mais ativo, quer a nível dos recursos humanos quer ao nível da proteção de dados (principalmente aos que dizem respeito a clientes). A tecnologia atual fornece processos de gestão de dados eficazes (armazenamento de informações em nuvem e softwares de backup eficientes, seguros e com uma cada vez maior capacidade para um maior volume de dados);

• Automatiza e agiliza processos. Um dos principais entraves à produtividade são os processos que ainda são realizados manualmente e que poderiam ser otimizados com o uso de novas tecnologias que garantisse mais qualidade e menos tempo na sua execução;

• Permite a obtenção de relatórios diários, mensais, semestrais e/ou anuais sobre a empresa para analise e acompanhamento dos resultados em tempo real de modo a que se consigam identificar os principais problemas e agir de forma mais assertiva e imediata para a sua resolução;

• Contribui para um bom desempenho, uniformidade, estabilidade, rapidez, eficiência e produtividade das equipas.

Cada vez mais dinâmico, o mundo pede soluções rápidas e eficientes para todos os processos de uma organização e a estagnação já não tem espaço no mercado moderno, a todos os níveis. As empresas que não pensarem o investimento em tecnologia como uma estratégia e um fator de competitividade e vantagem, correm o risco de se tornar obsoletas e encaradas como pouco atrativas no mercado. Após o reconhecimento das vantagens, este é um processo de adaptação que requer planeamento e investimento, mas que acarreta benefícios e melhorias significativas nos resultados.

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.