Transformações das empresas em tempo de crise

Com a pandemia causada pelo Covid-19, trouxe, forçosamente, uma mudança de paradigma para as empresas. Pequenas, médias, ou grandes, quase todas acabaram por sofrer as consequências de um período de quarentena, com compras, movimentos e transações muito menos frequentes do que em período ‘normal’.

Como em muitas crises, a emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização das PMEs.

Crise Económica: adaptar aos novos tempos para enfrentar os desafios

Aproveitar a situação atual para impulsionar a modernização da organização da empresa é essencial para aumentar as probabilidades de sobreviver à crise que se avizinha.

As organizações que agirem rapidamente e por forma a acelerar os seus planos de digitalização podem reerguer-se mais fortes e ressurgir com os pilares e sistemas necessários para enfrentar o cenário pós-pandemia.

Ainda assim, esta adaptação inesperada apresentou dificuldades para muitas empresas. A maioria estava despreparada para iniciar o teletrabalho, desmaterializar os processos, vendo-se obrigada a adaptar-se de qualquer forma.

Felizmente, já existe tecnologia que permite às empresas trabalharem de forma mais autónoma e em qualquer lugar.

Se a sua empresa também se deparou com obstáculos neste processo de adaptação, não desanime!

A tecnologia para digitalizar os processos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na desmaterialização dos processos de uma PME, e já temos no mercado português, softwares que permitem uma melhor e mais automatizada gestão, além de garantir trabalho remoto, autonomia e controlo das atividades.

Listamos 5 motivos para sua empresa começar a utilizar tecnologia na gestão empresarial:

1. Acesso fácil e rápido as informações 

Acesso e partilha das informações entre os colaboradores de maneira mais rápida. Ao disponibilizar documentos, informações e dados na cloud é possível trabalhar num mesmo projeto, mesmo que cada colaborador esteja a trabalhar remotamente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! Os softwares de gestão empresarial estão protegidos com mecanismos, fator de dupla autenticação e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente tem a permissão.

3. Organização

Um dos problemas que mais atormenta as Pequenas e Médias Empresas é a falta de organização, principalmente quando falamos em organização documental e financeira.

Desorganização pode ter consequências graves, principalmente económicas, desde a falta planeamento de financeiro a perda de documentos, contratos, faturas que pode provocar uma enorme dor de cabeça.

A digitalização dos documentos, faturas, contratos e sua organização por pastas, processos ou projeto permite o fácil acesso, bem como maior controlo da informação e dados.

4. Controlo Financeiro

Com a crise económica, a importância de um bom planeamento e controlo financeiro é fundamental para assegurar que nesse período difícil a sua empresa esteja preparada para as adversidades.

Portanto, é essencial que todas as empresas mantenham um bom planeamento e forte controlo das suas contas.

É recomendado as empresas iniciem de imediato uma analise das suas contas, realizem um orçamento para os próximos 12 meses com medidas de contenção de despesas e/ou criação de novos produtos/serviços para aumentar suas receitas, e façam um acompanhamento período das suas contas.

5. Desmaterialização dos processos

É tempo de simplificar os processos.

Precisamos começar a desenvolver na nossa empresa a cultura do digital. Sim, esse é o primeiro passo a dar.

Existe muito a resistência do novo, da mudança. Mas é preciso educar, persistir na transformação para o digital. É natural que muitos colaboradores prefiram continuar a fazer o que sempre fizeram, mesmo que não seja a melhor e a mais produtiva forma de trabalhar.

Portanto, para desmaterializar os processos é necessário o envolvimento e comprometimento de toda a equipa. O papel do líder é muito importante para manter a equipa motivada com os novos processos e assegurar que todos os procedimentos e atividades sejam cumpridas para que tenham resultados positivos.

O OyO

Para as pequenas e médias empresas que pretendem implementar uma gestão empresarial que atendam os pontos acima, o Software OyO | Organize Your Office contempla recursos que podem ajudar na organização, desmaterialização e controlo financeiro da sua empresa.

Além de ser um software português com mais de 5 anos no mercado, possui sistema de segurança dos dados com duplo ou triplo fator de autenticação, conforme a necessidade da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

Para saber mais sobre O OyO| Organize Your Office – Software de Gestão Empresarial clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

24/06/2020 App Mobile, Arquivo Digital, Gestão Documental, Gestão Financeira, Organização, Software, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Dicas OyO!

Olá, seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO e simplificar as suas tarefas diárias.

Dica#1

Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos

Dica#2

Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidades, bancos, SAF-T, E-fatura, pastas, classificações à medida das necessidades do seu negócio, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.

Veja qual será para si a melhor maneira de introduzir os documentos no sistema (digitalizado, enviando para o email automático, sincronizando com Dropbox, etc).

Se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica#3

É importante alimentar o sistema para que não tenha documentos em atraso, mas não passe mais que 1 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso.

Não pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas.

Dica#4

Para facilitar, decida em que ocasião será mais oportuno dedicar-se totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.

Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.

Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados e atualizados, sem prejudicar o restante trabalho.

Dica#5

Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los aquando do momento de os transferir para o OyO.

Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser eliminados/reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.

Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado do OyO. Assim conseguirá acedê-los rapidamente para os classificar e organizar. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.

Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica#6

Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo e baseando-se nos parâmetros das introduções anteriores (machine learning) e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.

Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica#7

Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.

Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve.

Equipa OyO

11/06/2019 Organização Comentários fechados em Dicas OyO!

Protocolo OyO e AECC

Mais uma parceria formada entre o OyO| Organize Your Office e a Associação Empresarial do Concelho de Cascais – AECC

AECC é uma associação Empresarial que abrange diversos ramos de atividade; restauração, serviços, comércio a retalho, comércio por grosso e indústria.

Desde de 1913, data em que foi criada, que a Associação tem história de trabalho e apoio às indústrias. Mas foi no ano de 2003 que passou por uma grande reestruturação e alargou o âmbito de atuação nos mais diversos ramos empresariais.

Dentre os serviços oferecidos aos seus associados estão apoio ao Empresário, económico, jurídico, segurança alimentar, medicina do trabalho, comunicação e imagem, formação profissional, aluguer de espaço e catálogo de formação paga.

Conheça mais sobre a AECC aqui

Para melhorar o desempenho e desenvolvimento empresarial, a AECC e o OyO juntaram-se para oferecer aos seus associados o Software OyO que dispõem desde a Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos, a funcionalidades que automatizam e simplificam a gestão diária das empresas, tornando-as mais produtivas e mais organizadas.

Para além de oferecer o software OyO com condições especiais aos Associados, a AECC e o OyO pretendem alargar a parceria e oferecer conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas

Se pretende saber as condições especiais para Associados AECC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Parceria de sucesso para ajudar a sua Empresa a crescer!

Associados AECC fiquem atentos as novidades exclusivas que temos para si.

 

05/06/2019 Associação, Organização, Parcerias, Protocolo, Software de Gestão Comentários fechados em Protocolo OyO e AECC

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

Partilhe, por favor, o seu feedback nos comentários.

Um forte abraço,
Equipa OyO

22/09/2017 Organização No comments yet
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