Contabilidade Digital: Tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade

Com o advento das tecnologias, é natural que a revolução digital já tenha chegado aos escritórios de contabilidade. Mas o que é que isto significa para o cliente? Quais os benefícios da contabilidade digital? Será que a tecnologia traz vantagens à organização empresarial?

Vamos explorar!

O que é a Contabilidade Digital?

Não, os contabilistas não foram substituídos por computadores e deixaram de ser necessários! As suas tarefas simplesmente se adaptaram à nova era digital, revolucionando a organização empresarial através da utilização de softwares de gestão financeira.

A contabilidade digital procura utilizar a tecnologia disponível para tornar os processos mais eficientes nos escritórios de contabilidade.

Já lá vai o tempo em que os contabilistas preenchiam planilhas contabilísticas manualmente. Atualmente, a maioria desses processos acontecem de forma automática ou semiautomática graças a softwares de gestão financeira. Os contabilistas passam a ter um trabalho muito mais analítico, mas não menos importante. Pelo contrário! Cabe-lhes a responsabilidade de analisar dados contabilísticos, interpretá-los, gerar relatórios e aconselhar os gestores em processos de tomada de decisão.

Os benefícios da Contabilidade Digital

Neste momento pode estar a pensar “Certo, mas, como cliente, o que me importa a contabilidade digital? Só quero que o escritório de contabilidade apresente o trabalho feito! De forma manual ou digital, não importa. Só me interessa o resultado.” Bom, a verdade é que importa mesmo! A utilização de softwares de gestão financeira no escritório de contabilidade do qual é cliente pode trazer-lhe vários benefícios e tornar os processos bem mais simples e eficientes para si também.

Destacamos abaixo 3 motivos para acompanhar as tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade.

1. Acesso fácil e rápido as informações

Quando os escritórios de contabilidade utilizam softwares de gestão financeira, isto torna possível que a informação esteja salva online, na nuvem, acessível em qualquer altura e lugar. Embora isto seja uma grande vantagem para os contabilistas em si, que podem aceder a informações financeiras dos seus clientes em tempo real, também facilita a vida dos próprios clientes. Se a informação está sempre acessível aos profissionais, também pode estar para os clientes através de aplicações ou websites. Além disso, já não precisa de enviar todas a informações e documentos de forma repetida. As capacidades de cruzamento e agregação de dados dos softwares de gestão financeira facilitam a organização empresarial, poupando tempo ao contabilista e ao cliente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! A contabilidade digital oferece mais recursos para proteger dados sensíveis que a contabilidade tradicional, mesmo estando acessível à distância de um clique. Os softwares de gestão financeira estão protegidos com mecanismos e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente precisam de os ver. As suas informações estão seguras!

3. Atendimento de melhor qualidade

Como poderá deduzir das vantagens identificadas acima, é natural assumir que a simplificação dos processos dos escritórios de contabilidade se traduza num atendimento de melhor qualidade ao cliente, pois permite um maior enfoque no serviço prestado.

A tecnologia disponível no mercado e os softwares de gestão financeira permitem que o contabilista se desprenda das atividades manuais rotineiras, libertando tempo que pode ser dedicado a apoiar diretamente o cliente. Além disso, o facto de as ferramentas de contabilidade digital disponibilizarem toda a informação de forma estruturada e imediata, permite que o contabilista responda às dúvidas do cliente em tempo real e resolva com rapidez qualquer problema que possa surgir no processo. Esta vertente mais estratégica do trabalho do “novo” contabilista, na era da tecnologia, leva a que o serviço prestado ao cliente não seja apenas um serviço contabilístico, como no passado, mas seja verdadeiramente um serviço de contabilidade consultiva.

Destacamos 3 motivos para acompanhar as tecnologias nos escritórios de contabilidade, mas a verdade é que os benefícios que a contabilidade digital pode trazer para o seu dia a dia são muitos mais! A tecnologia pretende, acima de tudo, tornar a vida dos seus utilizadores um pouco mais fácil, e isso é sem dúvida conseguido nos escritórios de contabilidade com um bom software de gestão financeira.

Confirme que o seu escritório de contabilidade está equipado com a mais recente tecnologia e fornece um serviço de contabilidade digital. As possibilidades de suporte estratégico que um contabilista pode dar ao estar liberto de tarefas manuais e rotineiras são infinitas. A contabilidade consultiva é o futuro da contabilidade. Não fique preso no passado!

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital.

Temos o modulo de Integração com Contabilidade que possibilita a partilha constante e direta da informação financeira no software OyO com o software de contabilidade, garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo tanto pela sua empresa, quanto pelo seu contabilista.

Se pretende maior proximidade entre si e o seu contabilista através de um software que permite a partilha de documentos e informações financeiras, segura, automática e simples, fale connosco.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

Para saber mais sobre O OyO| Organize Your Office – Software de Gestão Empresarial clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

OyO: Gestão Documental na Cloud e integração com Dropbox

Com o volume de informação a que todos estamos sujeitos, questões como segurança e armazenamento de dados são preocupações cada vez mais fundamentadas.

ARMAZENAMENTO NA CLOUD

Um dos recursos mais utilizados e que tem vindo a crescer nos últimos anos é o serviço de armazenamento na cloud

O armazenamento na cloud permite o arquivo de dados, documentos, imagens e vídeos, garantindo a segurança e facilidade de acesso aos documentos onde e quando necessário, através da internet.

Vantagens:

  • acessibilidade e mobilidade: acesso às informações sempre que precisar;
  • segurança: backups automáticos, segurança dos dados e encriptação da informação ( garante que os dados sejam invioláveis);
  • Partilha: é possível a partilha de dados com outros utilizadores;
  • Espaço de armazenamento: outra vantagem de ter o armazenamento na cloud é o espaço disponível (ajuda a liberar espaço dos computadores ou dos dispositivos móveis).

Usar a Cloud permite armazenar todos os dados e/ou transferi-los para um sistema de armazenamento fora do local.

Uso Pessoal ou Profissional

Existem centenas de sistemas de armazenamento na cloud e a sua disseminação vai desde o uso para fins pessoais e para fins profissionais. O que diferencia o pessoal do profissional, além da finalidade, é o preço, espaço de armazenamento e funcionalidades disponíveis.  

Pessoal: os mais procurados são os serviços gratuitos. Geralmente são usados para armazenamento de fotos, vídeos e ficheiros pessoais. Os mais populares são Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Profissional:  Por necessidade de mais espaço e segurança das informações, muitas empresas optam por subscrever serviços de armazenamento na cloud. Estes serviços, geralmente pagos, oferecem mais espaços, integração com outras ferramentas, serviços como partilha e edição de documentos simultaneamente com outros utilizadores, etc.

GESTÃO DOCUMENTAL NA CLOUD

O OyO | Organize Your Office oferece serviço de armazenamento na cloud para as Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental.

 Funcionalidades:

  • Armazenamento e organização dos documentos na cloud;
  • 8 diferentes formas de introdução de dados na cloud;
  • Organização dos documentos por pastas;
  • Tratamento e filtros dos documentos;
  • Workflow de aprovação e divulgação de documentos;
  • Consulta, envio e aprovação de documento através do Smartphone;
  • Sincronização de documentos com outros serviços de armazenamento, exemplo: Dropbox.

Portanto, para as empresas, o OyO além de oferecer o armazenamento na cloud, possibilita a utilização das informações dos documentos para melhorar a gestão financeira através do tratamento dos dados. Exemplo: armazenamento de faturas e classificação das informações para a gestão financeira.

INTEGRAÇÃO COM DROPBOX

Para as empresas que já utilizam outros serviços de armazenamento, como por exemplo o Dropbox, é possível fazer a sincronização de documentos para o OyO e gerir os documentos administrativos e financeiros no Sistema OyO o que permite uma gestão mais adequada para estes tipos de documentos, exemplos: contratos, faturas de despesas e receitas, extratos bancários, documentos dos colaboradores, etc.  

Por conseguinte, a vantagem do OyO é ser um sistema de Gestão Empresarial apropriado para gerir dados e informações profissionais.

Para associar uma conta Dropbox ao OyO é simples. Basta seguir estes passos:

  1. No sistema OyO, em dados pessoais e convites, clique em: Associar Dropbox;
  2. Abrirá uma nova janela e clique em permitir;
  3. Depois de confirmado, o sistema criará uma nova pasta em Aplicativos, chamada: OyO – Organize Your Office e dentro desta pasta, estará uma outra pasta para cada entidade (caso possua mais de uma entidade associada).

Ao inserir documentos nesta pasta do Dropbox, ele é sincronizado e enviado automaticamente para o Inbox do OyO.

Importante:

  1. Os documentos que serão sincronizados para o OyO a partir do Dropbox são apenas os que estão nesta pasta.
  2. O OyO não tem acesso ao seu Dropbox.

Desse modo, uma das  grandes vantagens desta forma de introdução de documentos no OyO é a possibilidade de sincronizar vários documentos de uma vez.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

CONCLUSÃO

Desta forma, o serviço de armazenamento na cloud é uma realidade para os que procuram segurança, mobilidade e espaço na salvaguarda dos seus documentos.

Associado a estes serviços, as empresas perceberam que sistemas que, além de oferecer o armazenamento de documentos na cloud, fazem o tratamento e gestão dos dados são vantagens competitivas que as ajuda na sua Gestão Empresarial.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Contabilidade Digital – A transformação do tradicional para o digital

A transformação Digital em alguns setores é vista com bastante entusiamo para muitos, entretanto para outros paira uma certa desconfiança. Um exemplo é o setor dos transportes privados, uma atividade tradicionalmente e exclusivamente desempenhada pelos taxistas, há pouco tempo “invadida” por uma nova forma de oferta dos serviços, sendo a Uber pioneira. Através do uso da tecnologia baseada na geolocalização, a Uber tem revolucionado o setor dos transportes privados, oferecendo serviço mais rápido, mais eficiente e de qualidade.

Um outro setor tradicional que tem vindo a sofrer transformação Digital é o contabilístico.

Os escritórios de contabilidade até então estavam com os seus dias contados. Eram e infelizmente ainda são considerados para muitas empresas como atividade burocrática, intermediária e fiscalizadora que prestam serviços para o governo e não para os seus clientes. Entretanto, com o uso de novas tecnologias, a contabilidade digital passou a ser incorporada em muitos escritórios de contabilidade em todo o mundo, transformando os serviços burocráticos, manuais e repetitivos em novos modelos de negócio.

Vantagens do uso da tecnologia na contabilidade:

1. Produtividade: diminui o trabalho e retrabalho com os lançamentos;
2. Organização: os documentos digitalizados ficam acessível para os escritórios de contabilidade e para os clientes, podendo ser consultados sempre que necessário;
3. Pontualidade: evita picos de trabalhos em datas de fechamento de prazo;
4. Economia: Elimina custo operacional desnecessário;
5. Transparência: toda a informação contabilística fica disponível para o cliente, antecipando informações antes apenas disponível quando na entrega dos prazos;
6. Clientes satisfeitos: maior proximidade entre o escritório de contabilidade e os clientes;
7. Tempo: mais tempo para dedicar ao escritório e, portanto, ampliar o negócio;
8. Mais valor para o cliente e para o escritório: torna a contabilidade mais interativa, mais dinâmica e menos burocrática.

Contabilidade Digital: Novo Modelo de Negócio

Acompanhando as tendências do mercado, a contabilidade tem renovado o seu modelo de negócio antes focado no processo para focar no cliente.

O contabilista passa a ter um papel muito mais ativo e especializado, atuando como consultor para seus clientes, ou seja, passa a ter uma maior aproximação e influência nas suas decisões.

É importante ressaltar que não existe uma separação entre Contabilidade Digital x Contabilidade Tradicional como se fossem distintas. O que existe é a utilização da tecnologia digital na atividade tradicionalmente analógica como era os serviços de contabilidade. Portanto, os escritórios que ainda não utilizam a tecnologia digital que comunica e conecta com os seus clientes de forma online, integrada e interativa fazem parte de uma contabilidade mais tradicional, enquanto que os que fazem uso dessa tecnologia na prestação dos seus serviços, são denominados Contabilidade Digital.

Assim, como qualquer outro setor da economia, a tecnologia é um complemento para melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços. Portanto, a Contabilidade Digital deve ser vista como uma oportunidade para os contabilistas e não uma ameaça.

Fazer o uso de novas tecnologias para entregar ao cliente mais qualidade nos serviços, aumentar a produtividade e otimizar o tempo para investi-lo em atividades que possa agregar mais valor e ampliar o mercado, deve fazer parte do planejamento estratégico de todas as empresas que precisam enfrentar os desafios do presente e do futuro.