Como o Outsourcing pode ajudar as Pequenas e Médias Empresas.

Hoje em dia já não precisa de um departamento na empresa para todas as mais pequenas tarefas. A verdade é que muitas vezes compensa, tanto de um ponto de vista estratégico como financeiro, contratar um determinado serviço a outra empresa ou prestador. E daí surge o termo ‘outsourcing’.

O que é o Outsourcing?

O conceito ‘outsourcing’ surge da junção de duas palavras na língua inglesa: ‘out’, que significa ‘fora’, e ‘source’, que significa ‘fonte’. Em português o termo traduz-se para ‘terceirização’, embora seja muito mais frequente ouvir e utilizar o estrangeirismo.

Outsourcing define-se então pelo ato de recorrer a uma fonte externa para satisfazer uma necessidade.

Aprofundando, podemos explorar o termo como sendo o processo através do qual uma empresa (a contratante) contrata outra empresa (a subcontratada), com o objetivo de estabelecer um relacionamento de benefício mútuo, baseado na realização de uma atividade por parte da subcontratada, a especialista neste cenário, que a empresa contratante não tem interesse ou capacidade para realizar.

Para que áreas posso contratar em regime de outsourcing? 

Aqui, na verdade, não há limites. Existem empresas a oferecer serviços em regime de outsourcing para qualquer área de trabalho. Recursos humanos, estratégia, consultoria financeira, marketing, administração, advocacia, logística, etc.

Por exemplo: se a sua empresa não tem um departamento de recursos humanos, ou este tem foco noutras tarefas, pode contratar uma agência de recrutamento para o apoiar na contratação de um novo funcionário.

Também é comum pequenas e médias empresas subcontratarem agências de marketing ou comunicação para apoiar na promoção e venda dos seus produtos e serviços.

Outro tipo de outsourcing bastante comum, e que facilita muito a organização da empresa, é a consultoria financeira e a utilização de um software de gestão.

As vantagens

O outsourcing traz habitualmente um grande desafogo à organização de uma empresa. Algumas das vantagens podem ser:

  1. Permite que os recursos humanos da empresa se foquem nas atividades centrais;
  2. Evita a contratação desnecessária de mão-de-obra extra;
  3. Adiciona serviços e valor à empresa;
  4. Traz um melhor resultado por o outsourcing ser feito com especialistas na matéria em questão;
  5. Torna a empresa mais competitiva face aos seus concorrentes;
  6. Custo habitualmente mais baixo;
  7. Elimina a probabilidade de ineficiência da organização.

As desvantagens

Embora não seja certo, por vezes o outsourcing pode levar a alguns problemas, dos quais se destacam:

  1. Perda de confidencialidade de dados ou informações privadas da empresa;
  2. Dependência para com a empresa subcontratada;
  3. Problemas de comunicação;
  4. Desalinhamento com a cultura e core da empresa;
  5. Possível conflito de interesses entre a empresa contratante e a subcontratada;
  6. Pouco controlo sobre as atividades da empresa em outsourcing;
  7. Desmotivação dos recursos humanos da empresa e eventuais despedimentos.

Apesar de, como em qualquer atividade, existirem vantagens e desvantagens, a verdade é que o outsourcing acaba por ser a melhor opção na grande maioria das vezes. Isto por duas principais razões:

  1. Permite que a empresa se foque nas suas atividades centrais (aquelas que efetivamente sustentam a sua existência);
  2. A empresa subcontratada, como especialista, irá quase certamente providenciar um serviço de melhor qualidade do que aquela que a empresa contratante poderia realizar.

A Empresa do Futuro

Como referido acima, o outsourcing das tarefas financeiras e contabilísticas pode facilitar bastante o quotidiano de uma organização, especialmente a organização das atividades da empresa.

Os softwares de gestão possibilitam terceirizar a gestão administrativa e/ou financeira das empresas com maior benefício, pois incorporam a componente de serviços especializados de consultoria financeira para uma melhor gestão.

Através da utilização da tecnologia, o software de gestão possibilita a uma empresa terceirizar os serviços administrativos ou financeiros sem perder qualidade e controlo dos serviços, sendo possível um acompanhamento das atividades em tempo real e com acesso direto as informações através da partilha de software.

Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

A tecnologia pode ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens, das quais podemos destacar a redução de erros humanos, a possibilidade de realizar análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos.

E por onde começar?

O primeiro passo agora será então a procura do software de gestão ideal para a sua empresa terceirizar. Investir algum tempo nesta pesquisa poderá salvar-lhe bastante tempo no futuro.

Caso não saiba por onde começar, sugerimos a utilização do software OyO | Organize your Office como ferramenta tecnológica.

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital.

Como o OyO é possível a partilha de informação em tempo real com utilizadores interno ou externo da empresa, com a possibilidade de restringir o acesso a determinado módulo do software.

Portanto, permite a partilha informações e documentos as empresas de outsourcing financeiros e/ou ao contabilista. Garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo por parte da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

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Contabilidade Digital: Tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade

Com o advento das tecnologias, é natural que a revolução digital já tenha chegado aos escritórios de contabilidade. Mas o que é que isto significa para o cliente? Quais os benefícios da contabilidade digital? Será que a tecnologia traz vantagens à organização empresarial?

Vamos explorar!

O que é a Contabilidade Digital?

Não, os contabilistas não foram substituídos por computadores e deixaram de ser necessários! As suas tarefas simplesmente se adaptaram à nova era digital, revolucionando a organização empresarial através da utilização de softwares de gestão financeira.

A contabilidade digital procura utilizar a tecnologia disponível para tornar os processos mais eficientes nos escritórios de contabilidade.

Já lá vai o tempo em que os contabilistas preenchiam planilhas contabilísticas manualmente. Atualmente, a maioria desses processos acontecem de forma automática ou semiautomática graças a softwares de gestão financeira. Os contabilistas passam a ter um trabalho muito mais analítico, mas não menos importante. Pelo contrário! Cabe-lhes a responsabilidade de analisar dados contabilísticos, interpretá-los, gerar relatórios e aconselhar os gestores em processos de tomada de decisão.

Os benefícios da Contabilidade Digital

Neste momento pode estar a pensar “Certo, mas, como cliente, o que me importa a contabilidade digital? Só quero que o escritório de contabilidade apresente o trabalho feito! De forma manual ou digital, não importa. Só me interessa o resultado.” Bom, a verdade é que importa mesmo! A utilização de softwares de gestão financeira no escritório de contabilidade do qual é cliente pode trazer-lhe vários benefícios e tornar os processos bem mais simples e eficientes para si também.

Destacamos abaixo 3 motivos para acompanhar as tecnologias digitais nos escritórios de contabilidade.

1. Acesso fácil e rápido as informações

Quando os escritórios de contabilidade utilizam softwares de gestão financeira, isto torna possível que a informação esteja salva online, na nuvem, acessível em qualquer altura e lugar. Embora isto seja uma grande vantagem para os contabilistas em si, que podem aceder a informações financeiras dos seus clientes em tempo real, também facilita a vida dos próprios clientes. Se a informação está sempre acessível aos profissionais, também pode estar para os clientes através de aplicações ou websites. Além disso, já não precisa de enviar todas a informações e documentos de forma repetida. As capacidades de cruzamento e agregação de dados dos softwares de gestão financeira facilitam a organização empresarial, poupando tempo ao contabilista e ao cliente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! A contabilidade digital oferece mais recursos para proteger dados sensíveis que a contabilidade tradicional, mesmo estando acessível à distância de um clique. Os softwares de gestão financeira estão protegidos com mecanismos e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente precisam de os ver. As suas informações estão seguras!

3. Atendimento de melhor qualidade

Como poderá deduzir das vantagens identificadas acima, é natural assumir que a simplificação dos processos dos escritórios de contabilidade se traduza num atendimento de melhor qualidade ao cliente, pois permite um maior enfoque no serviço prestado.

A tecnologia disponível no mercado e os softwares de gestão financeira permitem que o contabilista se desprenda das atividades manuais rotineiras, libertando tempo que pode ser dedicado a apoiar diretamente o cliente. Além disso, o facto de as ferramentas de contabilidade digital disponibilizarem toda a informação de forma estruturada e imediata, permite que o contabilista responda às dúvidas do cliente em tempo real e resolva com rapidez qualquer problema que possa surgir no processo. Esta vertente mais estratégica do trabalho do “novo” contabilista, na era da tecnologia, leva a que o serviço prestado ao cliente não seja apenas um serviço contabilístico, como no passado, mas seja verdadeiramente um serviço de contabilidade consultiva.

Destacamos 3 motivos para acompanhar as tecnologias nos escritórios de contabilidade, mas a verdade é que os benefícios que a contabilidade digital pode trazer para o seu dia a dia são muitos mais! A tecnologia pretende, acima de tudo, tornar a vida dos seus utilizadores um pouco mais fácil, e isso é sem dúvida conseguido nos escritórios de contabilidade com um bom software de gestão financeira.

Confirme que o seu escritório de contabilidade está equipado com a mais recente tecnologia e fornece um serviço de contabilidade digital. As possibilidades de suporte estratégico que um contabilista pode dar ao estar liberto de tarefas manuais e rotineiras são infinitas. A contabilidade consultiva é o futuro da contabilidade. Não fique preso no passado!

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital.

Temos o modulo de Integração com Contabilidade que possibilita a partilha constante e direta da informação financeira no software OyO com o software de contabilidade, garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo tanto pela sua empresa, quanto pelo seu contabilista.

Se pretende maior proximidade entre si e o seu contabilista através de um software que permite a partilha de documentos e informações financeiras, segura, automática e simples, fale connosco.

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Como reduzir e controlar os custos da sua Empresa com a Gestão Documental e Financeira

Os tempos que correm são controversos no que toca à gestão das empresas. Por um lado, há que inovar e evoluir para que o negócio seja sustentável. Por outro, existem os custos associados aos investimentos para que seja possível uma empresa manter-se atual e apresentar crescimento.

Em Portugal, são predominantes as pequenas e médias empresas. Em muitas situações, nem sempre é possível investir na medida do que se pensa ser desejável para permanecer na vanguarda e fazer frente à concorrência. De forma a rentabilizar os recursos existentes, tornou-se essencial fazer uma boa gestão documental e financeira. Só assim é possível reduzir custos (materiais e em pessoal) e assegurar que o negócio não fica comprometido a nível de qualidade.

Contrariamente ao que muitos pensam, poupar e economizar não significa deixar de investir. Pelo contrário, trata-se antes de gastar com consciência e inteligência, para rentabilizar recursos financeiros e economizar tempo. Ao adotar boas práticas de gestão, garantimos que, a curto prazo, é gerado um bom retorno. Temos a possibilidade de fazer um trabalho tão bom ou melhor que antes, em menos tempo e despendendo de  menos material e mão-de-obra.

Importância da gestão documental

Um dos grandes problemas da organização empresarial é a gestão de documentos. É muito frequente encontrar empresas onde a acumulação de documentos em suporte físico, impressos, é uma realidade. Para além dos custos desnecessários com papel, tinta e impressoras, pode ser complicado encontrar um ficheiro perdido entre milhares de tantos outros. A gestão de documentos é a solução ideal, consistindo num conjunto de medidas e rotinas administrativas que permitem criar, gerir e arquivar ficheiros de forma eficiente.

Redução das impressões

Esta é uma medida que terá um enorme impacto nas contas de pequenas e médias empresas. Não parece assim tão óbvio quando pensamos apenas nos documentos em si, mas a verdade é que os arquivos podem ocupar um espaço físico bastante significativo dentro de um escritório. Mudar para uma gestão de documentos mais moderna, focada na digitalização, permitirá reduzir a quantidade de relatórios, correio e formulários que até aqui se apresentavam em papel. Garantimos que os custos com um bom software de gestão documental são muito reduzidos quando comparados com a manutenção e gestão em suporte de papel. Ao fazer esta mudança, evita-se o desperdício. Ganham as suas contas e ganha o ambiente.

Otimização do tempo e dos recursos

Outra das vantagens da gestão de documentos digital é a facilidade de classificação e organização dos ficheiros. Dá para aceder a ficheiros em qualquer parte do mundo, a qualquer momento e o tempo de procura é reduzido. A probabilidade de se perder algum documento diminui drasticamente, uma vez que este tipo de software se encontra em backup permanente, com os ficheiros armazenados em cloud, onde a informação é guardada com a maior segurança. Há que salientar que com este tipo de gestão dá para garantir que os dados importantes e confidenciais são salvaguardados como nunca seria possível em suporte físico. Um sistema deste tipo permite que se gaste menos tempo na gestão de um ficheiro, o que permite um aumento da produtividade – despende-se de menos tempo por tarefa, sendo possível alocar um maior volume de trabalho aos funcionários da empresa e/ou até possibilitar uma redução dos recursos humanos.

Otimizar a Gestão Financeira

O sucesso de um negócio reside, sem dúvida, numa gestão financeira exemplar. Não há como fugir: registar os ganhos e despesas de uma empresa, especialmente no caso das PMEs, é essencial para evitar desperdícios e garantir que é cumprido um determinado orçamento. Todo e qualquer passo deve ser acompanhado pelo departamento financeiro e hoje, mais que nunca, esta tarefa está simplificada pelos softwares de gestão.

O controlo financeiro ajuda a compreender se foi possível cumprir um determinado planeamento, ou se existiram divergências e o porquê. Desta forma, é possível definir estratégias para rentabilizar recursos e reduzir despesas.

Gestão de Processos

Com vista a rentabilizar e reduzir os custos numa empresa, é importante ter consciência dos processos existentes para poder melhorá-los através da redução de orçamentos e otimização de operações. Só assim é possível eliminar gastos desnecessários e prevenir despesas futuras. Há que identificar os principais focos de despesa e de lucro ao mais ínfimo detalhe. Muitas vezes, a melhoria da qualidade e a gestão eficaz dos custos pode ser tão importante como os lucros para o bom funcionamento de uma empresa.

O mapeamento de processos é bastante mais simples quando a gestão financeira é feita de forma digital. Desta forma, dá para obter uma visão global de toda a estrutura organizacional, mas também para aceder detalhadamente a qualquer processo ou ciclo individual que pode ser determinante a nível de cortes e otimizações. Este tipo de controlo deve ser feito frequentemente e os softwares de gestão financeira permitem que sejam gerados lembretes e agendas automáticas, para que nada caia no esquecimento. Para além disso, também ajudam a detetar rapidamente qualquer anomalia que surja neste tipo de tarefas.

Planeamento Financeiro

A partir do conhecimento dos processos, é possível tomar decisões mais adequadas a nível financeiro e, inclusivamente, automatizar algumas funções. A partir das informações retiradas dos documentos financeiros, é possível criar e analisar relatórios que facilitam o acompanhamento de receitas e despesas, bem como adequar as necessidades de gastos.

A partir de um plano financeiro e da análise do histórico, dá para efetuar projeções para os meses seguintes e monitorizar as finanças da empresa. Assim, avalia-se o progresso em tempo real e é possível resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.

Gestão de Stocks e Faturação

Uma das maiores vantagens da gestão financeira digital para as empresas é o acompanhamento de stocks, dos seus custos de manutenção e armazenamento, bem como o controlo dos lucros. Ao passar do tradicional suporte físico para o digital, é possível acompanhar estas informações em direto, reduzindo as compras excessivas e os tempos de entrega ao cliente. Otimizam-se os pedidos a fornecedores, bem como atualizar orçamentos com uma frequência muito maior.

Também a faturação sai beneficiada com a introdução de um software de gestão: o processo é feito em menos tempo; é mais fácil controlar se a fatura tem erros, bem como processá-la muito mais rapidamente. Mais uma vez, a salvaguarda da informação é um dos grandes pontos a favor deste tipo de sistemas – no meio digital, é mais fácil assegurar o rigor, a boa documentação de suporte e as fraudes. Os processos de pagamento são simplificados, passando por aprovações mais céleres e fiáveis.

Com sistemas integrados é possível assegurar todo o controlo da empresa desde stocks, documentação, faturação, planeamento dos pagamentos e os recebimentos totalmente digital e com acesso em qualquer lugar e sempre que necessário.

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Se pretende transitar a sua empresa dos meios de gestão tradicionais para o sistema de gestão documental e financeira mais simples e moderno, fale connosco.

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Como fazer um inventário para comunicação à AT em 2020

Até ao ano passado, empresas com faturação inferior a 100.000 euros não precisavam de fazer a comunicação do seu inventário à Autoridade Tributária. Mas, em 2019, a lei mudou! Agora a obrigatoriedade de comunicação estende-se a:

  • Todas as pessoas singulares e coletivas;
  • Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
  • E que disponham de contabilidade organizada.

A data limite é já a 31/01/2020, sendo que o incumprimento se traduz em coimas entre os 200 e os 10 mil euros.

Não tem o seu inventário pronto e não sabe onde começar? Nós ajudamos!

O que é o inventário de uma empresa?

O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais e do valor de cada um.

Quando deve uma empresa fazer o inventário?

Como já vimos, o inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no ultimo dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil. Assim, as empresas também podem começar o ano com a clareza de que bens têm disponíveis para venda, potenciado o controlo financeiro e permitindo melhores planeamento, gestão financeira e gestão documental.

Que tipos de inventário existem?

Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório para todas as empresas que dotem o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e também as abrangidas pelo SNC para pequenas entidades (SNC-PE).

Inventário Intermitente:

O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.

Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).

Inventário Permanente:

Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.

Como garantir a qualidade de um sistema de inventário permanente? 

Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:

  1. O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
  2. Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
  3. Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
  4. É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário.
  5. Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um tablet), dotado de um software de inventário.
  6. Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.

Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.

No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”

Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.

A forma mais segura de gestão de inventário será sempre o investimento num bom sistema de ERP. Deste modo, todas as quebras podem ser imediatamente identificadas e o controlo financeiro e de orçamento pode ser feito de forma eficaz.

Quais os benefícios de um sistema de ERP?

O sistema ERP permite integrar diversas áreas da gestão de empresas num só software. Aqui podem recolher, agregar, gerir e analisar dados, facilitando o planeamento, a organização das empresas, a gestão documental, o controlo financeiro e até o processo de inventário. De entre os vários benefícios deste sistema, e além do papel fulcral que tem no processo de inventário, podemos destacar:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior rapidez na criação de relatórios;
  • Redução do risco de negócio;
  • Simplificação das tecnologias de informação, sem abdicar do acesso a informação vasta;
  • Rapidez na resposta.

Com a oferta cada vez maior de diferentes softwares ERP, já não é uma despesa tão grande adotar este sistema, e é certamente um investimento valioso. Controle o seu inventário de forma eficaz, acessível e rápida com um bom sistema de gestão empresarial.

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Como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas no orçamento e planeamento de 2020

Atualmente, as empresas atuam em ambientes cada vez mais competitivos, sendo a modernização uma estratégia essencial para a diferenciação e vantagem competitiva. Hoje vamos falar de como a tecnologia pode ser uma grande ajuda no orçamento e planeamento da sua pequena empresa.

Porque é importante ter um planeamento financeiro? 

Antes de passar para a tecnologia, é importante que compreenda a importância do planeamento financeiro e de orçamento na sua pequena empresa. Este deve ser estratégico, inteligente e eficiente, e refletir aquilo que pretende para o futuro do negócio de uma forma equilibrada, isto é, tanto ambiciosa quanto realista. Caso toda esta história da orçamentação e do planeamento financeiro seja nova para si, não se preocupe. Pode seguir estes 4 passos:

  1. Analisar a situação da empresa: comece por olhar para o cenário atual da sua pequena empresa, contabilizando receitas, despesas e custos, e pensar em todos os fatores que os podem afetar. Nesta fase, deve também fazer um balanço e listar os seus bens ativos, bens passivos e património líquido.
  2. Estruture projeções: aqui deve pensar em vários cenários diferentes para o futuro da sua empresa, planeando ações que possam ajudar a ultrapassar potenciais períodos de instabilidade. O objetivo principal é reduzir os custos por antecipação.
  3. Estabeleça metas: ao definir os seus objetivos finais (por exemplo: redução de custos, melhoria de processos, crescimento sustentável, etc.) consegue identificar as transformações que são necessárias para os atingir. Assegure que as suas metas são SMART, isto é, específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), atingíveis (Achievable), realistas (Realistic) e com tempo limite (Time bound). Metas com este nível de clareza são mais fáceis de seguir.
  4. Crie o orçamento e o cronograma: agora que já tem os seus objetivos, basta alocar o orçamento disponível a cada meta e definir o espaço de tempo em que devem ser finalizados. Lembre-se de planear tanto a curto como a longo prazo, e fazer revisões periódicas das metas e objetivos.

Mais claro agora? Caso continue a parecer bem complicado, é agora que entram as boas notícias: a tecnologia está aqui para ajudar! Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

Como pode a tecnologia ajudar no orçamento e planeamento das pequenas empresas?

A tecnologia pode efetivamente ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens como: a redução de erros humanos, a possibilidade de análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos. Vamos explorá-las!

Redução de erros humanos

Atenção, não estamos a chamar os seus colaboradores de incompetentes! Mesmo os melhores profissionais cometem erros, e a verdade é que dados financeiros são extremamente sensíveis, e o mais pequeno erro pode arruinar semanas de trabalho.  As máquinas, por norma, não cometem erros, tornando a inteligência artificial mais exata que a humana. Um computador não precisa de café e não sofre de falta de atenção depois de uma noite mal dormida. É uma jogada mais segura.

Possibilidade de análises e previsões

A tecnologia pode fazer cálculos e apresentar relatórios com cruzamento de dados numa questão de poucos segundos. Além disso, pode facilmente apresentar gráficos, tabelas e listas que permitem ao colaborador uma análise mais clara da situação da empresa. A máquina não é capaz de definir a estratégia e tomar decisões, mas pode ser um grande apoio.

Otimização do trabalho

Tudo o que o ser humano faz a nível de planeamento financeiro e gestão documental (ao longo de dias, semanas, ou até meses) – cálculos, análises, previsões e projeções – um software pode fazer com apenas um clique. Tudo se torna mais rápido e exato (já mencionámos a redução do erro), e permite a integração de informações.  Esqueça as horas passadas a duplicar informações, formatar tabelas e criar fórmulas: insira os dados uma vez e, depois disso, toda a gestão do orçamento se torna automática. Além disso, a maioria destes programas são acessíveis através de aplicações em smartphones, permitindo o controlo do planeamento financeiro e orçamento em qualquer momento e lugar.

Melhor controlo e fiscalização

Outra grande vantagem do uso da tecnologia para o planeamento financeiro e gestão documental, prende-se com o controlo e fiscalização. Como o ser humano não é uma máquina perfeita, costumavam ser necessárias três ou quatro revisões para confirmar que todos os dados estavam corretos ou, pior, dias de análise para identificar um erro num orçamento ou mapa de cash-flow. Através da tecnologia e do uso de um sistema automatizado, tudo isto se torna desnecessário. 

Em primeiro lugar, a probabilidade de um erro é menor, pois os softwares funcionam com bastante exatidão. Depois, quando, ocasionalmente, um erro é detetado, a automatização torna a sua resolução mais rápida.

Menor necessidade de recursos humanos

Através da utilização da tecnologia para a gestão do seu planeamento financeiro, acaba por precisar de contratar menos pessoas para o departamento financeiro da sua pequena empresa. Assim, pode investir uma maior parte do seu orçamento nas áreas operacionais, aumentando as vendas e permitindo que o seu produto ou serviço chegue a cada vez mais pessoas. Neste momento deve estar a pensar “uau, estou rendido! Como posso implementar tecnologia no planeamento financeiro da minha pequena empresa?”

Não se martirize por não ter implementado isto antes! Para revolucionar o seu planeamento financeiro e otimizar os seus resultados, é importante começar por encontrar o software indicado para a sua pequena empresa. Um bom software de gestão deverá facilitar o planeamento financeiro, gestão documental e de orçamento, controlo de cash-flow e forecasts. A ideia é reduzir a carga de trabalho da sua equipa, otimizando a parte financeira do negócio, reduzindo tempo despendido e custos em todas as etapas do planeamento financeiro.

Invista algum tempo na procura do software ideal para a sua empresa – vai compensar todo o tempo que poupará no futuro!

O OyO|Organize Your Office disponibiliza funcionalidades que asseguram total controlo financeiro desde o orçamento, planeamento e acompanhamento, através do Cash Flow, Forecast, planeamento de recebimentos e pagamentos, reconciliação bancária.  

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Ano Novo, Nova Organização

A dias de se despedir, 2017 deixa a 2018 alguns conselhos e recomendações de ano experiente e sabedor das dificuldades que qualquer empresa pode encontrar na sua gestão diária. Por isso, e para que ao soar da última das 12 badaladas que dão as boas vindas ao Ano Novo já esteja devidamente preparado para os próximos meses, nada como começar a preparar hoje aquilo que não deve ficar para amanhã.

Defina uma estratégia que comece por ajudá-lo a “livrar-se” do excesso de bagagem armazenada em 2017, e não só. Ou seja, seguindo o princípio de que “Menos é mais”, organize toda a documentação da empresa, arquivando todos os documentos imprescindíveis ao seu funcionamento e cumprimento da legislação em vigor e deitando fora tudo o que for acessório. Uma vez em arrumações, capitalize esse espírito e disposição e organize a sua secretária e respetivas gavetas. A arrumação começa no seu espaço pessoal de trabalho e além de reflexo de si próprio, no que respeita a pensamentos e ideias, ou mesmo decisões, é um exemplo para os restantes colaboradores da Organização.

Uma vez organizada a “papelada” sugerimos que verifique tudo o que tem a ver com a saúde financeira da empresa. Afinal ninguém quer receber um novo ano sem saber o estado real das suas finanças para não ter surpresas menos agradáveis logo ao raiar de 2018. Com as despesas e as faturas devidamente arrumadas, e com a certeza de que todas as obrigações fiscais estão em ordem, é chegado o momento de planificar.

Nada transmite mais esperança de que um novo ano pode ser positivo do que fazer planos, definir objetivos e estratégias para os alcançar. É por isso chegado o momento de olhar para as ferramentas disponíveis para cumprir os desejos pedidos a cada badalada e escolher os melhores aliados. Esta é uma premissa válida tanto para objetivos de negócio, faturação e produtividade como para melhorar a gestão diária de uma organização e tornar as tarefas mais eficientes e menos penosas.

É neste cenário que surge o OyO – Organize your Office. Uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser.

Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental (para a organização de documentos), Gestão Financeira (para fazer o planeamento financeiro de 2018, iniciar a reconciliação bancária e manter o controlo desta área da empresa) e Gestão de Recursos Humanos (para planear as férias dos seus colaboradores), o que permite aumentar a produtividade da sua empresa até 30%.

O OyO está também disponível no seu smartphone através da App Mobile OyO – Organize Your Office. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

Dê as boas vindas ao novo ano surpreendendo-o com a sua capacidade de seguir conselhos e de aprender com o passado, simplificando e planificando os próximos 12 meses desde já.

Conheça todas as funcionalidades em oyo.pt/funcionalidades.

O OyO deseja-lhe um ótimo Ano 2018!
Equipa OyO

App Mobile OyO – Organize à distância

Tarefas a mais e tempo a menos é, hoje em dia, um dos maiores dramas dos tempos modernos. Seja na vida pessoal ou profissional, esta é uma realidade que nos consome e obriga a fazer malabarismos com a agenda diária numa tentativa, muitas vezes frustrada, de ser omnipresente sem comprometer nada.

Mas esta realidade não tem de ser inevitável pois é sempre possível encontrar soluções que já fazem parte do nosso dia para ultrapassar as adversidades. Colocar a tecnologia que nos “consome” diariamente a trabalhar a nosso favor é, por exemplo, uma das possibilidades. Basta, para isso, saber o que procurar e onde encontrar as soluções que podem fazer das nossas forças fraquezas e capitalizar todo o seu potencial em prol na nossa organização diária.

Os telemóveis, e os milhares de aplicações disponíveis para esse dispositivo, que se assume nos tempos que correm quase como uma extensão do nosso próprio corpo, podem ser uma das ferramentas essenciais para ajudar a aumentar a produtividade pessoal mas também a empresarial.

O recurso a apps para executar algumas das tarefas diárias associadas à gestão de um negócio pode diminuir, por exemplo, a necessidade de estar sempre presente no escritório permitindo rentabilizar o tempo poupado em deslocações a desenvolver e melhorar outros aspetos da sua empresa. Com esta possibilidade ganha a sua agenda e ganha a sua organização, que se torna mais produtiva e eficaz e, consequentemente, mais saudável e rentável.

A App Mobile OyO – Organize Your Office é uma das aplicações que pode instalar no seu smartphone transformando-o no seu “escritório” portátil onde pode executar a maior parte das tarefas administrativas. Com esta ferramenta a sua empresa vai estar sempre consigo e por isso vai ser possível organizar a sua gestão diária à distância, e em movimento, enviando, aprovando ou consultando toda a documentação a qualquer hora e em qualquer lugar, apenas com um simples clique.

O OyO – Organize Your Office é uma aplicação Web e Mobile de organização diária para pequenas e médias empresas, de todos os setores de atividade, que disponibiliza aos seus utilizadores toda a informação da sua organização a qualquer hora, e em qualquer lugar, bastando para o efeito ter acesso a um browser. Este sistema de organização diária, integrador e global, disponibiliza ainda um vasto conjunto de funcionalidades que permitem aos seus utilizadores agilizar os seus processos e operações quotidianas através da incorporação e facilidade de acesso a dados de diferentes áreas, tais como Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos, e aumentar a sua produtividade até 30%.

Saiba mais em: oyo.pt/app-mobile.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

Partilhe, por favor, o seu feedback nos comentários.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Responsabilidade Ambiental – Green Company

Ajudar a cuidar do nosso planeta!

Quando pensamos em Responsabilidade Ambiental pensamos que este é um assunto que apenas diz respeito às Grandes Empresas e que as Pequenas e Médias Empresas não têm grandes recursos para ajudar a melhorar o meio ambiente. Pura ilusão!

A Responsabilidade Ambiental está nas atitudes e nas decisões que cada um de nós toma no seu dia-a-dia. É uma forma de estar e de agir que pode começar com pequenas mudanças de comportamento nas nossas tarefas diárias e que rapidamente se transformam em hábitos com impactos positivos, não só no meio ambiente como também na produtividade da nossa empresa.

Sugerimos que comece por tentar implementar na sua empresa alguns dos conselhos e dicas que lhe deixamos de seguida de forma a perceber como pequenos gestos podem ter um impacto direto no meio ambiente, e também na saúde financeira da sua organização:

1. Se utiliza copos descartáveis para café ou água que tal substituí-los por canecas ou copos permanentes?!
Se cada colaborador utilizar três copos descartáveis por dia, no final do ano um único colaborador terá usado e descartado 700 copos. Além do custo associado, cada copo demora 250 anos para se decompor.

2. Se utilizar lâmpadas incandescentes substitua-as por lâmpadas fluorescentes compactas, que ajudam a diminuir o consumo de energia e o custo mensal com eletricidade. Sempre que possível ilumine os espaços com luz natural. É mais saudável e não tem custos. Se possível, abra as janelas e deixe circular o ar para renovar a atmosfera e reduzir, ou evitar, a utilização do ar condicionado, que também contribui para elevados consumos energéticos e impacta negativamente o meio ambiente.

3. Se está a pensar imprimir um documento pense antes de o fazer. Porque não partilhar esse documento através de uma plataforma virtual que, além de evitar que este se perca, agiliza o tempo de resposta e permite economizar papel, reduzindo custos operacionais. A impressão de um documento, além dos custos energéticos associados à ativação da impressora, representa ainda gastos com consumíveis (como toner) e com papel, aos quais se juntam os impactos no meio ambiente. Se chegar à conclusão de que precisa mesmo de imprimir, opte pelo papel reciclado. Uma tonelada de papel reciclado evita o abate de 15 a 20 árvores, permite economizar 50% de energia elétrica e ainda previne a emissão de 30 quilos de gases poluentes para a atmosfera.

Estas dicas são simples e fáceis de implementar e podem ter um impacto significativo na “saúde” do planeta. A utilização do OyO, que permite a desmaterialização dos documentos, poderá ajudá-lo ainda mais a contribuir para um consumo mais consciente do papel e a reduzir a sua pegada ecológica, nomeadamente no que diz respeito à devastação das florestas e à emissão de gases poluentes para a atmosfera. A nossa aplicação web foi pensada para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se, mas também para criar atitudes responsáveis em relação ao planeta. O nosso sistema de digitalização de documentos, o workflow simplificado, a aprovação de documentos online, entre outras valências disponíveis no OyO, ajudam a diminuir o consumo do papel e a reduzir os custos com consumíveis associados ao normal funcionamento de uma impressora, mas também a reduzir os tempos de espera nas aprovações de documentos, uma vez que estas podem ser feitas onde e quando precisar, agilizando a circulação da informação em tempo real.

É importante que cada empresa faça a sua parte, sejam micro ou grandes empresas, pois a Responsabilidade Ambiental é de todos. Com a introdução de pequenas mudanças no seu escritório pode, com certeza, ter um grande impacto no planeta. O OyO pretende ser uma das pequenas mudanças que pode implementar na sua organização para, de alguma forma, ajudar na causa ambiental. Tornar as empresas mais produtivas, ao mesmo tempo que se tornam responsáveis a nível ambiental, é a nossa missão.

Um forte abraço,
Equipa OyO

Bem-vindo ao OyO!

O OyO tem uma nova imagem e ganhou um logótipo mais clean.

Mas não foi só o logótipo que mudou…

O site está mais simples, o que permite uma navegação mais fácil e intuitiva, e a informação sobre os nossos serviços e planos surge agora mais detalhada.

Para celebrar esta nova fase convidamo-lo a experimentar gratuitamente, durante 15 dias, o Plano Premium do OyO. Durante esse período poderá testar todas as funcionalidades da ferramenta e avaliar qual o plano que melhor se adequa à sua empresa.

O nosso objetivo com o OyO é ajudar as Pequenas e Médias Empresas a organizarem-se e a tornarem o seu dia-a-dia mais produtivo.

A melhoria contínua do OyO e da sua experiência é uma das nossas missões e, por isso, pedimos que partilhe connosco a sua opinião sobre as mudanças agora feitas no site. A nossa equipa está sempre disponível para ouvir os seus comentários e agir em conformidade com as suas opiniões e necessidades.

Se ainda não é cliente OyO aproveite o período experimental. Registe-se agora e teste gratuitamente esta nova ferramenta que irá ajudá-lo a organizar a sua empresa.

Partilhe, por favor, o seu feedback nos comentários.

Um forte abraço,
Equipa OyO