Transformações das empresas em tempo de crise

Com a pandemia causada pelo Covid-19, trouxe, forçosamente, uma mudança de paradigma para as empresas. Pequenas, médias, ou grandes, quase todas acabaram por sofrer as consequências de um período de quarentena, com compras, movimentos e transações muito menos frequentes do que em período ‘normal’.

Como em muitas crises, a emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização das PMEs.

Crise Económica: adaptar aos novos tempos para enfrentar os desafios

Aproveitar a situação atual para impulsionar a modernização da organização da empresa é essencial para aumentar as probabilidades de sobreviver à crise que se avizinha.

As organizações que agirem rapidamente e por forma a acelerar os seus planos de digitalização podem reerguer-se mais fortes e ressurgir com os pilares e sistemas necessários para enfrentar o cenário pós-pandemia.

Ainda assim, esta adaptação inesperada apresentou dificuldades para muitas empresas. A maioria estava despreparada para iniciar o teletrabalho, desmaterializar os processos, vendo-se obrigada a adaptar-se de qualquer forma.

Felizmente, já existe tecnologia que permite às empresas trabalharem de forma mais autónoma e em qualquer lugar.

Se a sua empresa também se deparou com obstáculos neste processo de adaptação, não desanime!

A tecnologia para digitalizar os processos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na desmaterialização dos processos de uma PME, e já temos no mercado português, softwares que permitem uma melhor e mais automatizada gestão, além de garantir trabalho remoto, autonomia e controlo das atividades.

Listamos 5 motivos para sua empresa começar a utilizar tecnologia na gestão empresarial:

1. Acesso fácil e rápido as informações 

Acesso e partilha das informações entre os colaboradores de maneira mais rápida. Ao disponibilizar documentos, informações e dados na cloud é possível trabalhar num mesmo projeto, mesmo que cada colaborador esteja a trabalhar remotamente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! Os softwares de gestão empresarial estão protegidos com mecanismos, fator de dupla autenticação e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente tem a permissão.

3. Organização

Um dos problemas que mais atormenta as Pequenas e Médias Empresas é a falta de organização, principalmente quando falamos em organização documental e financeira.

Desorganização pode ter consequências graves, principalmente económicas, desde a falta planeamento de financeiro a perda de documentos, contratos, faturas que pode provocar uma enorme dor de cabeça.

A digitalização dos documentos, faturas, contratos e sua organização por pastas, processos ou projeto permite o fácil acesso, bem como maior controlo da informação e dados.

4. Controlo Financeiro

Com a crise económica, a importância de um bom planeamento e controlo financeiro é fundamental para assegurar que nesse período difícil a sua empresa esteja preparada para as adversidades.

Portanto, é essencial que todas as empresas mantenham um bom planeamento e forte controlo das suas contas.

É recomendado as empresas iniciem de imediato uma analise das suas contas, realizem um orçamento para os próximos 12 meses com medidas de contenção de despesas e/ou criação de novos produtos/serviços para aumentar suas receitas, e façam um acompanhamento período das suas contas.

5. Desmaterialização dos processos

É tempo de simplificar os processos.

Precisamos começar a desenvolver na nossa empresa a cultura do digital. Sim, esse é o primeiro passo a dar.

Existe muito a resistência do novo, da mudança. Mas é preciso educar, persistir na transformação para o digital. É natural que muitos colaboradores prefiram continuar a fazer o que sempre fizeram, mesmo que não seja a melhor e a mais produtiva forma de trabalhar.

Portanto, para desmaterializar os processos é necessário o envolvimento e comprometimento de toda a equipa. O papel do líder é muito importante para manter a equipa motivada com os novos processos e assegurar que todos os procedimentos e atividades sejam cumpridas para que tenham resultados positivos.

O OyO

Para as pequenas e médias empresas que pretendem implementar uma gestão empresarial que atendam os pontos acima, o Software OyO | Organize Your Office contempla recursos que podem ajudar na organização, desmaterialização e controlo financeiro da sua empresa.

Além de ser um software português com mais de 5 anos no mercado, possui sistema de segurança dos dados com duplo ou triplo fator de autenticação, conforme a necessidade da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

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24/06/2020 App Mobile, Arquivo Digital, Gestão Documental, Gestão Financeira, Organização, Software, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Como o Outsourcing pode ajudar as Pequenas e Médias Empresas.

Hoje em dia já não precisa de um departamento na empresa para todas as mais pequenas tarefas. A verdade é que muitas vezes compensa, tanto de um ponto de vista estratégico como financeiro, contratar um determinado serviço a outra empresa ou prestador. E daí surge o termo ‘outsourcing’.

O que é o Outsourcing?

O conceito ‘outsourcing’ surge da junção de duas palavras na língua inglesa: ‘out’, que significa ‘fora’, e ‘source’, que significa ‘fonte’. Em português o termo traduz-se para ‘terceirização’, embora seja muito mais frequente ouvir e utilizar o estrangeirismo.

Outsourcing define-se então pelo ato de recorrer a uma fonte externa para satisfazer uma necessidade.

Aprofundando, podemos explorar o termo como sendo o processo através do qual uma empresa (a contratante) contrata outra empresa (a subcontratada), com o objetivo de estabelecer um relacionamento de benefício mútuo, baseado na realização de uma atividade por parte da subcontratada, a especialista neste cenário, que a empresa contratante não tem interesse ou capacidade para realizar.

Para que áreas posso contratar em regime de outsourcing? 

Aqui, na verdade, não há limites. Existem empresas a oferecer serviços em regime de outsourcing para qualquer área de trabalho. Recursos humanos, estratégia, consultoria financeira, marketing, administração, advocacia, logística, etc.

Por exemplo: se a sua empresa não tem um departamento de recursos humanos, ou este tem foco noutras tarefas, pode contratar uma agência de recrutamento para o apoiar na contratação de um novo funcionário.

Também é comum pequenas e médias empresas subcontratarem agências de marketing ou comunicação para apoiar na promoção e venda dos seus produtos e serviços.

Outro tipo de outsourcing bastante comum, e que facilita muito a organização da empresa, é a consultoria financeira e a utilização de um software de gestão.

As vantagens

O outsourcing traz habitualmente um grande desafogo à organização de uma empresa. Algumas das vantagens podem ser:

  1. Permite que os recursos humanos da empresa se foquem nas atividades centrais;
  2. Evita a contratação desnecessária de mão-de-obra extra;
  3. Adiciona serviços e valor à empresa;
  4. Traz um melhor resultado por o outsourcing ser feito com especialistas na matéria em questão;
  5. Torna a empresa mais competitiva face aos seus concorrentes;
  6. Custo habitualmente mais baixo;
  7. Elimina a probabilidade de ineficiência da organização.

As desvantagens

Embora não seja certo, por vezes o outsourcing pode levar a alguns problemas, dos quais se destacam:

  1. Perda de confidencialidade de dados ou informações privadas da empresa;
  2. Dependência para com a empresa subcontratada;
  3. Problemas de comunicação;
  4. Desalinhamento com a cultura e core da empresa;
  5. Possível conflito de interesses entre a empresa contratante e a subcontratada;
  6. Pouco controlo sobre as atividades da empresa em outsourcing;
  7. Desmotivação dos recursos humanos da empresa e eventuais despedimentos.

Apesar de, como em qualquer atividade, existirem vantagens e desvantagens, a verdade é que o outsourcing acaba por ser a melhor opção na grande maioria das vezes. Isto por duas principais razões:

  1. Permite que a empresa se foque nas suas atividades centrais (aquelas que efetivamente sustentam a sua existência);
  2. A empresa subcontratada, como especialista, irá quase certamente providenciar um serviço de melhor qualidade do que aquela que a empresa contratante poderia realizar.

A Empresa do Futuro

Como referido acima, o outsourcing das tarefas financeiras e contabilísticas pode facilitar bastante o quotidiano de uma organização, especialmente a organização das atividades da empresa.

Os softwares de gestão possibilitam terceirizar a gestão administrativa e/ou financeira das empresas com maior benefício, pois incorporam a componente de serviços especializados de consultoria financeira para uma melhor gestão.

Através da utilização da tecnologia, o software de gestão possibilita a uma empresa terceirizar os serviços administrativos ou financeiros sem perder qualidade e controlo dos serviços, sendo possível um acompanhamento das atividades em tempo real e com acesso direto as informações através da partilha de software.

Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

A tecnologia pode ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens, das quais podemos destacar a redução de erros humanos, a possibilidade de realizar análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos.

E por onde começar?

O primeiro passo agora será então a procura do software de gestão ideal para a sua empresa terceirizar. Investir algum tempo nesta pesquisa poderá salvar-lhe bastante tempo no futuro.

Caso não saiba por onde começar, sugerimos a utilização do software OyO | Organize your Office como ferramenta tecnológica.

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital.

Como o OyO é possível a partilha de informação em tempo real com utilizadores interno ou externo da empresa, com a possibilidade de restringir o acesso a determinado módulo do software.

Portanto, permite a partilha informações e documentos as empresas de outsourcing financeiros e/ou ao contabilista. Garantindo agilidade nos processos, maior transparência e um acompanhamento contínuo por parte da empresa.

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17/02/2020 Gestão Documental, Gestão Financeira, Recursos Humanos, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Como reduzir e controlar os custos da sua Empresa com a Gestão Documental e Financeira

Os tempos que correm são controversos no que toca à gestão das empresas. Por um lado, há que inovar e evoluir para que o negócio seja sustentável. Por outro, existem os custos associados aos investimentos para que seja possível uma empresa manter-se atual e apresentar crescimento.

Em Portugal, são predominantes as pequenas e médias empresas. Em muitas situações, nem sempre é possível investir na medida do que se pensa ser desejável para permanecer na vanguarda e fazer frente à concorrência. De forma a rentabilizar os recursos existentes, tornou-se essencial fazer uma boa gestão documental e financeira. Só assim é possível reduzir custos (materiais e em pessoal) e assegurar que o negócio não fica comprometido a nível de qualidade.

Contrariamente ao que muitos pensam, poupar e economizar não significa deixar de investir. Pelo contrário, trata-se antes de gastar com consciência e inteligência, para rentabilizar recursos financeiros e economizar tempo. Ao adotar boas práticas de gestão, garantimos que, a curto prazo, é gerado um bom retorno. Temos a possibilidade de fazer um trabalho tão bom ou melhor que antes, em menos tempo e despendendo de  menos material e mão-de-obra.

Importância da gestão documental

Um dos grandes problemas da organização empresarial é a gestão de documentos. É muito frequente encontrar empresas onde a acumulação de documentos em suporte físico, impressos, é uma realidade. Para além dos custos desnecessários com papel, tinta e impressoras, pode ser complicado encontrar um ficheiro perdido entre milhares de tantos outros. A gestão de documentos é a solução ideal, consistindo num conjunto de medidas e rotinas administrativas que permitem criar, gerir e arquivar ficheiros de forma eficiente.

Redução das impressões

Esta é uma medida que terá um enorme impacto nas contas de pequenas e médias empresas. Não parece assim tão óbvio quando pensamos apenas nos documentos em si, mas a verdade é que os arquivos podem ocupar um espaço físico bastante significativo dentro de um escritório. Mudar para uma gestão de documentos mais moderna, focada na digitalização, permitirá reduzir a quantidade de relatórios, correio e formulários que até aqui se apresentavam em papel. Garantimos que os custos com um bom software de gestão documental são muito reduzidos quando comparados com a manutenção e gestão em suporte de papel. Ao fazer esta mudança, evita-se o desperdício. Ganham as suas contas e ganha o ambiente.

Otimização do tempo e dos recursos

Outra das vantagens da gestão de documentos digital é a facilidade de classificação e organização dos ficheiros. Dá para aceder a ficheiros em qualquer parte do mundo, a qualquer momento e o tempo de procura é reduzido. A probabilidade de se perder algum documento diminui drasticamente, uma vez que este tipo de software se encontra em backup permanente, com os ficheiros armazenados em cloud, onde a informação é guardada com a maior segurança. Há que salientar que com este tipo de gestão dá para garantir que os dados importantes e confidenciais são salvaguardados como nunca seria possível em suporte físico. Um sistema deste tipo permite que se gaste menos tempo na gestão de um ficheiro, o que permite um aumento da produtividade – despende-se de menos tempo por tarefa, sendo possível alocar um maior volume de trabalho aos funcionários da empresa e/ou até possibilitar uma redução dos recursos humanos.

Otimizar a Gestão Financeira

O sucesso de um negócio reside, sem dúvida, numa gestão financeira exemplar. Não há como fugir: registar os ganhos e despesas de uma empresa, especialmente no caso das PMEs, é essencial para evitar desperdícios e garantir que é cumprido um determinado orçamento. Todo e qualquer passo deve ser acompanhado pelo departamento financeiro e hoje, mais que nunca, esta tarefa está simplificada pelos softwares de gestão.

O controlo financeiro ajuda a compreender se foi possível cumprir um determinado planeamento, ou se existiram divergências e o porquê. Desta forma, é possível definir estratégias para rentabilizar recursos e reduzir despesas.

Gestão de Processos

Com vista a rentabilizar e reduzir os custos numa empresa, é importante ter consciência dos processos existentes para poder melhorá-los através da redução de orçamentos e otimização de operações. Só assim é possível eliminar gastos desnecessários e prevenir despesas futuras. Há que identificar os principais focos de despesa e de lucro ao mais ínfimo detalhe. Muitas vezes, a melhoria da qualidade e a gestão eficaz dos custos pode ser tão importante como os lucros para o bom funcionamento de uma empresa.

O mapeamento de processos é bastante mais simples quando a gestão financeira é feita de forma digital. Desta forma, dá para obter uma visão global de toda a estrutura organizacional, mas também para aceder detalhadamente a qualquer processo ou ciclo individual que pode ser determinante a nível de cortes e otimizações. Este tipo de controlo deve ser feito frequentemente e os softwares de gestão financeira permitem que sejam gerados lembretes e agendas automáticas, para que nada caia no esquecimento. Para além disso, também ajudam a detetar rapidamente qualquer anomalia que surja neste tipo de tarefas.

Planeamento Financeiro

A partir do conhecimento dos processos, é possível tomar decisões mais adequadas a nível financeiro e, inclusivamente, automatizar algumas funções. A partir das informações retiradas dos documentos financeiros, é possível criar e analisar relatórios que facilitam o acompanhamento de receitas e despesas, bem como adequar as necessidades de gastos.

A partir de um plano financeiro e da análise do histórico, dá para efetuar projeções para os meses seguintes e monitorizar as finanças da empresa. Assim, avalia-se o progresso em tempo real e é possível resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.

Gestão de Stocks e Faturação

Uma das maiores vantagens da gestão financeira digital para as empresas é o acompanhamento de stocks, dos seus custos de manutenção e armazenamento, bem como o controlo dos lucros. Ao passar do tradicional suporte físico para o digital, é possível acompanhar estas informações em direto, reduzindo as compras excessivas e os tempos de entrega ao cliente. Otimizam-se os pedidos a fornecedores, bem como atualizar orçamentos com uma frequência muito maior.

Também a faturação sai beneficiada com a introdução de um software de gestão: o processo é feito em menos tempo; é mais fácil controlar se a fatura tem erros, bem como processá-la muito mais rapidamente. Mais uma vez, a salvaguarda da informação é um dos grandes pontos a favor deste tipo de sistemas – no meio digital, é mais fácil assegurar o rigor, a boa documentação de suporte e as fraudes. Os processos de pagamento são simplificados, passando por aprovações mais céleres e fiáveis.

Com sistemas integrados é possível assegurar todo o controlo da empresa desde stocks, documentação, faturação, planeamento dos pagamentos e os recebimentos totalmente digital e com acesso em qualquer lugar e sempre que necessário.

O OyO

O OyO é nosso software de gestão documental e financeira, é português e totalmente online. Ajudamos as PMEs a organizar e controlar os seus documentos, bem como a produzir todos os seus relatórios financeiros em meio digital. Integramos com os principais softwares de faturação online.

Se pretende transitar a sua empresa dos meios de gestão tradicionais para o sistema de gestão documental e financeira mais simples e moderno, fale connosco.

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03/02/2020 Gestão Documental, Gestão Financeira, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Como fazer um inventário para comunicação à AT em 2020

Até ao ano passado, empresas com faturação inferior a 100.000 euros não precisavam de fazer a comunicação do seu inventário à Autoridade Tributária. Mas, em 2019, a lei mudou! Agora a obrigatoriedade de comunicação estende-se a:

  • Todas as pessoas singulares e coletivas;
  • Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
  • E que disponham de contabilidade organizada.

A data limite é já a 31/01/2020, sendo que o incumprimento se traduz em coimas entre os 200 e os 10 mil euros.

Não tem o seu inventário pronto e não sabe onde começar? Nós ajudamos!

O que é o inventário de uma empresa?

O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais e do valor de cada um.

Quando deve uma empresa fazer o inventário?

Como já vimos, o inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no ultimo dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil. Assim, as empresas também podem começar o ano com a clareza de que bens têm disponíveis para venda, potenciado o controlo financeiro e permitindo melhores planeamento, gestão financeira e gestão documental.

Que tipos de inventário existem?

Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório para todas as empresas que dotem o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e também as abrangidas pelo SNC para pequenas entidades (SNC-PE).

Inventário Intermitente:

O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.

Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).

Inventário Permanente:

Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.

Como garantir a qualidade de um sistema de inventário permanente? 

Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:

  1. O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
  2. Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
  3. Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
  4. É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário.
  5. Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um tablet), dotado de um software de inventário.
  6. Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.

Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.

No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”

Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.

A forma mais segura de gestão de inventário será sempre o investimento num bom sistema de ERP. Deste modo, todas as quebras podem ser imediatamente identificadas e o controlo financeiro e de orçamento pode ser feito de forma eficaz.

Quais os benefícios de um sistema de ERP?

O sistema ERP permite integrar diversas áreas da gestão de empresas num só software. Aqui podem recolher, agregar, gerir e analisar dados, facilitando o planeamento, a organização das empresas, a gestão documental, o controlo financeiro e até o processo de inventário. De entre os vários benefícios deste sistema, e além do papel fulcral que tem no processo de inventário, podemos destacar:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior rapidez na criação de relatórios;
  • Redução do risco de negócio;
  • Simplificação das tecnologias de informação, sem abdicar do acesso a informação vasta;
  • Rapidez na resposta.

Com a oferta cada vez maior de diferentes softwares ERP, já não é uma despesa tão grande adotar este sistema, e é certamente um investimento valioso. Controle o seu inventário de forma eficaz, acessível e rápida com um bom sistema de gestão empresarial.

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22/01/2020 Gestão Financeira, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas no orçamento e planeamento de 2020

Atualmente, as empresas atuam em ambientes cada vez mais competitivos, sendo a modernização uma estratégia essencial para a diferenciação e vantagem competitiva. Hoje vamos falar de como a tecnologia pode ser uma grande ajuda no orçamento e planeamento da sua pequena empresa.

Porque é importante ter um planeamento financeiro? 

Antes de passar para a tecnologia, é importante que compreenda a importância do planeamento financeiro e de orçamento na sua pequena empresa. Este deve ser estratégico, inteligente e eficiente, e refletir aquilo que pretende para o futuro do negócio de uma forma equilibrada, isto é, tanto ambiciosa quanto realista. Caso toda esta história da orçamentação e do planeamento financeiro seja nova para si, não se preocupe. Pode seguir estes 4 passos:

  1. Analisar a situação da empresa: comece por olhar para o cenário atual da sua pequena empresa, contabilizando receitas, despesas e custos, e pensar em todos os fatores que os podem afetar. Nesta fase, deve também fazer um balanço e listar os seus bens ativos, bens passivos e património líquido.
  2. Estruture projeções: aqui deve pensar em vários cenários diferentes para o futuro da sua empresa, planeando ações que possam ajudar a ultrapassar potenciais períodos de instabilidade. O objetivo principal é reduzir os custos por antecipação.
  3. Estabeleça metas: ao definir os seus objetivos finais (por exemplo: redução de custos, melhoria de processos, crescimento sustentável, etc.) consegue identificar as transformações que são necessárias para os atingir. Assegure que as suas metas são SMART, isto é, específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), atingíveis (Achievable), realistas (Realistic) e com tempo limite (Time bound). Metas com este nível de clareza são mais fáceis de seguir.
  4. Crie o orçamento e o cronograma: agora que já tem os seus objetivos, basta alocar o orçamento disponível a cada meta e definir o espaço de tempo em que devem ser finalizados. Lembre-se de planear tanto a curto como a longo prazo, e fazer revisões periódicas das metas e objetivos.

Mais claro agora? Caso continue a parecer bem complicado, é agora que entram as boas notícias: a tecnologia está aqui para ajudar! Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

Como pode a tecnologia ajudar no orçamento e planeamento das pequenas empresas?

A tecnologia pode efetivamente ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens como: a redução de erros humanos, a possibilidade de análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos. Vamos explorá-las!

Redução de erros humanos

Atenção, não estamos a chamar os seus colaboradores de incompetentes! Mesmo os melhores profissionais cometem erros, e a verdade é que dados financeiros são extremamente sensíveis, e o mais pequeno erro pode arruinar semanas de trabalho.  As máquinas, por norma, não cometem erros, tornando a inteligência artificial mais exata que a humana. Um computador não precisa de café e não sofre de falta de atenção depois de uma noite mal dormida. É uma jogada mais segura.

Possibilidade de análises e previsões

A tecnologia pode fazer cálculos e apresentar relatórios com cruzamento de dados numa questão de poucos segundos. Além disso, pode facilmente apresentar gráficos, tabelas e listas que permitem ao colaborador uma análise mais clara da situação da empresa. A máquina não é capaz de definir a estratégia e tomar decisões, mas pode ser um grande apoio.

Otimização do trabalho

Tudo o que o ser humano faz a nível de planeamento financeiro e gestão documental (ao longo de dias, semanas, ou até meses) – cálculos, análises, previsões e projeções – um software pode fazer com apenas um clique. Tudo se torna mais rápido e exato (já mencionámos a redução do erro), e permite a integração de informações.  Esqueça as horas passadas a duplicar informações, formatar tabelas e criar fórmulas: insira os dados uma vez e, depois disso, toda a gestão do orçamento se torna automática. Além disso, a maioria destes programas são acessíveis através de aplicações em smartphones, permitindo o controlo do planeamento financeiro e orçamento em qualquer momento e lugar.

Melhor controlo e fiscalização

Outra grande vantagem do uso da tecnologia para o planeamento financeiro e gestão documental, prende-se com o controlo e fiscalização. Como o ser humano não é uma máquina perfeita, costumavam ser necessárias três ou quatro revisões para confirmar que todos os dados estavam corretos ou, pior, dias de análise para identificar um erro num orçamento ou mapa de cash-flow. Através da tecnologia e do uso de um sistema automatizado, tudo isto se torna desnecessário. 

Em primeiro lugar, a probabilidade de um erro é menor, pois os softwares funcionam com bastante exatidão. Depois, quando, ocasionalmente, um erro é detetado, a automatização torna a sua resolução mais rápida.

Menor necessidade de recursos humanos

Através da utilização da tecnologia para a gestão do seu planeamento financeiro, acaba por precisar de contratar menos pessoas para o departamento financeiro da sua pequena empresa. Assim, pode investir uma maior parte do seu orçamento nas áreas operacionais, aumentando as vendas e permitindo que o seu produto ou serviço chegue a cada vez mais pessoas. Neste momento deve estar a pensar “uau, estou rendido! Como posso implementar tecnologia no planeamento financeiro da minha pequena empresa?”

Não se martirize por não ter implementado isto antes! Para revolucionar o seu planeamento financeiro e otimizar os seus resultados, é importante começar por encontrar o software indicado para a sua pequena empresa. Um bom software de gestão deverá facilitar o planeamento financeiro, gestão documental e de orçamento, controlo de cash-flow e forecasts. A ideia é reduzir a carga de trabalho da sua equipa, otimizando a parte financeira do negócio, reduzindo tempo despendido e custos em todas as etapas do planeamento financeiro.

Invista algum tempo na procura do software ideal para a sua empresa – vai compensar todo o tempo que poupará no futuro!

O OyO|Organize Your Office disponibiliza funcionalidades que asseguram total controlo financeiro desde o orçamento, planeamento e acompanhamento, através do Cash Flow, Forecast, planeamento de recebimentos e pagamentos, reconciliação bancária.  

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17/12/2019 Gestão Financeira, Software, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Gestão Documental e o Arquivo Digital – Qual a diferença?

Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.

De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.

Gestão Documental

Em primeiro lugar, importa compreender o que é um processo. Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.

A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio.  São um reflexo da organização que as empresas têm internamente.

Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.

Vantagens

  • Quando é necessário editar um documento, dá para controlar cada revisão feita de forma a que seja possível visualizar o desenvolvimento de um processo e o porquê de cada ação.
  • É mais fácil de localizar um ficheiro e controlar os fluxos de informação.
  • As informações contidas num programa de gestão documental são pesquisáveis.
  • Os erros são minimizados e, quando existem, são detetados com maior facilidade, já que a informação está centralizada e passa por menos mãos.
  • Imaginemos um inventário: perante um determinado volume, dá para perceber o histórico de alterações e ver o que aconteceu ao longo do fluxo de vendas e compras.
  • Um sistema de gestão documental aumenta também a segurança de todos os documentos, tanto no armazenamento como na partilha online, ao garantir a sua encriptação e ao permitir a gestão dos acessos a qualquer momento, o que reduz drasticamente a hipótese de ter informação a cair nas mãos erradas.
  • A maior eficiência na gestão de processos e documentos traz uma redução do custo com cópias e diminuição do espaço de arquivo físico.
  • Ao digitalizar e centralizar a informação, os documentos e processos estão disponíveis permanentemente e em qualquer lugar, a partir da aplicação de gestão documental.
  • Dá para fazer backups, automáticos ou programados, que permitem a recuperação de informações mesmo que o arquivo físico sofra danos.

 Numa analogia simples de compreender, poder-se-ia dizer que a gestão documental é como quando temos um documento que necessita de ser validado, aprovado e gerido por toda uma equipa de intervenientes, mas de forma automatizada, com uma menor necessidade de mão-de-obra e de recursos físicos (nomeadamente, espaço).

Arquivo Digital

As funções de uma biblioteca e de um arquivo parecem ser óbvias. Ambos trabalham com informações e com utilizadores, embora hajam diferenças nos requisitos operativos, processos, métodos de trabalho e objetos. No mundo digital, um arquivo é uma estrutura que engloba tecnologia, recursos humanos e normas que ditam como incorporar e permitir acessos a objetos que nele estão contidos. O seu propósito primário é dar provas de uma atividade organizacional.

O arquivo digital baseia-se no repositório digital dos ficheiros, quer sejam, ou não, em papel. Tecnicamente, podemos dizer que um arquivo digital é um conjunto de bits que constituem uma unidade lógica que pode ser interpretada por um programa de computador. É armazenado num suporte específico e apropriado, existindo apenas no meio electrónico e podendo ter uma durabilidade limitada. Isto deve-se ao facto de a tecnologia evoluir e um arquivo digital não carecer, necessariamente, de manutenção ou atualizações, podendo tornar-se obsoleto.

Na prática, o arquivo digital é um serviço que permite fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento digital de forma rápida, simples e segura. É possível controlar o acesso a estes ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes, consoante as autorizações que definirmos. Por si só, é algo limitado nas ações que permite efetuar face à gestão documental.

Sumariamente, poderíamos comparar o arquivo digital com o ato de guardar um conjunto de faturas numa pasta. Um arquivo digital pode estar contido num programa de gestão documental; já o contrário, não se aplica.

Conclusão

Embora estejamos perante duas hipóteses viáveis no que concerne a organização de documentos, um arquivo digital que pode até estar contido dentro de um sistema de gestão documental, por si só é limitador nas ações desempenhadas. 

Pode afirmar-se, então, que um programa gestão documental é a opção que faz mais sentido na maioria dos negócios, especialmente quando há perspetivas de crescimento. As suas vantagens são inegáveis dado que trazem maior organização, funcionalidade e segurança.  

Para saber mais sobre a Gestão Documental clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

10/12/2019 Arquivo Digital, Gestão Documental, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Protocolo OyO e ANETIE

ANETIE – Associação Nacional das Empresas das Tecnologias de Informação e Electrónica.

A ANETIE é uma das Associações mais representativas de Portugal, mas essa representatividade vai além das fronteiras.  Internacionalmente, a ANETIE tem desenvolvido a sua estratégia de influência através da associação a outros órgãos de elevada representatividade internacional. A ANETIE é membro-associado da WITSA (World Information Technologies and Services Alliance) e da ALETI (Federación de Asociaciones de Latinoamérica, el Caribe, España y Portugal de Entidades de Tecnologias de Información y Comunicación).

As empresas associadas ANETIE representam cerca de 500 milhões de euros de volume de negócios, englobando perto de 5000 colaboradores do sector e estando presentes, direta ou indiretamente, em mais de 100 mercados internacionais.
Com números bastantes expressivos, eles falam por si.

A principal missão da ANETIE é defender os interesses dos associados e ajudá-los no crescimento do seu negócio..

Se a sua empresa se enquadra em alguma das atividades seguintes:

  1. Componentes Elétricos e Eletrónicos;
  2. Equipamentos e Sistemas de Automação;
  3. Equipamentos Periféricos e de Auto-Atendimento;
  4. Eletrónica de Defesa e Aeroespacial;
  5. Telecomunicações, Equipamentos e Redes;
  6. Indústria de Software e Informação;
  7. Eletrónica de Consumo;
  8. Serviços, Formação e Consultoria nas TIC.

Aproveite e torne-se um associado ANETIE: SABER MAIS

Por tudo isso, é com imenso prazer que o OyO| Organize Your Office anuncia o protocolo assinado com a ANETIE.

Neste protocolo, O OyO e ANETIE comprometem-se a disponibilizar conteúdos, palestras, formações e webinares nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar e simplificar a sua gestão diária, além de conceder aos associados da ANETIE condições especiais ao subscreverem o software OyO, webinar exclusivo para os associados e setup inicial gratuito.

Software OyO Web/Mobile com 3 funcionalidades num único software: Gestão Documental | Gestão de Recursos Humanos | Gestão Finaceira.

Se pretende saber as condições especiais para Associados ANETIE entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone: 211 348 862

19/06/2019 Associação, Protocolo, Software de Gestão No comments yet

Protocolo OyO e NERC

Quando uma Associação tem os mesmos princípios que norteiam o nosso caminho, o que fazemos? .

Caminhamos juntos!

Mais que uma parceria para os associados, é um objetivo. É assim que a parceria OyO e NERC se define para entregar aos seus associados conhecimento, tecnologia e dinamismo na gestão empresarial.

É com prazer que anunciamos a parceria com a Nerc – Associação Empresarial da Região de Coimbra, associação sem fins lucrativos.

A Visão da NERC baseia-se na busca da prestação de um conjunto de serviços de elevada e distinta qualidade, pretendendo afirmar-se como uma associação de excelência no apoio ao tecido empresarial local, com vista ao progresso da região.

Com serviços diversificados que garantem apoio, treinamento, formação e dinamismo no seio empresarial de Coimbra, serviços que vão desde apoio à internacionalização a consultoria empresarial com objetivo de ajudar as empresas a tornarem-se mais competitiva no mercado nacional e internacional.

Conheça todas as vantagens e como tornar-se um associado NERC: SABER MAIS

NERC e OyO a trabalhar juntos para entregar aos associados mais informação, ferramentas que auxiliem os empresários a automatizar e simplificar a sua gestão diária. Profissionalizando-os para torná-los mais produtivos e competitivos a fim de enfrentar os novos desafios e paradigmas empresariais no mundo cada vez mais digital.

O protocolo assinado entre a NERC e o OyO garante aos associados:

  • Condições especiais: na aquisição do Software OyO 100% online – Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos.
  • Webinar e setup inicial do Software OyO.
  • Formação, palestras com conteúdos de relevante impacto na Gestão das PME`s: organização, produtividade, gestão do tempo, automatização de processos.

Se pretende saber as condições especiais para Associados NERC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone: 211 348 862

É nesta caminhada, em que os meios são tão importantes quanto o fim, que a NERC e o OYO caminham juntos com o mesmo objetivo: criar mecanismo que promovam o desenvolvimento empresarial para as PMES Portuguesas.   

12/06/2019 Software de Gestão No comments yet

Dicas OyO!

Olá, seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO e simplificar as suas tarefas diárias.

Dica#1

Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos

Dica#2

Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidades, bancos, SAF-T, E-fatura, pastas, classificações à medida das necessidades do seu negócio, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.

Veja qual será para si a melhor maneira de introduzir os documentos no sistema (digitalizado, enviando para o email automático, sincronizando com Dropbox, etc).

Se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica#3

É importante alimentar o sistema para que não tenha documentos em atraso, mas não passe mais que 1 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso.

Não pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas.

Dica#4

Para facilitar, decida em que ocasião será mais oportuno dedicar-se totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.

Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.

Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados e atualizados, sem prejudicar o restante trabalho.

Dica#5

Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los aquando do momento de os transferir para o OyO.

Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser eliminados/reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.

Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado do OyO. Assim conseguirá acedê-los rapidamente para os classificar e organizar. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.

Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica#6

Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo e baseando-se nos parâmetros das introduções anteriores (machine learning) e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.

Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica#7

Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.

Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve.

Equipa OyO

11/06/2019 Organização Comentários fechados em Dicas OyO!

Protocolo OyO e AECC

Mais uma parceria formada entre o OyO| Organize Your Office e a Associação Empresarial do Concelho de Cascais – AECC

AECC é uma associação Empresarial que abrange diversos ramos de atividade; restauração, serviços, comércio a retalho, comércio por grosso e indústria.

Desde de 1913, data em que foi criada, que a Associação tem história de trabalho e apoio às indústrias. Mas foi no ano de 2003 que passou por uma grande reestruturação e alargou o âmbito de atuação nos mais diversos ramos empresariais.

Dentre os serviços oferecidos aos seus associados estão apoio ao Empresário, económico, jurídico, segurança alimentar, medicina do trabalho, comunicação e imagem, formação profissional, aluguer de espaço e catálogo de formação paga.

Conheça mais sobre a AECC aqui

Para melhorar o desempenho e desenvolvimento empresarial, a AECC e o OyO juntaram-se para oferecer aos seus associados o Software OyO que dispõem desde a Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos, a funcionalidades que automatizam e simplificam a gestão diária das empresas, tornando-as mais produtivas e mais organizadas.

Para além de oferecer o software OyO com condições especiais aos Associados, a AECC e o OyO pretendem alargar a parceria e oferecer conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas

Se pretende saber as condições especiais para Associados AECC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Parceria de sucesso para ajudar a sua Empresa a crescer!

Associados AECC fiquem atentos as novidades exclusivas que temos para si.

 

05/06/2019 Associação, Organização, Parcerias, Protocolo, Software de Gestão Comentários fechados em Protocolo OyO e AECC
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