Na nuvem: arquivos mais seguros e fáceis de consultar

2019 é o ano em que o futuro chega à contabilidade com a entrada em vigor do Decreto-Lei nº 28/2019. A partir de fevereiro as empresas com arquivos digitais alojados em servidores localizados em países da União Europeia deixaram de ter a obrigação de guardar as faturas em papel.

A necessidade de eliminar a burocracia tem a sua face mais visível na dispensa de emissão de fatura em papel em estabelecimentos comerciais – sempre que o consumidor estiver de acordo – mas a revolução potenciada pela tecnologia pretende sobretudo simplificar e agilizar o trabalho dos contabilistas.

A Ordem dos Contabilistas Certificados apoia e incentiva a entrada na era digital e esclarece que após “um período de habituação” os contabilistas “terão a vida facilitada”.

O uso da tecnologia inclui a possibilidade de mesmo as faturas que chegam em papel poderem ser digitalizadas e guardadas na nuvem. Vantagens imediatas: o espaço físico que as pequenas e médias empresas ganham e a redução de custos que esta medida implica.

A fatura sem papel é uma medida Simplex e foi anunciada em 2018, mas este ano ganhou força de lei e abriu novas oportunidades de armazenamento para as empresas.

A palavra de ordem é mesma essa: desmaterializar. Se por um lado é oferecida a dispensa da impressão de faturas, o governo incentiva principalmente a “adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos”.

O que muda?

Até agora as empresas tinham de guardar as faturas em papel por um período de 10 anos. O que implica custos de armazenamento e de conservação. A gestão da contabilidade ainda continua a viver muito do papel – com os riscos e custos para a empresa que esta realidade implica.

A alternativa, que o Decreto-Lei estimula as empresas a adotar, é a do “desenvolvimento e utilização de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização”. Aqui chegamos ao Arquivo Digital.

Além de oferecer espaço ilimitado na nuvem, segurança, menos custos e facilidade na consulta (online e, por isso, imediata), o arquivo digital obriga os contribuintes a assegurar cópias de segurança dos documentos durante o prazo legal que é imposto.

E em caso de inspeção pela AT?

 A Autoridade Tributária terá acesso às faturas em caso de inspeção, bastando para isso que a empresa dê aos inspetores acesso aos ficheiros em causa e que estão guardados (e seguros) na nuvem. O Arquivo Digital tem a mesma validade legal do arquivo físico.

Vantagens do armazenamento na nuvem (cloud)

Arquivar faturas na nuvem – ou armazenar quaisquer outros dados neste local – significa que em vez de guardar todas as informações num disco rígido passará a guardá-las em diversos servidores – que podem estar localizados no espaço da União Europeia ou fora (para as empresas que optarem por países de fora da UE terá de haver ainda um “período de adaptação” pelo que terão de guardar o papel até janeiro de 2020).

Seguro. Os seus dados (e faturas) estarão ainda mais protegidos do que se os guardasse em arquivo físico – não só são realizadas cópias de segurança (é uma obrigação durante o período legal em que as faturas têm de estar acessíveis) como estarão a salvo de acidentes, como um incêndio ou uma inundação.

Prático. Pode consultar os dados a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, bastando para isso ter acesso a um aparelho ligado à Internet – o serviço de Gestão Documental do OyO oferece a possibilidade de fazer todas as ações a partir de um smartphone, por exemplo.

Rápido. “Tempo é dinheiro” – ao optar pelo armazenamento digital reduz o tempo gasto em tarefas que na era digital estão pré-definidas. O cliente também poupa tempo, pois pode ter acesso à informação também por via digital. A utilização de um software de gestão integrada permite que estas tarefas sejam ainda mais imediatas e simples.

O OyO Organize Your Office oferece um serviço de armazenamento na cloud para Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental que permite armazenar e organizar documentos na cloud, tratar e filtrar documentos e a sincronização com outros serviços de armazenamento (por exemplo: Dropbox), entre outras funcionalidades. E para atender aos contabilistas, desenvolveu recentemente o módulo de Arquivo Digital para ContabilistasSaber mais.

Produtivo. Menos tempo para organizar arquivos e para os encontrar torna mais simples a emissão de documentos assim como a contabilidade dos mesmos. E abre caminho para que a sua empresa seja cada vez mais tecnológica -assim que perceber os benefícios do Arquivo Digital irá transpor essa forma de trabalhar para outras áreas da sua atividade e ir de encontro às necessidades (e exigências) dos clientes.

O futuro já chegou. Estar na nuvem é só o começo.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

As vantagens do Software de Gestão para as Pequenas Empresas

As pequenas empresas estão cada vez mais a implementar software de gestão nos seus processos, de modo a facilitar e automatizar as tarefas diárias.

O uso da tecnologia é um diferencial competitivo pelo fato de gerar mais produtividade, tornar a informação mais acessível para tomada de decisões e conseguir um maior controlo financeiro.

Entretanto, deparamo-nos ainda com algumas empresas que continuam a resistir à implementação de soluções tecnológicas devido à falta de conhecimento ou acessibilidade a este tipo de produto/ serviço. 

Por isso, resolvemos listar as vantagens competitivas que as empresas ganham ao utilizar a tecnologia nos seus processos de gestão, desde a gestão operacional à estratégica.

Benefícios do uso da tecnologia para a gestão das pequenas empresas: 

  • reduzir o desperdício de tempo agilizando processos: atividades de gestão consomem muito tempo, energia e atenção, que poderiam ser destinados à execução de tarefas estratégicas. Softwares de gestão eliminam erros corriqueiros, facilitam a procura de dados duplicados e automatiza as tarefas;
  • obter informações e relatórios fidedignos: garante dados e informações fidedignas e reais que permitem uma noção correta da situação da empresa. Depois de inserir os dados no sistema, é possível estruturá-los de forma a conseguir medir os KPIs e obter informações valiosas sobre a situação da empresa;
  • maior segurança: os dados estão sempre guardados em segurança, atualizados e encriptados;
  • partilhar informação: dados e informações apenas precisam de ser lançados uma vez e passarão a estar disponíveis para todos os colaboradores das diferentes áreas dentro da empresa, evitando a duplicação de trabalho e facilitando a comunicação;
  • reduzir custos:  além de papel e da tinta para impressora, com o controlo dos processos consegue gerir melhor os recursos da empresa;
  • acessibilidade:  com a tecnologia web, as informações podem ser acedidas facilmente através de qualquer computador ou telemóvel com acesso à Internet.

Tecnologias integradas: as mais-valias para as empresas.

Automatizar processos consiste em transformar etapas e procedimentos, otimizando-os, organizando-os e padronizando-os com a ajuda da tecnologia com o objetivo de obter mais produtividade e de facilitar o trabalhos dos profissionais.

Existem no mercado ferramentas que ajudam as empresas na automatização dos seus processos, seja para atender a uma funcionalidade específica ou para um determinado setor, exemplos: software de faturação, financeiro, documental, recursos humanos, CRM, contabilidade, restauração, hotelaria etc.

Portanto, escolher um software que permita integrar com outros específicos (bancos, faturação, CRM, etc) é uma mais valia para a empresa por permitir a partilha e sincronização da informação nos diversos setores, tornando a gestão mais completa e eficiente.

Software Integrador e Global

A integração de Softwares resulta de um processo de união de soluções diferentes para que os dados contidos em cada um deles se tornem parte de um sistema maior, mais abrangente e cujas informações possam ser partilhadas de maneira fácil e rápida, automatizando as operações e simplificando as etapas do processo como um todo.

Entretanto, ainda é muito comum em empresas, mesmo de médio e grande porte, cada departamento ter o seu sistema de dados não integrando entre eles e quando há a necessidade de uma análise mais global, tornar-se difícil de interligar e comparar informações das várias origens.

Desta maneira, ao escolher um software que faça a integração com diversos outros software específicos e necessários ao negócio torna a gestão mais completa, automática e simplifica os processos, bem como ajuda na tomada de decisão por obter informações dos mais diversos setores para uma análise mais global dos dados.

Pensando nestas soluções integradas, o OyO | Organize Your Office além de disponibilizar as 3 funcionalidades essenciais na gestão de qualquer empresa: Gestão Documental, Gestão de Recursos Humanos e Gestão Financeira, tem vindo a desenvolver integrações com plataformas de faturação, contabilidade e bancos para atender às necessidades das pequenas e médias empresas.

O OyO | Organize Your Office é um software português desenvolvido por uma equipa jovem e inovadora que tem a facilidade em desenvolver soluções à medida das necessidades das empresas. Vem despontando no mercado português como um software integrador e global na gestão diária das pequenas e médias empresas.

Conclusão

Existem tecnologias desenvolvidas para cada negócio, setor e/ou departamento específico que visam automatizar e auxiliar na gestão das operações.

Todavia, é importante que estes softwares estejam conectados entre si para que a partilha de informação seja constante e que unifiquem a informação para gerar resultado único e global da empresa.

Encontrar no mercado um único software que atenda a todas as necessidades da sua empresa é uma tarefa quase impossível.

Por isso, recomendamos que ao escolher o software verifique sempre se ele permite a integração com outros softwares específicos para sincronizar e partilhar as informações, permitindo uma gestão mais completa.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

OyO: Gestão Documental na Cloud e integração com Dropbox

Com o volume de informação a que todos estamos sujeitos, questões como segurança e armazenamento de dados são preocupações cada vez mais fundamentadas.

ARMAZENAMENTO NA CLOUD

Um dos recursos mais utilizados e que tem vindo a crescer nos últimos anos é o serviço de armazenamento na cloud

O armazenamento na cloud permite o arquivo de dados, documentos, imagens e vídeos, garantindo a segurança e facilidade de acesso aos documentos onde e quando necessário, através da internet.

Vantagens:

  • acessibilidade e mobilidade: acesso às informações sempre que precisar;
  • segurança: backups automáticos, segurança dos dados e encriptação da informação ( garante que os dados sejam invioláveis);
  • Partilha: é possível a partilha de dados com outros utilizadores;
  • Espaço de armazenamento: outra vantagem de ter o armazenamento na cloud é o espaço disponível (ajuda a liberar espaço dos computadores ou dos dispositivos móveis).

Usar a Cloud permite armazenar todos os dados e/ou transferi-los para um sistema de armazenamento fora do local.

Uso Pessoal ou Profissional

Existem centenas de sistemas de armazenamento na cloud e a sua disseminação vai desde o uso para fins pessoais e para fins profissionais. O que diferencia o pessoal do profissional, além da finalidade, é o preço, espaço de armazenamento e funcionalidades disponíveis.  

Pessoal: os mais procurados são os serviços gratuitos. Geralmente são usados para armazenamento de fotos, vídeos e ficheiros pessoais. Os mais populares são Google Drive, Dropbox e OneDrive.

Profissional:  Por necessidade de mais espaço e segurança das informações, muitas empresas optam por subscrever serviços de armazenamento na cloud. Estes serviços, geralmente pagos, oferecem mais espaços, integração com outras ferramentas, serviços como partilha e edição de documentos simultaneamente com outros utilizadores, etc.

GESTÃO DOCUMENTAL NA CLOUD

O OyO | Organize Your Office oferece serviço de armazenamento na cloud para as Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental.

 Funcionalidades:

  • Armazenamento e organização dos documentos na cloud;
  • 8 diferentes formas de introdução de dados na cloud;
  • Organização dos documentos por pastas;
  • Tratamento e filtros dos documentos;
  • Workflow de aprovação e divulgação de documentos;
  • Consulta, envio e aprovação de documento através do Smartphone;
  • Sincronização de documentos com outros serviços de armazenamento, exemplo: Dropbox.

Portanto, para as empresas, o OyO além de oferecer o armazenamento na cloud, possibilita a utilização das informações dos documentos para melhorar a gestão financeira através do tratamento dos dados. Exemplo: armazenamento de faturas e classificação das informações para a gestão financeira.

INTEGRAÇÃO COM DROPBOX

Para as empresas que já utilizam outros serviços de armazenamento, como por exemplo o Dropbox, é possível fazer a sincronização de documentos para o OyO e gerir os documentos administrativos e financeiros no Sistema OyO o que permite uma gestão mais adequada para estes tipos de documentos, exemplos: contratos, faturas de despesas e receitas, extratos bancários, documentos dos colaboradores, etc.  

Por conseguinte, a vantagem do OyO é ser um sistema de Gestão Empresarial apropriado para gerir dados e informações profissionais.

Para associar uma conta Dropbox ao OyO é simples. Basta seguir estes passos:

  1. No sistema OyO, em dados pessoais e convites, clique em: Associar Dropbox;
  2. Abrirá uma nova janela e clique em permitir;
  3. Depois de confirmado, o sistema criará uma nova pasta em Aplicativos, chamada: OyO – Organize Your Office e dentro desta pasta, estará uma outra pasta para cada entidade (caso possua mais de uma entidade associada).

Ao inserir documentos nesta pasta do Dropbox, ele é sincronizado e enviado automaticamente para o Inbox do OyO.

Importante:

  1. Os documentos que serão sincronizados para o OyO a partir do Dropbox são apenas os que estão nesta pasta.
  2. O OyO não tem acesso ao seu Dropbox.

Desse modo, uma das  grandes vantagens desta forma de introdução de documentos no OyO é a possibilidade de sincronizar vários documentos de uma vez.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

CONCLUSÃO

Desta forma, o serviço de armazenamento na cloud é uma realidade para os que procuram segurança, mobilidade e espaço na salvaguarda dos seus documentos.

Associado a estes serviços, as empresas perceberam que sistemas que, além de oferecer o armazenamento de documentos na cloud, fazem o tratamento e gestão dos dados são vantagens competitivas que as ajuda na sua Gestão Empresarial.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Revisão do Planeamento e Orçamento Anual

Entramos no segundo semestre de 2019!

Julho marca o início do 2º semestre, mas também é um mês em que os negócios começam a desacelerar devido às férias de verão. Para as empresas, é o mês ideal para avaliação e revisão do Planeamento e Orçamento do 1º semestre.

Se a sua empresa fez o planeamento anual, esta altura é ideal para reunir a equipa para o rever e avaliar. Comece por comparar e analisar o orçamento previsto e realizado do 1º semestre.

É importante definir os critérios de avaliação e criar um ambiente propício para troca de novas ideias e ajustes do planeamento, se necessário.

Avaliação

Controlo, avaliação e correção são pontos importantes que devem ser realizados com frequência no planeamento e orçamento, para que ajustes possam ser feitos de modo a não comprometer o crescimento da empresa.  

Para uma avaliação mais completa, sugerimos iniciar com a análise dos resultados financeiros para, a partir daí, percorrer as demais áreas: marketing, vendas, administrativo, logística, produção, etc.

Para esta fase é necessário que já tenhamos definido no início do planeamento e orçamento anual quais as metas a cumprir, por exemplo:

  • Aumentar a faturação em 15%;
  • Diminuir o custo de produção em 5%;
  • Diminuir os custos fixos em 10%;

Com as metas bem definidas fica muito mais fácil perceber quais as ações necessárias para as alcançar, por exemplo:

  • Para aumentar a faturação: investir em novos canais de vendas: e-commerce e/ou aumentar a rede de parceiros em 30%.
  • Diminuir o custo de produção: investir em novas tecnologias que garantam maior produtividade.
  • Diminuir os custos fixos: criar uma cultura de responsabilidade ambiental para diminuir o consumo de energia elétrica, diminuir o consumo de papel e copos descartáveis, cortar gastos desnecessários;

A nossa sugestão é que faça o planeamento financeiro de acordo com as metas e ações planeadas. Para isso, é necessário criar um orçamento mensal e preencher os resultados esperados para cada mês, de modo a conseguir fazer o acompanhamento dos mesmos. 

Imagem Cash Flow OyO

Assim, no final do 1º semestre é possível avaliar e analisar os resultados projetados estão alinhados com os realizados:

POSITIVO

Se os valores estão dentro do expectável ou foram ainda melhores, parabéns!!! Fizeram um ótimo trabalho e agora é hora de analisar os bons resultados e tentar melhorá-los ainda mais, se possível, para que o resultado no próximo semestre seja excelente.

  • Quais os produtos que mais vendemos?
  • Podemos implementar outras soluções para uma maior rentabilidade?
  • A criação do novo canal de venda ajudou a aumentar a faturação?

NEGATIVO

Os valores realizados estão aquém do expectável. Neste caso, é urgente rever o planeamento e o orçamento. Tentar perceber quais as causas e as suas consequências, rever também as suas metas e suas ações, as projeções e os resultados obtidos.

Um erro muito comum no planeamento é a projeção dos resultados. A meta e as suas ações devem estar dentro da realidade da empresa, devem ser bem definidas, especificas e alcançáveis para que os resultados planeados sejam consistentes e exequíveis.

Não adianta criar uma meta de aumentar o lucro da empresa em 25% se não forem desenvolvidas ações que possam garantir o seu alcance: criar novos produtos, diminuir o custo, aumentar os canais de vendas, investir em tecnologias, etc.

CASH FLOW

Para ajudar as Pequenas e Médias Empresas a controlar, avaliar e analisar o seu planeamento, o OyO | Organize Your Office disponibiliza na sua gestão financeira a funcionalidade Cash Flow.

O Cash Flow do OyO foi desenvolvido especialmente para ajudar as empresas a terem o acompanhamento de forma simples e intuitiva da sua gestão financeira desde o orçamento projetado ao realizado.

Os valores projetados são inseridos e alterados pelo utilizador, entretanto, os valores realizados são automaticamente preenchidos pelo sistema de acordo com os pagamentos e recebimentos lançados no OyO, tudo fica registado para acompanhamento permanente.

Se quiser saber mais sobre o Cash Flow do OyO, clique aqui.

No planeamento e na revisão periódica são os momentos certos para considerar e começar a implementar novas estratégias e tecnologias ao seu negócio.

Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.

Se a sua empresa não fez o planeamento anual, não tem problema. Ainda vai a tempo de o fazer para o último quadrimestre, que servirá de base para o planeamento do próximo ano. 

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

Dicas OyO!

Olá, seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO e simplificar as suas tarefas diárias.

Dica#1

Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos

Dica#2

Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidades, bancos, SAF-T, E-fatura, pastas, classificações à medida das necessidades do seu negócio, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.

Veja qual será para si a melhor maneira de introduzir os documentos no sistema (digitalizado, enviando para o email automático, sincronizando com Dropbox, etc).

Se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica#3

É importante alimentar o sistema para que não tenha documentos em atraso, mas não passe mais que 1 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso.

Não pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas.

Dica#4

Para facilitar, decida em que ocasião será mais oportuno dedicar-se totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.

Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.

Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados e atualizados, sem prejudicar o restante trabalho.

Dica#5

Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los aquando do momento de os transferir para o OyO.

Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser eliminados/reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.

Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado do OyO. Assim conseguirá acedê-los rapidamente para os classificar e organizar. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.

Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica#6

Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo e baseando-se nos parâmetros das introduções anteriores (machine learning) e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.

Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica#7

Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.

Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve.

Equipa OyO