7 Dicas Para Usar o OyO – Organize Your Office

Olá!
Seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO.

 

Dica #1:
Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos.

Dica #2:
Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidade, bancos, SAF-T, e-fatura, pastas, classificações, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.
Mas se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica #3:
Não passe mais que 2 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso. Nâo pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas. Vá com calma e sempre.

Dica #4:
Para facilitar, decida em que ocasião se poderá dedicar totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.
Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.
Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados sem prejudicar o restante trabalho.

Dica #5:
Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los quando da altura de os transferir para o OyO.
Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser destruídos, reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.
Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado OyO. Assim conseguirá aceder rapidamente os documentos, organizá-los e classificá-los. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.
Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica #6:
Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo “machine learning” e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.
Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica #7:
Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.
Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias. 😉

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve,
Equipa OyO

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