Transformações das empresas em tempo de crise

Com a pandemia causada pelo Covid-19, trouxe, forçosamente, uma mudança de paradigma para as empresas. Pequenas, médias, ou grandes, quase todas acabaram por sofrer as consequências de um período de quarentena, com compras, movimentos e transações muito menos frequentes do que em período ‘normal’.

Como em muitas crises, a emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização das PMEs.

Crise Económica: adaptar aos novos tempos para enfrentar os desafios

Aproveitar a situação atual para impulsionar a modernização da organização da empresa é essencial para aumentar as probabilidades de sobreviver à crise que se avizinha.

As organizações que agirem rapidamente e por forma a acelerar os seus planos de digitalização podem reerguer-se mais fortes e ressurgir com os pilares e sistemas necessários para enfrentar o cenário pós-pandemia.

Ainda assim, esta adaptação inesperada apresentou dificuldades para muitas empresas. A maioria estava despreparada para iniciar o teletrabalho, desmaterializar os processos, vendo-se obrigada a adaptar-se de qualquer forma.

Felizmente, já existe tecnologia que permite às empresas trabalharem de forma mais autónoma e em qualquer lugar.

Se a sua empresa também se deparou com obstáculos neste processo de adaptação, não desanime!

A tecnologia para digitalizar os processos

A tecnologia pode ser uma grande aliada na desmaterialização dos processos de uma PME, e já temos no mercado português, softwares que permitem uma melhor e mais automatizada gestão, além de garantir trabalho remoto, autonomia e controlo das atividades.

Listamos 5 motivos para sua empresa começar a utilizar tecnologia na gestão empresarial:

1. Acesso fácil e rápido as informações 

Acesso e partilha das informações entre os colaboradores de maneira mais rápida. Ao disponibilizar documentos, informações e dados na cloud é possível trabalhar num mesmo projeto, mesmo que cada colaborador esteja a trabalhar remotamente.

2. Mais segurança no tratamento de dados

A disponibilização de informações online, na nuvem, leva frequentemente a uma maior preocupação com a proteção e vulnerabilidade de dados, instalando algum medo nos clientes. Mas não há razões para preocupação! Os softwares de gestão empresarial estão protegidos com mecanismos, fator de dupla autenticação e sistemas de privacidade, levando a que os dados apenas estejam disponíveis àqueles que verdadeiramente tem a permissão.

3. Organização

Um dos problemas que mais atormenta as Pequenas e Médias Empresas é a falta de organização, principalmente quando falamos em organização documental e financeira.

Desorganização pode ter consequências graves, principalmente económicas, desde a falta planeamento de financeiro a perda de documentos, contratos, faturas que pode provocar uma enorme dor de cabeça.

A digitalização dos documentos, faturas, contratos e sua organização por pastas, processos ou projeto permite o fácil acesso, bem como maior controlo da informação e dados.

4. Controlo Financeiro

Com a crise económica, a importância de um bom planeamento e controlo financeiro é fundamental para assegurar que nesse período difícil a sua empresa esteja preparada para as adversidades.

Portanto, é essencial que todas as empresas mantenham um bom planeamento e forte controlo das suas contas.

É recomendado as empresas iniciem de imediato uma analise das suas contas, realizem um orçamento para os próximos 12 meses com medidas de contenção de despesas e/ou criação de novos produtos/serviços para aumentar suas receitas, e façam um acompanhamento período das suas contas.

5. Desmaterialização dos processos

É tempo de simplificar os processos.

Precisamos começar a desenvolver na nossa empresa a cultura do digital. Sim, esse é o primeiro passo a dar.

Existe muito a resistência do novo, da mudança. Mas é preciso educar, persistir na transformação para o digital. É natural que muitos colaboradores prefiram continuar a fazer o que sempre fizeram, mesmo que não seja a melhor e a mais produtiva forma de trabalhar.

Portanto, para desmaterializar os processos é necessário o envolvimento e comprometimento de toda a equipa. O papel do líder é muito importante para manter a equipa motivada com os novos processos e assegurar que todos os procedimentos e atividades sejam cumpridas para que tenham resultados positivos.

O OyO

Para as pequenas e médias empresas que pretendem implementar uma gestão empresarial que atendam os pontos acima, o Software OyO | Organize Your Office contempla recursos que podem ajudar na organização, desmaterialização e controlo financeiro da sua empresa.

Além de ser um software português com mais de 5 anos no mercado, possui sistema de segurança dos dados com duplo ou triplo fator de autenticação, conforme a necessidade da empresa.

O OyO|Organize Your Office disponibiliza 3 funcionalidades num único Software: Gestão Documental, Gestão Financeira e Recursos Humanos.

Para saber mais sobre O OyO| Organize Your Office – Software de Gestão Empresarial clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

24/06/2020 App Mobile, Arquivo Digital, Gestão Documental, Gestão Financeira, Organização, Software, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Dicas OyO!

Olá, seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO e simplificar as suas tarefas diárias.

Dica#1

Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos

Dica#2

Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidades, bancos, SAF-T, E-fatura, pastas, classificações à medida das necessidades do seu negócio, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.

Veja qual será para si a melhor maneira de introduzir os documentos no sistema (digitalizado, enviando para o email automático, sincronizando com Dropbox, etc).

Se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica#3

É importante alimentar o sistema para que não tenha documentos em atraso, mas não passe mais que 1 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso.

Não pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas.

Dica#4

Para facilitar, decida em que ocasião será mais oportuno dedicar-se totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.

Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.

Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados e atualizados, sem prejudicar o restante trabalho.

Dica#5

Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los aquando do momento de os transferir para o OyO.

Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser eliminados/reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.

Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado do OyO. Assim conseguirá acedê-los rapidamente para os classificar e organizar. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.

Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica#6

Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo e baseando-se nos parâmetros das introduções anteriores (machine learning) e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.

Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica#7

Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.

Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias ?

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve.

Equipa OyO

11/06/2019 Organização Comentários fechados em Dicas OyO!

Protocolo OyO e AECC

Mais uma parceria formada entre o OyO| Organize Your Office e a Associação Empresarial do Concelho de Cascais – AECC

AECC é uma associação Empresarial que abrange diversos ramos de atividade; restauração, serviços, comércio a retalho, comércio por grosso e indústria.

Desde de 1913, data em que foi criada, que a Associação tem história de trabalho e apoio às indústrias. Mas foi no ano de 2003 que passou por uma grande reestruturação e alargou o âmbito de atuação nos mais diversos ramos empresariais.

Dentre os serviços oferecidos aos seus associados estão apoio ao Empresário, económico, jurídico, segurança alimentar, medicina do trabalho, comunicação e imagem, formação profissional, aluguer de espaço e catálogo de formação paga.

Conheça mais sobre a AECC aqui

Para melhorar o desempenho e desenvolvimento empresarial, a AECC e o OyO juntaram-se para oferecer aos seus associados o Software OyO que dispõem desde a Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos, a funcionalidades que automatizam e simplificam a gestão diária das empresas, tornando-as mais produtivas e mais organizadas.

Para além de oferecer o software OyO com condições especiais aos Associados, a AECC e o OyO pretendem alargar a parceria e oferecer conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas

Se pretende saber as condições especiais para Associados AECC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Parceria de sucesso para ajudar a sua Empresa a crescer!

Associados AECC fiquem atentos as novidades exclusivas que temos para si.

 

05/06/2019 Associação, Organização, Parcerias, Protocolo, Software de Gestão Comentários fechados em Protocolo OyO e AECC

Empresas Organizadas são mais Produtivas

Organizar ou não Organizar?! Eis a questão com que muitas empresas se debatem no seu dia-a-dia e que é respondida através de inúmeras e diferentes abordagens. Obsessão para uns, ato negligente para outros, o mercado revela-nos, contudo, que a organização diária é atualmente um fator crítico de competitividade para uma empresa, uma vez que pode aumentar a sua produtividade até 30%.

Face ao poder dos números, e à possibilidade de enfrentar a concorrência a partir de dentro, com gestos simples e eficazes, fica a pergunta no ar: Porque não apostam as empresas na organização diária dos seus documentos, recursos, finanças, inventário ou logística?

Tempo, ou a falta dele, é a resposta mais imediata e comum. Mas se tempo é dinheiro e a organização diária aumenta a produtividade que, consequentemente, gera mais rentabilidade, o tempo não pode, nem deve, ser a desculpa no top of mind dos gestores nacionais para não terem a sua empresa em ordem. Sobretudo quando organizar é ganhar tempo; tempo para responder ao cliente de forma mais eficiente e diferenciadora; tempo para agilizar processos e tomadas de decisão; tempo para pensar e implementar medidas que podem gerar ganhos de eficiência no fluxo de trabalho e tempo para o Worklifebalance.

E nos tempos que correm, a necessidade imperativa de manter a empresa organizada já tem respostas várias à medida da dimensão, setor, ou capacidade financeira de cada um. Da simples folha de Excel, até aos programas mais complexos, passando por programas 100% Web, como o OyO – Organize Your Office, a inexistência de soluções e serviços para esta dificuldade já não pode ser uma desculpa.

Mas como em tudo na vida, a mudança precisa de tempo para ser implementada e a rutura com os hábitos enraizados tem de ser feita aos poucos para não gerar resistências. Sugerimos, por isso, começar com pequenos passos como os que identificamos abaixo:

1. Delegue.

2. 1x por dia separe os documentos.

3. 1x por semana verifique as contas bancárias e faça a sua reconciliação.

4. 1x por semana faça o controlo de férias e faltas dos seus colaboradores.

5. 2 x por semana verifique as despesas e receitas da sua empresa.

6. O e-mail não deve ditar o seu ritmo de trabalho. Estabeleça um horário para a sua consulta (por exemplo quando chega ao local de trabalho e antes de sair) e nesse período leia e responda a todas as mensagens para que não se acumulem ou corra o risco de deixar assuntos importantes por tratar.

7. Faça uma lista de tarefas para o dia seguinte, para melhor gerir o seu tempo e, caso surja uma situação urgente, resolva-a e volte a reprogramar o dia tentando priorizar as atividades. Se necessário, deixe algumas para o dia seguinte.

8. Crie uma lista mensal de projetos e em função destes gira as suas tarefas diárias de forma a ser mais fácil atingir os objetivos e a organizar-se no dia-a-dia.

Em resumo, as empresas devem definir e estabelecer rotinas que libertem os seus recursos para atividades que exijam criatividade, pesquisa, capacidade de análise e que façam a empresa evoluir, antecipar-se aos riscos e desafios e caminhar apenas numa direção: a do sucesso.

Partilhe, por favor, o seu feedback nos comentários.

Um forte abraço,
Equipa OyO

22/09/2017 Organização No comments yet
Posts Recentes
Tags
aplicacao app automacao bemvindo company competitividade contabilidade contabilidade digital contabilidadedigital contabilidade tradicional eficiencia empresas estrategia fintech funcionalidades gestaoderecursoshumanos gestaodocumental gestaofinanceira Gestão Documental gestão do tempo Gestão empresarial gestão financeira greencompany investimento mobile modelo de negócio novidade office online organizador organização organização diaria organize oyo pme produtividade rapidez responsabilidadeambiental software de gestão Software OyO tecnologia transformação web