2019 é o ano em que o futuro chega à contabilidade com a entrada em vigor do Decreto-Lei nº 28/2019. A partir de fevereiro as empresas com arquivos digitais alojados em servidores localizados em países da União Europeia deixaram de ter a obrigação de guardar as faturas em papel.

A necessidade de eliminar a burocracia tem a sua face mais visível na dispensa de emissão de fatura em papel em estabelecimentos comerciais – sempre que o consumidor estiver de acordo – mas a revolução potenciada pela tecnologia pretende sobretudo simplificar e agilizar o trabalho dos contabilistas.

A Ordem dos Contabilistas Certificados apoia e incentiva a entrada na era digital e esclarece que após “um período de habituação” os contabilistas “terão a vida facilitada”.

O uso da tecnologia inclui a possibilidade de mesmo as faturas que chegam em papel poderem ser digitalizadas e guardadas na nuvem. Vantagens imediatas: o espaço físico que as pequenas e médias empresas ganham e a redução de custos que esta medida implica.

A fatura sem papel é uma medida Simplex e foi anunciada em 2018, mas este ano ganhou força de lei e abriu novas oportunidades de armazenamento para as empresas.

A palavra de ordem é mesma essa: desmaterializar. Se por um lado é oferecida a dispensa da impressão de faturas, o governo incentiva principalmente a “adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos”.

O que muda?

Até agora as empresas tinham de guardar as faturas em papel por um período de 10 anos. O que implica custos de armazenamento e de conservação. A gestão da contabilidade ainda continua a viver muito do papel – com os riscos e custos para a empresa que esta realidade implica.

A alternativa, que o Decreto-Lei estimula as empresas a adotar, é a do “desenvolvimento e utilização de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização”. Aqui chegamos ao Arquivo Digital.

Além de oferecer espaço ilimitado na nuvem, segurança, menos custos e facilidade na consulta (online e, por isso, imediata), o arquivo digital obriga os contribuintes a assegurar cópias de segurança dos documentos durante o prazo legal que é imposto.

E em caso de inspeção pela AT?

 A Autoridade Tributária terá acesso às faturas em caso de inspeção, bastando para isso que a empresa dê aos inspetores acesso aos ficheiros em causa e que estão guardados (e seguros) na nuvem. O Arquivo Digital tem a mesma validade legal do arquivo físico.

Vantagens do armazenamento na nuvem (cloud)

Arquivar faturas na nuvem – ou armazenar quaisquer outros dados neste local – significa que em vez de guardar todas as informações num disco rígido passará a guardá-las em diversos servidores – que podem estar localizados no espaço da União Europeia ou fora (para as empresas que optarem por países de fora da UE terá de haver ainda um “período de adaptação” pelo que terão de guardar o papel até janeiro de 2020).

Seguro. Os seus dados (e faturas) estarão ainda mais protegidos do que se os guardasse em arquivo físico – não só são realizadas cópias de segurança (é uma obrigação durante o período legal em que as faturas têm de estar acessíveis) como estarão a salvo de acidentes, como um incêndio ou uma inundação.

Prático. Pode consultar os dados a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, bastando para isso ter acesso a um aparelho ligado à Internet – o serviço de Gestão Documental do OyO oferece a possibilidade de fazer todas as ações a partir de um smartphone, por exemplo.

Rápido. “Tempo é dinheiro” – ao optar pelo armazenamento digital reduz o tempo gasto em tarefas que na era digital estão pré-definidas. O cliente também poupa tempo, pois pode ter acesso à informação também por via digital. A utilização de um software de gestão integrada permite que estas tarefas sejam ainda mais imediatas e simples.

O OyO Organize Your Office oferece um serviço de armazenamento na cloud para Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental que permite armazenar e organizar documentos na cloud, tratar e filtrar documentos e a sincronização com outros serviços de armazenamento (por exemplo: Dropbox), entre outras funcionalidades. E para atender aos contabilistas, desenvolveu recentemente o módulo de Arquivo Digital para Contabilistas – Saber mais.

Produtivo. Menos tempo para organizar arquivos e para os encontrar torna mais simples a emissão de documentos assim como a contabilidade dos mesmos. E abre caminho para que a sua empresa seja cada vez mais tecnológica -assim que perceber os benefícios do Arquivo Digital irá transpor essa forma de trabalhar para outras áreas da sua atividade e ir de encontro às necessidades (e exigências) dos clientes.

O futuro já chegou. Estar na nuvem é só o começo.

Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862