Como o Outsourcing pode ajudar as Pequenas e Médias Empresas.
Hoje em dia já não precisa de um departamento na empresa para todas as mais pequenas tarefas. A verdade é que muitas vezes compensa, tanto de um ponto de vista estratégico como financeiro, contratar um determinado serviço a outra empresa ou prestador. E daí surge o termo ‘outsourcing’.
O que é o Outsourcing?
O conceito ‘outsourcing’ surge da junção de duas palavras na língua inglesa: ‘out’, que significa ‘fora’, e ‘source’, que significa ‘fonte’. Em português o termo traduz-se para ‘terceirização’, embora seja muito mais frequente ouvir e utilizar o estrangeirismo.
Outsourcing define-se então pelo ato de recorrer a uma fonte externa para satisfazer uma necessidade.
Aprofundando, podemos explorar o termo como sendo o processo através do qual uma empresa (a contratante) contrata outra empresa (a subcontratada), com o objetivo de estabelecer um relacionamento de benefício mútuo, baseado na realização de uma atividade por parte da subcontratada, a especialista neste cenário, que a empresa contratante não tem interesse ou capacidade para realizar.
Para que áreas posso contratar em regime de outsourcing?
Aqui, na verdade, não há limites. Existem empresas a oferecer serviços em regime de outsourcing para qualquer área de trabalho. Recursos humanos, estratégia, consultoria financeira, marketing, administração, advocacia, logística, etc.
Por exemplo: se a sua empresa não tem um departamento de recursos humanos, ou este tem foco noutras tarefas, pode contratar uma agência de recrutamento para o apoiar na contratação de um novo funcionário.
Também é comum pequenas e médias empresas subcontratarem agências de marketing ou comunicação para apoiar na promoção e venda dos seus produtos e serviços.
Outro tipo de outsourcing bastante comum, e que facilita muito a organização da empresa, é a consultoria financeira e a utilização de um software de gestão.
As vantagens
O outsourcing traz habitualmente um grande desafogo à organização de uma empresa. Algumas das vantagens podem ser:
- Permite que os recursos humanos da empresa se foquem nas atividades centrais;
- Evita a contratação desnecessária de mão-de-obra extra;
- Adiciona serviços e valor à empresa;
- Traz um melhor resultado por o outsourcing ser feito com especialistas na matéria em questão;
- Torna a empresa mais competitiva face aos seus concorrentes;
- Custo habitualmente mais baixo;
- Elimina a probabilidade de ineficiência da organização.
As desvantagens
Embora não seja certo, por vezes o outsourcing pode levar a alguns problemas, dos quais se destacam:
- Perda de confidencialidade de dados ou informações privadas da empresa;
- Dependência para com a empresa subcontratada;
- Problemas de comunicação;
- Desalinhamento com a cultura e core da empresa;
- Possível conflito de interesses entre a empresa contratante e a subcontratada;
- Pouco controlo sobre as atividades da empresa em outsourcing;
- Desmotivação dos recursos humanos da empresa e eventuais despedimentos.
Apesar de, como em qualquer atividade, existirem vantagens e desvantagens, a verdade é que o outsourcing acaba por ser a melhor opção na grande maioria das vezes. Isto por duas principais razões:
- Permite que a empresa se foque nas suas atividades centrais (aquelas que efetivamente sustentam a sua existência);
- A empresa subcontratada, como especialista, irá quase certamente providenciar um serviço de melhor qualidade do que aquela que a empresa contratante poderia realizar.
A Empresa do Futuro
Como referido acima, o outsourcing das tarefas financeiras e contabilísticas pode facilitar bastante o quotidiano de uma organização, especialmente a organização das atividades da empresa.
Os softwares de gestão possibilitam terceirizar a gestão administrativa e/ou financeira das empresas com maior benefício, pois incorporam a componente de serviços especializados de consultoria financeira para uma melhor gestão.
Através da utilização da tecnologia, o software de gestão possibilita a uma empresa terceirizar os serviços administrativos ou financeiros sem perder qualidade e controlo dos serviços, sendo possível um acompanhamento das atividades em tempo real e com acesso direto as informações através da partilha de software.
Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.
A tecnologia pode ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens, das quais podemos destacar a redução de erros humanos, a possibilidade de realizar análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos.
E por onde começar?
O primeiro passo agora será então a procura do software de gestão ideal para a sua empresa terceirizar. Investir algum tempo nesta pesquisa poderá salvar-lhe bastante tempo no futuro.
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