Gestão Documental e o Arquivo Digital – Qual a diferença?

Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.

De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.

Gestão Documental

Em primeiro lugar, importa compreender o que é um processo. Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.

A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio.  São um reflexo da organização que as empresas têm internamente.

Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.

Vantagens

• Quando é necessário editar um documento, dá para controlar cada revisão feita de forma a que seja possível visualizar o desenvolvimento de um processo e o porquê de cada ação.
• É mais fácil de localizar um ficheiro e controlar os fluxos de informação.
• As informações contidas num programa de gestão documental são pesquisáveis.
• Os erros são minimizados e, quando existem, são detetados com maior facilidade, já que a informação está centralizada e passa por menos mãos.
• Imaginemos um inventário: perante um determinado volume, dá para perceber o histórico de alterações e ver o que aconteceu ao longo do fluxo de vendas e compras.
• Um sistema de gestão documental aumenta também a segurança de todos os documentos, tanto no armazenamento como na partilha online, ao garantir a sua encriptação e ao permitir a gestão dos acessos a qualquer momento, o que reduz drasticamente a hipótese de ter informação a cair nas mãos erradas.
• A maior eficiência na gestão de processos e documentos traz uma redução do custo com cópias e diminuição do espaço de arquivo físico.
• Ao digitalizar e centralizar a informação, os documentos e processos estão disponíveis permanentemente e em qualquer lugar, a partir da aplicação de gestão documental.
• Dá para fazer backups, automáticos ou programados, que permitem a recuperação de informações mesmo que o arquivo físico sofra danos.

 Numa analogia simples de compreender, poder-se-ia dizer que a gestão documental é como quando temos um documento que necessita de ser validado, aprovado e gerido por toda uma equipa de intervenientes, mas de forma automatizada, com uma menor necessidade de mão-de-obra e de recursos físicos (nomeadamente, espaço).

Arquivo Digital

As funções de uma biblioteca e de um arquivo parecem ser óbvias. Ambos trabalham com informações e com utilizadores, embora hajam diferenças nos requisitos operativos, processos, métodos de trabalho e objetos. No mundo digital, um arquivo é uma estrutura que engloba tecnologia, recursos humanos e normas que ditam como incorporar e permitir acessos a objetos que nele estão contidos. O seu propósito primário é dar provas de uma atividade organizacional.

O arquivo digital baseia-se no repositório digital dos ficheiros, quer sejam, ou não, em papel. Tecnicamente, podemos dizer que um arquivo digital é um conjunto de bits que constituem uma unidade lógica que pode ser interpretada por um programa de computador. É armazenado num suporte específico e apropriado, existindo apenas no meio electrónico e podendo ter uma durabilidade limitada. Isto deve-se ao facto de a tecnologia evoluir e um arquivo digital não carecer, necessariamente, de manutenção ou atualizações, podendo tornar-se obsoleto.

Na prática, o arquivo digital é um serviço que permite fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento digital de forma rápida, simples e segura. É possível controlar o acesso a estes ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes, consoante as autorizações que definirmos. Por si só, é algo limitado nas ações que permite efetuar face à gestão documental.

Sumariamente, poderíamos comparar o arquivo digital com o ato de guardar um conjunto de faturas numa pasta. Um arquivo digital pode estar contido num programa de gestão documental; já o contrário, não se aplica.

Conclusão

Embora estejamos perante duas hipóteses viáveis no que concerne a organização de documentos, um arquivo digital que pode até estar contido dentro de um sistema de gestão documental, por si só é limitador nas ações desempenhadas. 

Pode afirmar-se, então, que um programa gestão documental é a opção que faz mais sentido na maioria dos negócios, especialmente quando há perspetivas de crescimento. As suas vantagens são inegáveis dado que trazem maior organização, funcionalidade e segurança.  

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